ระบบโรงพยาบาลคืออะไร? ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง?

การบริหารจัดการโรงพยาบาล เป็นการบริหารระบบที่มีขนาดใหญ่และมีข้อมูลสำคัญมากมาย ซึ่งหากจัดการไปโดยที่ไม่มีระเบียบแบบแผน หรือจัดการด้วยวิธีที่ล้าสมัย ก็ล้วนส่งผลให้ต้นทุนของการบริการสูงขึ้น ประสิทธิภาพของบุคลากรลดลง รวมไปถึงภายในองค์กรเองก็เกิดสภาพแวดล้อมของการทำงานที่ไม่มีคุณภาพด้วย

นั่นจึงทำให้เกิดระบบจัดการโรงพยาบาลขึ้น เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการทรัพยากรต่างๆ รวมถึงบุคลากรในโรงพยาบาล ให้สามารถทำงานได้อย่างเป็นระบบ รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในบทความนี้มาทำความรู้จักกับระบบโรงพยาบาลว่าคืออะไร ช่วยให้โรงพยาบาลสามารถจัดการกับปัญหาด้านใดบ้าง รวมถึงโครงสร้างของระบบโรงพยาบาลเบื้องต้นมีอะไรบ้าง

ทำความรู้จักกับระบบโรงพยาบาล

ระบบโรงพยาบาล หรือระบบจัดการโรงพยาบาล Hospital Management System (HMS) เป็นระบบที่ทำงานอยู่บนเว็บไซต์หรือ ซอฟต์แวร์บน Cloud ที่ได้รับการออกแบบมาสำหรับเก็บรวบรวมข้อมูลจากทุกแผนกในโรงพยาบาลเอาไว้ เพื่อช่วยให้กระบวนการทำงานของแต่ละฝ่ายในโรงพยาบาล สามารถทำงานได้โดยอัตโนมัติ ไปในทิศทางเดียวกัน และสื่อสารกันอย่างเข้าใจ

โดยระบบ HMS จัดทำขึ้นมาเพื่อช่วยในการประสานงานกับบุคลากรทุกฝ่ายในโรงพยาบาล การสื่อสารกับแพทย์ รวมถึงมอบหมายหน้าที่และความรับผิดชอบ ระหว่างบุคลากรให้สามารถทำงานได้อย่างราบรื่น

นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูลของผู้ป่วย หรือข้อมูลส่วนตัวที่มีความสำคัญ ซึ่งระบบ HMS จะช่วยในการรักษาข้อมูลเหล่านี้ให้มีความปลอดภัยอยู่เสมอ

ตัวอย่างการทำงานของระบบ HMS ได้แก่

• เก็บรักษาระบบเวชระเบียนของผู้ป่วยให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ EMR (Electronic Medical Record)
• เก็บรักษารายละเอียดการติดต่อกับผู้ป่วย
• ติดตามวันนัดหมาย
• จัดเก็บข้อมูลประกันภัย เพื่อใช้ในการอ้างอิงในครั้งถัดไปที่ผู้ป่วยกลับมาใช้บริการ
• ติดตามการจ่ายบิล

ทำไมการทำระบบโรงพยาบาลถึงมีความสำคัญ

ระบบ HMS หรือ ระบบโรงพยาบาล ช่วยในการแก้ปัญหาของงานที่มีความซับซ้อน เกี่ยวกับการจัดการเอกสารของผู้ป่วยทุกรายที่มาเข้ารับการรักษาในแต่ละแผนก โดยจะทำการจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดเอาไว้ในที่เดียว ทำให้บุคลากรทางการแพทย์สามารถจัดการ และเรียกใช้ข้อมูลเพื่อวินิจฉัยอาการของผู้ป่วยได้อย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้ยังช่วยจัดเก็บและปกป้องข้อมูลในระบบ HIS (Hospital Information System) หรือระบบสารสนเทศโรงพยาบาล ให้ข้อมูลมีคุณภาพ ได้รับความปลอดภัย และเรียกใช้งานได้ทุกเมื่อ

ประโยชน์ของการใช้งานระบบโรงพยาบาล

1. ระบบการรักษาผู้ป่วยที่เร็วขึ้น 

ระบบ HMS เป็นการทำงานด้วยระบบอัตโนมัติในทุกขั้นตอน จึงช่วยให้ผู้ป่วยที่จะเข้ามาใช้บริการที่โรงพยาบาล สามารถทำให้การทำนัดหมาย การเคลมประกัน และการแลกเปลี่ยนข้อมูลบนระบบล่วงหน้าได้ผ่านช่องทางออนไลน์ อำนวยความสะดวกให้ผู้ป่วยได้รับบริการที่รวดเร็วและมีคุณภาพยิ่งขึ้น

รวมถึงบุคลากรทางการแพทย์ก็สามารถสื่อสารกันได้ผ่านระบบออนไลน์ครบจบในที่เดียว เช่น การเข้าถึงข้อมูลจากห้องปฏิบัติการ หรือ LIS (Laboratory Information System) ช่วยให้แพทย์สามารถเข้าถึงผลแลปของผู้ป่วยที่ส่งตรวจได้ผ่านระบบออนไลน์ สำหรับใช้ในการวินิฉัยโรคที่รวดเร็วมากขึ้น

2. จัดเก็บเวชระเบียนดิจิทัลไว้ในที่เดียว

โดยผู้ป่วยและแพทย์สามารถเข้าถึงข้อมูลเวชระเบียนผ่านระบบออนไลน์ได้ ซึ่งเป็นฐานข้อมูลที่จัดเก็บ ประวัติสุขภาพ ผลการทดสอบจากห้องปฎิบัติการ และประวัติการรักษา โดยผู้ป่วยจะสามารถเช็กผลแลป และนัดหมายล่วงหน้าได้ทุกเมื่อ รวมถึงแพทย์ก็สามารถใช้ข้อมูลของผู้ป่วยเพื่อทำการวินิฉัยโรค และติดตามสุขภาพของผู้ป่วยได้ 

เวชระเบียนดิจิทัล ได้แก่

2.1 EMR (Electronic Medical Record) เวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ 

เป็นการจัดเก็บข้อมูลประวัติการรักษาผู้ป่วยของโรงพยาบาล หรือสาธารณสุขแต่ละแห่งในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ โดยข้อมูลนี้จะใช้ในการเชื่อมโยงและแลกเปลี่ยนระหว่างสถานพยาบาล เพื่อประโยชน์ในการรักษาผู้ป่วยเท่านั้น

เมื่อต้องการใช้ข้อมูลสำหรับการรักษา ระบบนี้จะทำการดึงข้อมูลของผู้ป่วยมาใช้จากสถานบริการสุขภาพ หรือโรงพยาบาลอื่นได้ จึงช่วยให้บุคลากรทางการแพทย์สามารถเข้าถึงข้อมูลสุขภาพของผู้ป่วย และให้การรักษาที่ถูกต้องได้

2.2 EHR (Electronic Health Records) ระเบียนสุขภาพอิเล็กทรอนิกส์ 

นอกจากบันทึกประวัติผู้ป่วยแล้ว ยังรวมถึงบันทึกการดูแลรักษา ผลตรวจ และยังครอบคลุมไปถึงข้อมูลสุขภาพที่ไม่เกี่ยวข้องกับการแพทย์ด้วย

ซึ่งข้อมูล EHR นี้ยังเป็นแหล่งข้อมูลที่ผู้ป่วยสามารถนำไปจัดเก็บเป็น ข้อมูลสุขภาพของผู้ป่วยแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ PHR (Personal Health Record) ไว้กับตนเองด้วยการใช้แอปพลิเคชันสำหรับการจดบันทึกลงบนอุปกรณ์ไอที โดยข้อมูลที่ผู้ป่วยสามารถนำออกไปได้ เช่น ข้อมูลบุคคล, ข้อมูลสุขภาพตามกลุ่มวัย, น้ำหนัก, ส่วนสูง, ค่า BMI, ข้อมูลการได้รับวัคซีน, ข้อมูลการฝากครรภ์, ข้อมูลการคัดกรอง, ข้อมูลโภชนาการ เป็นต้น

3. จัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบ HMS ช่วยให้การบริหารจัดการทรัพยากรต่างๆ ในโรงพยาบาลทำได้สะดวกและง่ายขึ้น ผ่านระบบออนไลน์ ทั้งการจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply chain), ลดระยะเวลาการขัดข้องของอุปกรณ์ทางการแพทย์ รวมถึงการจัดสรรบุคลากรทางการแพทย์ให้เพียงพออยู่เสมอ

4. จัดการระบบบัญชีและการเงินได้สะดวกยิ่งขึ้น

ระบบโรงพยาบาลช่วยให้การบริหารจัดการด้านการเงินภายในโรงพยาบาลสะดวกมากขึ้น โดยสามารถ ออกใบเรียกเก็บเงินจากผู้ป่วยด้วยระบบออนไลน์ ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังผู้ขาย ซัพพลายเออร์ รวมถึงการวางแผนภาษีจากรายได้ ซึ่งจะทำให้ระบบบัญชีของโรงพยาบาลมีข้อมูลการเงินทั้งหมด สำหรับใช้วางแผนค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม

5. ใช้ข้อมูลในการสร้างกลยุทธ์ทางการตลาดได้

เมื่อข้อมูลทั้งหมดถูกรวบรวมเอาไว้บนระบบจัดการโรงพยาบาล หรือ HMS จะช่วยให้ทีมบริหารสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ในการวิเคราะห์ และออกแบบกลยุทธ์ทางการตลาดให้มีประสิทธิภาพ และสอดคล้องไปกับความต้องการของทั้งผู้ป่วย บุคลากรทางการแพทย์ รวมถึงซัพพลายเออร์ด้วย

การแบ่งประเภทของระบบจัดการโรงพยาบาล 

ระบบจัดการโรงพยาบาล หรือ Hospital Management System (HMS) เป็นระบบอัตโนมัติที่ช่วยจัดระบบงานที่บุคลากรทางการแพทย์ต้องทำเป็นประจำทุกวัน ทั้งการรวมรวบข้อมูลการรักษา และการจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญเอาไว้ทั้งหมด 

นอกจากนี้ยังช่วยในการจัดเก็บข้อมูลผู้ป่วย รวมไปถึงข้อมูลการติดต่อกับซัพพลายเออร์ ผู้รับเหมา ผู้รับเหมาช่วง (Sub Contractor) ข้อมูลการติดต่อของแพทย์ และบุคลากรทุกคนในโรงพยาบาล

5 ประเภทหลักของระบบจัดการโรงพยาบาล

การแบ่งประเภทของ HMS ของแต่ละที่นั้นมีความแตกต่างกันออกไปตามการใช้งาน ที่ขึ้นอยู่กับขนาด วิธีการทำงาน และงบประมาณของแต่ละโรงพยาบาลด้วย ซึ่งสามารถแบ่งได้หลักๆ ออกเป็น 5 ประเภท คือ

1. HMS สำหรับการปฏิบัติงานและวางกลยุทธ์ (Operation and Tactical) ใช้สำหรับจำแนกและจัดการข้อมูลทั้งหมดภายในโรงพยาบาล ให้อยู่รูปแบบการใช้งานที่ง่ายขึ้น

2. HMS สำหรับระบบธุรการ (Patient Administrative) ใช้จัดการด้านการสื่อสารกับผู้ป่วย หรือผู้ดูแลผู้ป่วย

3. HMS สำหรับเก็บข้อมูลสุขภาพ (Subject-based) โดยจะใช้ในการจัดเก็บ EHR (Electronic Health Records) ระบบระเบียนสุขภาพอิเล็กทรอนิกส์ และ EMR (Electronic Medical Records) เวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์

4. HMS สำหรับการมอบหมายงาน (Task-Based) ใช้มอบหมายงานและความรับผิดชอบ ไปยังบุคลากรทางการแพทย์หรือเจ้าหน้าที่ภายในโรงพยาบาล เพื่อช่วยให้เกิดการทำงานที่เป็นระบบ จัดเก็บข้อมูลการปฏิบัติงาน และการสรุปผลการดำเนินงานเอาไว้ในที่เดียว

5. HMS สำหรับระบบการเงิน (Billing System) ใช้ในการตรวจสอบและจัดการระบบการเงินทั้งหมดภายในโรงพยาบาล

วิธีการทำงานของระบบโรงพยาบาลแบบอัตโนมัติ

ระบบการจัดการโรงพยาบาลไม่ได้มีหน้าที่เพียงการจัดเก็บข้อมูลของผู้ป่วยเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงการจัดการระบบการทำงานของบุคลากรแบบอัตโนมัติ และยังเพิ่มประสิทธิภาพของทรัพยากรของโรงพยาบาลให้สามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพด้วย

ระบบอัตโนมัติของ HMS จะช่วยในการจัดการทั่วไป ตั้งแต่ผู้ป่วยเข้ามาติดต่อ คำนวณจำนวนบุคลากรทางการแพทย์สำหรับการบริการ จัดสรรบริการด้านสุขภาพให้เหมาะสมกับอาการของผู้ป่วย รวมไปถึงเตรียมความพร้อมของอุปกรณ์ทางการแพทย์ให้เพียงพอต่อการใช้งาน โดยระบบจะวิเคราะห์ข้อมูลผ่าน HIS (Hospital Information System) และแจ้งเตือนไปยังบุคลากรทางการแพทย์ที่เกี่ยวข้องได้ทันที

ตัวอย่าง การทำงานของระบบ HMS เมื่อผู้ป่วยเข้ารับบริการที่โรงพยาบาล

1. นัดหมายเพื่อการรักษาหรือตรวจโรค สำหรับผู้ป่วยที่ต้องการพบแพทย์เฉพาะทาง สามารถเข้าไปตรวจสอบตารางเวลาของแพทย์ และทำการจองเวลานัดหมายผ่านระบบ HMS ตามเวลาที่สะดวก

2. เชื่อมต่อข้อมูลประกันภัย โดยผู้ป่วยสามารถกรอกข้อมูลประกันภัยเข้าไปในระบบ HMS ของโรงพยาบาล เพื่อให้ระบบทำการตรวจสอบข้อมูลล่วงหน้า จะช่วยให้ดำเนินการรักษาตามความคุ้มครองได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

3. เข้าพบแพทย์ ในวันที่ผู้ป่วยเข้าพบแพทย์ตามนัดหมาย แพทย์จะสามารถใช้ข้อมูลสุขภาพของคนไข้จากระบบ HMS มาร่วมในการช่วยวินิจฉัยอาการเบื้องต้นได้ รวมถึงส่งข้อมูลคนไข้เพื่อไปตรวจเพิ่มเติมในแผนกอื่นต่อได้

4. แสดงผลการตรวจทางการแพทย์เพิ่มเติม ในกรณีที่ผู้ป่วยต้องเข้ารับการตรวจเพิ่มเติม เช่น ตรวจเลือด, ตรวจเอกซเรย์, ตรวจคลื่นไฟฟ้าหัวใจ โดยหลังจากที่ผู้ป่วยเข้ารับการตรวจเรียบร้อยแล้ว ทางห้องปฏิบัติการจะอัปโหลดไฟล์ และส่งต่อผลการตรวจไปยังแพทย์ผู้ทำการรักษาผ่านระบบ HMS ได้ทันที

5. การวินิจฉัย โดยแพทย์จะใช้ประวัติทางการแพทย์ของผู้ป่วย ร่วมกับผลตรวจเพิ่มเติมล่าสุด ในการวินิจฉัยโรคและเขียนใบสั่งยา ซึ่งข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บเข้าไปในประวัติการรักษาของผู้ป่วยในระบบ HMS

6. สรุปค่าใช้จ่าย หลังจากการตรวจทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว 

7. จัดเก็บข้อมูลอัตโนมัติ เมื่อผู้ป่วยชำระค่ารักษาและรับยาเรียบร้อยแล้ว ระบบ HMS จะทำการเก็บข้อมูลการรักษาทั้งหมดเข้าสู่ฐานข้อมูล

ฟีเจอร์พื้นฐานของระบบโรงพยาบาลที่ควรมี

หากว่าคุณกำลังมองหาการสร้างระบบโรงพยาบาล คุณลักษณะหรือฟีเจอร์พื้นฐานของระบบ HMS ที่ต้องมีได้แก่

ฟีเจอร์จัดการข้อมูลผู้ป่วยและจัดเก็บข้อมูลทางการแพทย์

• Patient Appointment (ระบบนัดหมายผู้ป่วย)
• Patient Encounter (ระบบที่ใช้สำหรับการพบผู้ป่วย)
• Vital Signs (ระบบการวัดสัญญาณชีพ) 
• Patient History (ระบบจัดเก็บประวัติของผู้ป่วย)
• Appointment Analytics (ระบบวิเคราะห์การนัดหมาย)
• Clinical Procedure (ระบบขั้นตอนทางการแพทย์)
• Inpatient Record (ระบบจัดเก็บข้อมูลผู้ป่วยใน)

ฟีเจอร์จัดการระบบห้องปฏิบัติการ

• Lab Test (ระบบจัดเก็บผลทดสอบในห้องปฏบัติการ)
• Sample Collection (ระบบจัดเก็บกลุ่มตัวอย่าง)

ฐานข้อมูลหลัก

• Patient (ข้อมูลผู้ป่วย)
• Healthcare Practitioner (ข้อมูลบุคลาการทางการแพทย์)
• Medical Code (รหัสทางการแพทย์)

นอกเหนือจากสิ่งที่ได้กล่าวมา ระบบเรายังสามารถเชื่อมระบบโรงพยาบาลนี้เข้ากับระบบอื่นๆ ที่โรงพยาบาลต้องการเพิ่มเติม เช่น ระบบบัญชี ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล ระบบ POS และอื่นๆ ซึ่งเป็นระบบที่สามารถช่วยให้ทั้งโรงพยาบาลทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ผ่านระบบเดียว

ระบบโรงพยาบาล เพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานให้ดีขึ้น

การใช้งานระบบโรงพยาบาล จะช่วยให้ระบบการทำงานทั้งหมดเป็นอัตโนมัติ ผู้ป่วยสามารถเข้ารับการรักษาได้รวดเร็ว แพทย์ก็สามารถใช้เวลาในการรักษาผู้ป่วยได้มากขึ้น เพราะไม่ต้องจัดทำเอกสารให้ยุ่งยาก จึงช่วยสร้างความพึงพอใจให้กับผู้ป่วยในการเข้ารับการรักษาได้มากขึ้น

ระบบอัตโนมัติของ HMS ไม่เพียงช่วยอำนวยความสะดวกให้กับแพทย์และผู้ป่วยเท่านั้น แต่ยังสามารถช่วยวิเคราะห์การทำงานของเจ้าหน้าที่ ค่าใช้จ่าย การเงิน รายได้ รวมถึงจัดลำดับความสำคัญของการทำงานให้ใช้ทรัพยากรต่างๆ ของโรงพยาบาลอย่างคุ้มค่า และมีประสิทธิภาพสูงสุดด้วย