หน้าปกบทความระบบ ERP คืออะไร ทำไมถึงทำให้บริษัทคุณโตได้

ระบบ ERP คืออะไร ทำไมถึงทำให้องค์กรโตได้?

mins read   1stCraft Team

องค์กรที่ใหญ่ขึ้น มาพร้อมกับการจัดการที่ลำบากมากขึ้น หากเป็นสมัยก่อนเรื่องราวเหล่านี้คงเป็นที่น่าปวดหัวตั้งแต่ฝ่ายบุคคลไปจนถึงฝ่ายบริหาร เพราะไม่สามารถจัดการทุกอย่างให้เป็นไปตามครรลองที่ควรเป็นได้ ระบบ Enterprise Resource Planning หรือเรียกสั้นๆ ว่า ERP จึงถือกำเนิดขึ้น

ทำความรู้จักกับระบบ Enterprise Resource Planning (ERP)

หากจะอธิบายง่ายที่สุด ระบบ ERP คือซอฟท์แวร์สำหรับการวางแผนการจัดการ โดยจะมีการรวมข้อมูลทุกอย่างบันทึกไว้ใน Database หลัก ทำให้ฝ่ายบริหารหรือฝ่ายอื่นๆ ที่ต้องการใช้ข้อมูลสามารถดึงข้อมูลที่ต้องการออกมาได้ทันที และทำให้องค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

โดยภายในระบบ ERP จะประกอบด้วยระบบยิบย่อยมากมาย

ระบบ ERP ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง

ระบบ ERP ประกอบไปด้วย

1. ระบบการจัดการการเงิน 

สำหรับเชื่อมต่อฐานข้อมูลเข้ากับระบบอื่นๆ และรับข้อมูลการสั่งซื้อ จัดซื้อจัดจ้าง ไม่ว่าจะเป็นจากฝ่ายไหน และทำการคำนวณรวบยอด ไปจนถึงพัฒนาเป็นกราฟ และการแสดงผลอื่นๆ ให้เข้าใจง่าย 

2. ระบบทรัพยากรบุคคล 

ช่วยในการเลือกพนักงานเข้า ประเมินผลพนักงาน กำหนดแผน Training พนักงานแต่ละส่วน นอกจากเพื่อเพิ่มศักยภาพพนักงานให้สูงยิ่งขึ้น ยังสามารถใช้กำหนดงบประมาณโดยรวมของทรัพยากรบุคคล เพื่อง่ายต่อการจัดการงบประมาณในอนาคตอีกด้วย

3. ระบบจัดซื้อจัดจ้าง 

ทำให้สามารถทำใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ไปจนถึงติดตามลูกค้าและบันทึกข้อมูลวัตถุดิบ และสินค้าได้ง่ายขึ้น และมีการส่งข้อมูลไปให้ระบบการเงินโดยอัตโนมัติ ลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน

4. ระบบการจัดการข้อมูล 

ที่คอยรวบรวมข้อมูลด้านต่างๆ มาสรุปและนำเสนอในรูปแบบเข้าใจง่าย ให้ทุกฝ่ายสามารถดูรายละเอียดได้ ไปจนถึงวิเคราะห์ข้อมูลยิบย่อยในบริษัท ไม่ว่าจะเป็นพวกข้อมูลระบบการจัดการวัตถุดิบ ข้อมูลสต็อก ข้อมูลค่าเสื่อม และอื่นๆ อีกมากมาย โดยระบบ ERP นั้นสามารถสร้างรีพอร์ตผลลัพธ์ออกมาให้ดูภาพรวมแบ่งเป็นกราฟได้โดยง่ายอีกด้วย

5. ระบบสำหรับผู้บริหาร 

นอกจากจะควบคุมข้อมูลของแต่ละฝ่ายได้แล้ว ทางฝั่งผู้บริหารยังสามารถดึงข้อมูลจากส่วนอื่นๆ เพื่อมาตรวจสอบความถูกต้อง รวมถึงจัดงบประมาณและจัดสรรค่าใช้จ่ายได้ง่าย อีกทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อวางกลยุทธ์ในปีต่อไปได้อีกด้วย

6. ระบบอื่นๆ

ที่สามารถสร้างได้ตามความต้องการของธุรกิจ

ตัวอย่างด้านบนเป็นเพียงส่วนน้อยของระบบ ERP แน่นอนว่ายังส่วนประกอบของระบบ ERP อีกมากที่ไม่ได้กล่าวถึง เช่น ระบบบริหารคลังสินค้า ฯลฯ เนื่องจาก ERP โดยส่วนมากจะสามารถ Customize ได้ตามความต้องการของบริษัท เพื่อความยืดหยุ่นและตอบสนองต่อสิ่งที่ตัวผู้ประกอบการต้องการมากที่สุด 

สำหรับท่านใดที่สนใจ แต่ยังไม่แน่ใจว่ามีระบบที่ตอบโจทย์ธุรกิจของคุณหรือไม่ ปรึกษาเราฟรี! ไม่มีค่าใช้จ่ายครับ

ทำความรู้จักกับระบบ ERP ทั้ง 2 ประเภท

ระบบ ERP หลักๆ แล้วจะมีอยู่ด้วยกัน 2 รูปแบบดังนี้

รูปแบบที่ 1: ERP ในรูปแบบระบบ Cloud

บางท่านอาจจะยังสงสัยว่า ERP ระบบ Cloud คืออะไร? อธิบายได้สั้นๆ ง่ายๆ คือ ระบบ ERP จะถูกติดตั้งไว้บนเซิฟเวอร์ (Cloud Server) เพื่อให้ท่านเข้าใช้งานง่ายๆ ได้ผ่านมือถือหรืออินเทอร์เน็ต 4G ก็เข้าได้ โดยจุดเด่นของระบบ ERP ประเภทนี้ คือ การใช้งานที่ค่อนข้างสะดวก Access ได้ทุกที่ผ่านแอปพลิเคชั่น

รูปแบบที่ 2: ERP ในรูปแบบ On-Premise

กล่าวคือแทนที่จะเป็นระบบที่ถูกติดตั้งไว้บนเซิฟเวอร์ ระบบ ERP นี้จะถูกติดตั้งไว้บน Hardware หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง ที่องค์กรใช้งานอยู่แล้ว เพื่อเสริมความปลอดภัยขึ้นไปอีกหนึ่งระดับนั่นเอง แต่แน่นอนว่าย่อมแลกมาด้วยข้อเสียบางประการเช่นเดียวกัน 

แล้วองค์กรของท่านควรใช้งานในรูปแบบไหน? ในคำถามนี้เราต้องประเมินกันในหลายรูปแบบตามความต้องการของแต่ละองค์กรที่ไม่เหมือนกัน ดังนั้นจะเป็นหน้าที่ของผู้เชี่ยวชาญอย่างเราที่จะแนะนำท่านว่า ระบบ ERP ในรูปแบบใด เหมาะกับองค์กรของท่านมากที่สุด เพราะเหตุใด

ใช้ ERP หรือ CRM ดีกว่ากัน?

มาถึงตรงนี้ทุกท่านน่าจะพอเข้าใจระบบ ERP กันคร่าวๆ แล้วนะครับ เดี๋ยวเรามาตอบคำถามที่ถามกันเข้ามาเยอะว่าองค์กรควรใช้ระบบ ERP หรือ CRM กันแน่ อันไหนมันดีกว่ากัน?

เพราะองค์กรส่วนใหญ่ยังคงสับสนว่าสรุปแล้วความแตกต่างของระบบ ERP และ CRM คืออะไร? แล้วควรจะใช้โปรแกรมไหนถึงจะตอบโจทย์องค์กรได้ดีที่สุด ดังนั้นเรามาทำความเข้าใจเจ้า 2 ระบบนี้อย่างถูกต้องกัน

ERP และ CRM โฟกัสกันคนละแบบ

ระบบ ERP โฟกัสที่ภาพรวมและระบบการจัดการของบริษัท

ส่วนประกอบต่างๆ ในระบบ ERP เราจะเห็นได้ชัดว่าเป็นเครื่องมือที่เน้นพุ่งเป้าไปในการจัดการ ‘ภายในองค์กร’ เช่น ระบบ HR ระบบบัญชี ระบบบริหารคลังสินค้า และระบบอื่นๆ ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการได้อย่างเป็นระบบผ่าน Platform เดียว 

ดังนั้นระบบ ERP จะถูกใช้เพื่อวัดผลและจัดการภายในองค์กร

ระบบ CRM โฟกัสที่กลุ่มเป้าหมายใช้สำหรับทีมการตลาดและทีม Sales

ระบบ CRM เป็นการเก็บบันทึกข้อมูลของกลุ่มเป้าหมายว่าลูกค้า ‘อยู่ในขั้นตอนการซื้อขายใด’ มีการพูดคุยกันไว้อย่างไรบ้าง

ยกตัวอย่างเช่น

ทีม Sales สามารถบันทึกไว้ในระบบเป็นรายบุคคลได้ว่า ลูกค้า A เราโทรหาเค้าแล้ว คุยกันไว้ว่าอย่างไร เราต้องโทรติดตามอีกครั้งเมื่อไหร่

พอเห็นภาพนะครับ ระบบ CRM จะจะถูกใช้บริหารจัดการระหว่างองค์กร (ทีมการตลาดหรือทีม Sales) กับ ‘กลุ่มลูกค้า’

ดังที่กล่าวมาระบบ ERP และ CRM จึงแตกต่างกันโดยสิ้นเชิง ทำงานคนละแบบกัน หากคุณต้องการให้องค์กรทำงานกันอย่างเป็นระบบมากขึ้นใช้ ERP แต่หากอยากให้บริหารจัดการลูกค้าได้ดีขึ้นคุณควรใช้ CRM ครับ

บริษัทโตได้ ด้วย ERP คุณภาพ

จะเห็นได้จากระบบการจัดการของ ERP นะครับว่าภายในมีความหลากหลายและยืดหยุ่นสูง นั่นส่งผลให้ประโยชน์ของระบบ ERP นั้นมีมากขึ้นตามไปด้วย ดังนี้

ประโยชน์ในภาพรวมของ ERP

1. ผู้ประกอบการเห็นภาพรวมของธุรกิจชัดเจนขึ้น

เนื่องจากระบบจะทำการเชื่อมต่อการเงินและการจัดการ “ทั้งหมด” ในธุรกิจ และทำการวิเคราะห์ นำเสนอในรูปแบบที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน ทำให้ง่ายต่อการตัดสินใจนโยบายบริหาร ลดความผิดพลาดในการตัดสินใจบางจุด เพิ่มโอกาสความสำเร็จให้มากขึ้น

2. ทำงานได้จากทุกที่แม้จะอยู่ห่างไกล

ทุกวันนี้ทุกอย่างล้วนเชื่อมต่อด้วยอินเทอร์เน็ต และ ERP เองก็ไม่ใช่ข้อยกเว้น เราสามารถตรวจสอบข้อมูลต่างๆ ในบริษัท รวมถึงพูดคุยกับลูกค้า บริหารจัดการได้แบบเรียลไทม์แม้ว่าจะอยู่คนละซีกโลกก็ตาม

3. พนักงานทุกคนมีความเท่าเทียมทางข้อมูล

เพราะ ERP เน้นความบริสุทธิ์และโปร่งใส พนักงานในแต่ละฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลและตรวจสอบข้อมูลได้ นอกจากเสริมความเท่าเทียมแล้วยังลดโอกาสการทุจริตในองค์กรอีกด้วย (เราสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของแต่ละตำแหน่งได้)

4. มีความปลอดภัยสูง

ข้อมูลทุกอย่างจะถูกเก็บรวมไว้ใน Database และจะมีการบันทึกข้อมูลการเปลี่ยนแปลง สามารถตรวจสอบ เรียกซ้ำข้อมูลในส่วนที่จำเป็นได้ ปลอดภัยกว่าการเก็บเพียงแค่เอกสารหรือไฟล์ธรรมดา

5. ลดการทำงานซ้ำซ้อน หรือการทำงานที่ไม่จำเป็น

ERP จะทำการขึ้นข้อมูลมาทันทีที่มีการจัดการหรือเปลี่ยนแปลงตัวเลข ไม่ว่าจะเป็นบัญชีการเงิน ซื้อขาย หรือบัญชีการจัดการสำหรับลูกค้า ดังนั้นฝ่ายบัญชีไม่จำเป็นต้องให้ฝ่ายอื่นกรอกข้อมูลซ้ำให้เสียเวลา สามารถตรวจสอบและออกบิลได้เลย

เมื่อลดความซ้ำซ้อนในงานเอกสาร พนักงานส่วนใหญ่ก็สามารถทำงานได้อย่างเต็มที่มากขึ้น ไม่ต้องทำงานบัญชีหรืองานตัวเลขอื่นๆ เสริมประสิทธิภาพงานให้ดีขึ้น ส่งผลให้การทำงานมีคุณภาพมากขึ้นไปอีก

6. เข้าใจและใช้งานข้อมูลได้ง่าย

เพราะ ERP เป็นโปรแกรมที่เน้นให้ทุกคนสามารถใช้งานได้ เข้าถึงได้ ดังนั้นจึงมีการออกแบบที่เอื้อกับผู้ใช้ให้มากที่สุดเท่าที่เป็นได้ เมื่อทุกคนเข้าใจงานและเข้าถึงข้อมูลพร้อมกัน การทำงานเพื่อส่งเสริมให้บริษัทเติบโตก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป

บริษัทไหนที่เหมาะกับระบบ ERP 

ด้วยความยืดหยุ่นที่สูง และการจัดการที่หลากหลาย ERP สามารถประยุกต์ใช้ได้กับธุรกิจเกือบทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นบริษัทเล็กหรือใหญ่ แต่ก็ยังมีข้อแม้เล็กน้อยในการใช้งานเพื่อทำให้ ERP เกิดประโยชน์สูงสุด

  • ผู้บริหารเข้าใจการจัดการและความสำคัญของระบบ ERP ไม่ปล่อยปละละเลยให้เกิดการทำงานนอกระบบ 
  • บริษัทมุ่งมั่นที่จะเปลี่ยนแปลง มีความพร้อมในการทำความเข้าใจระบบใหม่ๆ และตอบสนองต่อการใช้งาน ERP เพื่อผลประโยชน์สูงสุดของบริษัท 
  • ใช้ทรัพยากรข้อมูลต่างๆ ให้เกิดประโยชน์ ERP จะไม่สามารถแสดงศักยภาพได้หากผู้ใช้ไม่เชื่อมั่นในการวิเคราะห์ข้อมูล หรือไม่สามารถนำข้อมูลที่ ERP เก็บไว้มาทำให้เกิดประโยชน์ได้มากเพียงพอ

ค่าใช้จ่ายของระบบ ERP ประมาณเท่าไหร่?

มาถึงโค้งสุดท้ายของบทความเชื่อว่าทุกท่านคงมีคำถามในใจกันแล้วว่า ค่าใช้จ่ายในการทำ ERP มันประมาณเท่าไหร่กันแน่? 

ก่อนที่เราจะทราบเรื่องค่าใช้จ่ายนั้นเราอาจจะต้องทำความเข้าใจกันก่อนว่า ERP นั้นปกติจะมี 2 แบบ ซึ่ง 2 แบบนี้มีค่าใช้จ่ายที่ต่างกัน

  • ERP แบบจ่ายรายปี (Subscription)
  • ERP แบบจ่ายรอบเดียว (1stCraft)

หากเป็นแบบจ่ายรายปีจะเป็น ERP ในรูปแบบของการคิดค่าใช้จ่ายตามระบบที่ท่านต้องการใช้

ยกตัวอย่างเช่น 

  • ระบบบัญชี จำนวน 1 ระบบราคา $100 ต่อเดือน (เลขสมมติ)
  • ระบบบริหารงานบุคคล จำนวน 1 ระบบราคา $200 ต่อเดือน

นอกเหนือจากจะคิดราคาตามระบบแล้ว ค่าใช้จ่ายจะถูกคิดตามจำนวณผู้ใช้ด้วย หากท่านมีผู้ใช้งาน (พนักงาน) 100 คน ก็จะมีค่าใช้จ่ายต่อคนต่อเดือนเพิ่มเข้ามา 

ในขณะที่ ERP ในรูปแบบจ่ายรอบเดียวจะต่างกัน

เพราะท่านไม่ต้องทำความเข้าใจและนั่งเลือกว่าจะใช้ระบบอะไรบ้าง แต่เรามีทีมงานให้คำปรึกษาโดยพิจารณาจากแผนผังระบบการทำงานขององค์กรเป็นหลัก แถมไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายต่อจำนวนผู้ใช้อีกด้วย

กล่าวคือในอนาคตสมมติว่าท่านมีพนักงานเพิ่มขึ้นอีก 100 คน ค่าใช้จ่ายตรงนี้จะไม่เพิ่มขึ้นเพราะเป็นระบบ ERP ในรูปแบบจ่ายรอบเดียวจบ แถมได้ระบบทั้งระบบเป็น Asset ขององค์กรโดยแท้ กล่าวคือท่านจะเป็นเจ้าของระบบเองเลย ไม่ต้องพึ่งการจ่ายรายปีอีกต่อไป

ทางเรามีบทความให้ท่านได้อ่านทำความเข้าใจเจาะลึกในเรื่องของค่าใช้จ่าย แถมเปรียบเทียบข้อดีและข้อเสียของระบบ ERP ทั้ง 2 รูปแบบสามารถเข้าไปอ่านบทความของเราได้เลย >>> ค่าใช้จ่ายระบบ ERP

สรุปท้ายบท

บริษัทที่ดีไม่ใช่แค่เพียงเป็นบริษัทใหญ่ แต่ต้องเป็นบริษัทที่สามารถปรับตัวและเปลี่ยนแปลงตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปได้ และแน่นอนว่า ERP เป็นเพียงเครื่องมือหนึ่ง แต่มันก็เป็นเครื่องมือที่ทรงคุณภาพ ที่จะทำให้คุณสามารถจัดการงานโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อมีการจัดการที่ดี บริษัทย่อมเติบโตถูกไหมครับ?

ขึ้นอยู่กับว่าบริษัทของคุณ “พร้อม” ที่จะเปลี่ยนแปลง เพื่อการก้าวไปสู่จุดที่สูงกว่าเดิมแล้วหรือยัง?

1stCraft บริการระบบ ERP โดยผู้เชี่ยวชาญ ไม่มี Hidden Cost และ ค่าใช้จ่ายต่อ User 

เรายินดีให้คำปรึกษาฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายครับ 🙂

บริการทำระบบ ERP - 1stcraft Digital Solutions
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email