ระบบ ERP หรือ Enterprise Resource Planning ถือเป็นอีกหนึ่ง ระบบที่ขาดไม่ได้ในปัจจุบัน ไม่ว่าบริษัทใหญ่ หรือบริษัทเล็ก ล้วนมีความต้องการที่จะใช้ระบบดังกล่าวแฝงอยู่แทบทั้งสิ้น แต่จะแตกต่างกันในรูปแบบการใช้งาน และปริมาณการใช้งานแค่นั้นเอง ซึ่งประเด็นดังกล่าวก็นำมาสู่คำถามที่ว่าหากเราจะจ้างบริษัทสักบริษัททำระบบ ERP เราจะต้องจ่ายเท่าไหร่กัน
บทความนี้จะมีคำตอบให้คุณอย่างแน่นอน แต่ก่อนที่จะเข้าเรื่องค่าใช้จ่าย เราจำเป็นต้องรู้ก่อนว่าในหนึ่งการจ้างงานทำระบบ ERP นั้น มีอะไรแฝงอยู่บ้าง
ทำความเข้าใจการจ้างบริษัทรับทำระบบ ERP
หากจะบอกว่าคุณต้องเตรียมเงินสักหลักแสนจนถึง 1 ล้านเพื่อจ้างทำโปรแกรมๆ หนึ่ง คุณจะคิดอย่างไร
นั่นเป็นคำถามง่ายๆ ให้ลองคำนวณในใจเล่นๆ สำหรับการวางแผนทำระบบขนาดใหญ่ ไม่ว่าจะเป็น ERP หรือระบบประเภทอื่น ล้วนมีค่าใช้จ่ายแฝงตามมามากมาย ตัวเลขอาจไปไกลถึงหนึ่งล้านหรือมากกว่านั้นก็ได้ ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของระบบ
ทำไมถึงมากขนาดนั้น ? ตัวเลขหลักแสนจนถึง 1 ล้านเป็นเพียงตัวเลขสมมติสำหรับผู้ที่ต้องการระบบ ERP แบบครอบคลุมการทำงานเกือบทั้งบริษัท แน่นอนว่าตัวเลขดังกล่าวยืดหยุ่นได้ตามความต้องการของตัวบริษัทคุณเอง ยิ่งซับซ้อน ยิ่งแพง ยิ่งน้อย ยิ่งถูก
ข้อดีของการจ้างผู้เชี่ยวชาญ
เมื่อคุณจ้างงานบริษัททำระบบ ERP แล้ว มันจะเป็น ‘ระบบของบริษัทคุณ’ บริษัทเดียว ไม่มีการอ้างอิงบริษัทอื่น ส่วนประกอบทุกอย่าง ข้อมูลทุกประเภท จะอ้างอิงจากบริษัทคุณเป็นหลัก ทำให้มีความเข้าใจที่ง่าย การเก็บข้อมูลที่ลื่นไหล มากกว่าการใช้ซอฟท์แวร์หรือระบบสำเร็จรูป
โดยเฉพาะอย่างยิ่งการดูแลจากบริษัทที่รับทำระบบ ค่าใช้จ่ายส่วนนี้ถือเป็นค่าใช้จ่ายระยะยาวตามการตกลงของทั้งสองฝ่าย ที่จะช่วยให้การใช้ระบบของคุณเป็นไปได้อย่างลื่นไหล ไม่สะดุด มากกว่าการที่คุณซื้อระบบมาเองโดยไม่ได้ศึกษาข้อมูลอย่างถ่องแท้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปัจจุบันที่มีข้อมูลมหาศาลไหลเข้าไหลออกจากระบบ ยิ่งทำให้ซอฟท์แวร์สำเร็จรูปบางประเภทไม่เหมาะในการใช้งานระยะยาว
มาดูกันดีกว่าว่าหากคุณมีการจ่ายเงินเกิดขึ้น ภายในระบบ ERP ที่เป็นในรูปแบบ Cloud คุณจะได้จะประกอบด้วยอะไรบ้าง
ส่วนต่างๆ ในการสร้างระบบ ERP
ในการสร้างระบบ ERP ขนาดใหญ่จะประกอบไปด้วยกลุ่มก้อนการทำงานที่เรียกว่าโมดูล (Module) ที่เป็นระบบจัดการย่อยลงมาดังต่อไปนี้
- ระบบบริหารทรัพยากรการผลิต(MRP): ดูแล วิเคราะห์ วางแผนการผลิตและการจัดการสินค้า
- ระบบบริหารจัดการทรัพยากรการเงิน (FRM): ตรวจสอบด้านการเงินและการลงทุน เก็บข้อมูลการซื้อขาย รวมถึงการแสดงผลให้ฝ่ายบริหารให้รับรู้
- ระบบบริหารจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM): เก็บข้อมูลลูกค้า วิเคราะห์แนวโน้มการซื้อสินค้าของลูกค้าแต่ละราย
- ระบบบริหารจัดการห่วงโซ่อุปทาน (SCM): เก็บข้อมูลการผลิต คาดการณ์ความเหมาะสมในการผลิตแต่ละล็อต บริหารจัดการทรัพยากรอย่างเหมาะสม
- ระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล (HRM): ตรวจสอบข้อมูลการทำงานของทรัพยากรบุคคล ประเมินเงินเดือน ให้ความรู้ รวมถึงการโยกย้ายตำแหน่งต่างๆ
ระบบเหล่านี้คือ 5 ระบบหลัก หรือพูดง่ายๆ คือ 5 โมดูลที่แทบทุก ERP จะต้องมีอยู่ภายใน ซึ่งในการทำงานจริงนั้น เราสามารถปรับเปลี่ยนโมดูลนี้ให้เพิ่ม หรือลดลงมาตามความเหมาะสมของการทำงาน เช่น เราอาจมีโมดูลด้าน Logistic หรือการขนส่งเพิ่มเติม หากบริษัทมีการให้ความสำคัญกับด้านนั้นเยอะ เป็นต้น
รายละเอียดเชิงลึกคุณสามารถอ่านเพิ่มเติมในบทความ >>> ระบบ erp มีส่วนประกอบอะไรบ้าง
สาเหตุที่ต้องกล่าวถึงส่วนต่างๆ ภายในระบบ ERP นั้นเป็นเพราะว่าในการจ้างงานจริง ให้บริษัทใดบริษัทหนึ่งทำระบบ ERP ระบบย่อยเหล่านั้นมักเป็นตัวแปรสำคัญให้ราคาการจ้างงาน เพิ่ม หรือ ลด อย่างมหาศาล โดยเฉพาะราคามาตรฐานของหลายที่ที่มีการคิดจากการทำงาน 1 โมดูล นั่นเอง
มีเงินเท่าไหร่จึงจะจ้างบริษัทรับทำ ERP ได้
ณ ปัจจุบันหากคุณต้องการจ้างงานจากบริษัทรับทำระบบ ERP คุณภาพที่มีการรับรองระบบด้วยผู้เชี่ยวชาญ หรือเป็นบริษัทที่มีประสบการณ์การทำงานมากมาย ค่าใช้จ่ายของระบบ ERP จะมีอยู่ด้วยกัน 2 รูปแบบ
1. ค่าใช้จ่ายในรูปแบบของ Subscription รายปี
สำหรับ ERP ทั่วไปตามท้องตลาดนั้นโดยส่วนใหญ่แล้วจะเป็นรูปแบบของการ Subscription กล่าวคือ คุณต้องเสียค่าบริการในทุกปี และค่าบริการจะเป็นในรูปแบบต่อ 1 user และต่อ 1 Module (ERP จะสามารถทำงานได้อย่างครบถ้วนจะใช้ประมาณ 5 Modules) เท่ากับว่าหากคุณมีพนักงานเยอะ คุณก็จะต้องเสียค่าบริการรายปีมากตามไปด้วย
ตัวอย่างราคาของ ERP แบบ Subscription
ERP 5 modules จะมีค่าบริการตามท้องตลาดอยู่ที่ $200 ต่อเดือน หรือเป็นเงินไทยประมาณ 6,000 บาทต่อเดือน
สมมติว่าคุณมีพนักงาน 30 คน คุณจะเสียค่าใช้จ่ายต่อผู้ใช้งานประมาณ $15 ต่อคน/เดือน (เฉลี่ยตามท้องตลาด)
30 x $15 = $450/month หรือประมาณ 13,500 บาทต่อเดือน
ในกรณีนี้คุณจะต้องเสียค่าบริการ
13,500 + 6,000 บาท = 19,500 บาท/เดือน ซึ่งราคานี้ยังไม่รวมค่าใช้จ่ายซ่อนเร้นต่างๆ ในการใช้งานเชิงลึกอีกเต็มไปหมด สรุปแล้วคุณจะเสียค่าใช้จ่ายอยู่ที่ 234,000 บาทต่อปีไม่รวมค่าใช้จ่ายอื่นๆ และแน่นอนว่ามีข้อดีและข้อเสียที่คุณต้องคำนึงเพิ่มเติม ดังนี้
ข้อดีของการใช้ ERP ในรูปแบบ Subscription
- ราคาถูกกว่าหากคุณมีพนักงานไม่เยอะมาก
- ราคาถูกกว่าหากคุณต้องการใช้เพียงไม่กี่ระบบ เช่น ระบบ CRM ระบบเดียว (แล้ว ERP กับ CRM มันต่างกันยังไง << อ่านบทความนี้ได้เลยครับ)
- เข้าใช้งานได้ทันทีหลังจากจ่าย Subscription รายปีเรียบร้อยแล้ว
ข้อเสียของการใช้ ERP ในรูปแบบ Subscription
- คุณไม่ได้เป็นเจ้าของข้อมูล เพราะหากคุณไม่จ่ายต่อสัญญาในปีถัดไป แล้วข้อมูลของบริษัทที่อยู่ในนั้นหล่ะ? ทั้งเอกสารบัญชี เอกสารการบริหารงานบุคคล แถมเอกสารสำคัญอื่นๆ อีกมากมาย
- มันจะแพงหากคุณต้องการใช้ทั้งองค์กร การใช้งาน ERP ครบถ้วนทั้งองค์กรนั้นจำเป็นต้องมีหลาย Module ไม่ว่าจะเป็น Module บัญชี, Module การบริหารงานบุคคล, Module CRM และ Module อื่นๆ อีกมากมาย ดังนั้นหากองค์กรต้องการใช้ ERP แบบครบวงจรอาจจะต้องลองพิจารณาเรื่องราคาการ Subscription ดูครับ
- ไม่สามารถปรับแก้ไข ERP ให้เข้ากับการทำงานขององค์กรคุณได้ เนื่องจาก ERP ในรูปแบบ Subscription จะเป็นระบบปิด นั่นแปลว่าคุณอาจจะต้องปรับการทำงานขององค์กรให้เข้ากับระบบแทน
2. ค่าใช้จ่ายในรูปแบบรอบเดียวจบ (1stCraft ERP)
สำหรับ ERP ของเราจะเป็นอีกรูปแบบหนึ่งคือ ‘รูปแบบจ่ายรอบเดียวจบ’ แบบไม่จำกัด user นั่นแปลว่าต่อให้คุณมีพนักงาน 100 คน คุณจะไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ เพิ่มเลย แถม Module ที่ได้จะสามารถปรับแต่งให้เข้ากับระบบการทำงานขององค์กรคุณได้อีกด้วย รวมถึงดูแลระบบให้ฟรีอีก 1 ปีเต็ม แต่ด้วยความที่มันเป็นในรูปแบบของการลงทุนรอบเดียวจบ ราคาจะสูงกว่าในรูปแบบ Subscription รายปี
โดยระบบ ERP ของ 1stCraft นั้นจะมีค่าใช้จ่ายอยู่หลักๆ ประมาณ 2 รูปแบบ
2.1 แบบเหมาจ่าย
จ่ายรอบเดียวได้ทุก Modules ที่จำเป็นต่อการใช้งานขององค์กร รวมถึงไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้ เราจะมีทีมงานเข้าไปเรียนรู้วิธีการทำงานขององค์กร และพูดคุยให้คำปรึกษาพร้อมปรับแต่ง Modules ให้เข้ากับระบบการทำงานขององค์กรอีกด้วย
2.2 แบบแยกจ่ายราย Module
อีก 1 option สำหรับใครที่กำลังมองหาระบบใดระบบหนึ่งแบบเจาะจง ตัวอย่างเช่น ต้องการเพียงระบบบัญชีเพื่อให้องค์กรสามารถบริหารงานบัญชีได้ดีขึ้น เป็นต้น
ข้อดีของการใช้ ERP แบบเหมาจ่าย
- ราคาถูกกว่าในระยะยาว (ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายต่อจำนวนผู้ใช้)
- องค์กรไม่ต้องปรับวิธีการทำงาน เพราะระบบมีความยืดหยุ่นสูงสามารถปรับแต่งได้
- คุณเป็นเจ้าของ ERP โดยแท้จริงเพราะเราติดตั้งให้ผ่านระบบ Cloud Server นั่นแปลว่าข้อมูลทุกอย่างจะถูกเก็บไว้ภายใต้คลังข้อมูลของบริษัทคุณโดยเฉพาะ
ข้อเสียของการใช้ ERP แบบเหมาจ่าย
- ในกรณีที่คุณต้องการใช้แค่บาง Module ราคาจะแพงกว่ารูปแบบ Subscription
- มีระยะเวลาในการสร้างระบบ (โดยส่วนใหญ่แล้วจะไม่เกิน 3 เดือน)
ดังนั้นในเรื่องของตัวเงินทำให้เห็นเลยว่าตัวเลขหลักแสน จนถึง 1 ล้านบาทที่เกริ่นไว้ข้างต้นนั้นไม่ได้เกินความเป็นจริงแม้แต่น้อยหากคุณต้องการจ่ายระบบแบบรอบเดียวจบ แต่อย่าลืมว่าในการทำงานทั้งหมดนี้คือการจัดการข้อมูล ‘ทั้งบริษัท’ ของคุณ แถมข้อดีของระบบ ERP นั้นก็ยังมีอีกมากมายไม่ว่าจะเป็นการรวมข้อมูล ตรวจสอบข้อมูล บริหารจัดการทั้งภาพรวมและเชิงลึก หากนับว่าการลงทุนจ้างบริษัททำ ERP นี้เป็นการลงทุนในระยะยาวแล้ว ก็เป็นสิ่งที่คุ้มค่าไม่น้อยเช่นกัน
เลือกจ้างบริษัทที่เหมาะสมกับตัวคุณ
ดังที่ระบุไว้ว่าการจ้างบริษัทเพื่อทำ Enterprise Resource Planning จะต้องเป็นบริษัทที่เหมาะสม โดยมีหลักเกณฑ์ในการจ้างงานดังนี้
- มีความน่าเชื่อถือ สามารถให้คำปรึกษาเบื้องต้นได้กรณีสนใจจะจ้างบริษัทดังกล่าวทำ ERP
- บริษัทต้องมีเครดิตจากการทำงาน หรือมี Case studies มาโชว์ว่ามีประสบการณ์การสร้างระบบให้กับบริษัทใดบ้าง
- มีความจริงใจ นอกจากการปรึกษาเบื้องต้นแล้ว ผู้รับผิดชอบจำเป็นที่จะต้องตอบคำถามที่เกี่ยวข้อง ทั้งในแง่การปฏิบัติการ การสอน รวมถึงด้านค่าใช้จ่ายได้ เราจึงสามารถมั่นใจได้ว่าเงินที่ตัวเองเสียไปนั้นได้รับผลตอบแทนกลับมาอย่างคุ้มค่าในอนาคต
นอกเหนือจากการเลือกบริษัทที่เหมาะสมแล้ว อย่าลืมว่าตัวบริษัทที่ต้องการจ้างงานต้องมีความเข้าใจ และมีการวางแผนการใช้งาน ERP เบื้องต้น รวมถึงพูดคุยกับบุคลากรให้พร้อม เพื่อการทำงานในระบบที่ลื่นไหล ไม่มีสะดุด ได้ความสะดวกและสบายใจกันทั้งสองฝ่าย
สรุป
อย่างที่กล่าวไปครับว่าหากคุณจะจ้างบริษัทเข้ามารับทำระบบ ERP คุณอาจต้องเตรียมเงินอย่างน้อยๆ หลัก แสนบาท เพื่อที่จะทำโมดูลๆ หนึ่งให้เข้ากับตัวบริษัทของคุณเอง และอัปเกรดเพิ่มขึ้นเพื่อให้การทำงานทั้งหมดนั้นครอบคลุมข้อมูลทั้งบริษัท
ตัวเลขดังกล่าวเป็นตัวเลขที่ค่อนข้างสูงในสายตาใครหลายคน แต่อย่าลืมว่าการทำระบบ ERP คือการจ้างงานเพื่อสร้างฐานที่มั่นคงในระยะยาวให้บริษัทของเรา การจ้างบริษัททำ ERP ที่มีคุณภาพ บริการครอบคลุม สามารถให้คำปรึกษากับคุณได้ อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการทำงานภายในยุคที่ระบบดิจิทัลกำลังครอบคลุมทุกสิ่ง
ถ้าคุณเป็นบริษัทที่ต้องการความก้าวหน้า ต้องการปรับเปลี่ยนฐาน สร้างความมั่นคงอย่างต่อเนื่อง การเลือกจ้างบริษัท ERP ที่เหมาะสมจะเป็นอีกหนึ่งคำตอบที่ตัวบริษัทและตัวคุณต้องการครับ
