เทคนิคการจัดการคลังสินค้า (Warehouse Management) นั้นมีมากมายหลากหลายวิธี ซึ่งวิธีการเหล่านั้นมักเปลี่ยนแปลงไปตามช่วงเวลาของยุคสมัย ไม่ว่าจะเป็นการแนะนำง่ายๆ ให้เลือกผู้เชี่ยวชาญมาบริหาร ไปจนถึงการวางระบบขนาดใหญ่เพื่อจัดการคลังสินค้าโดยเฉพาะ
บทความนี้เราจะพาคุณมาทำความรู้จักกับ 5 เทคนิคจัดการคลังสินค้าที่สามารถดัดแปลงใช้ได้ไม่ว่าจะเป็นคลังสินค้าขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ หากคุณอ่านจบแล้วเชื่อว่าสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ทันที
เทคนิคจัดการคลังสินค้าที่ควรรู้
1. ตั้งคำถามในการจัดการคลังสินค้าในปัจจุบัน
สิ่งที่ดีที่สุดในการจัดการคือการตั้งคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่มีอยู่ในปัจจุบัน โดยเฉพาะถ้าคุณมีข้อมูลหรือรู้ปัญหาในมืออยู่แล้ว ว่าคลังสินค้าของคุณมีการจัดการที่ได้มาตรฐานหรือไม่ เช่น
- เวลาในการจัดเก็บ-ขนส่งสินค้า
- ชนิดและวิธีการจัดเก็บสินค้า
- วิธีการคัดแยกสินค้า
- สินค้าคงคลังปัจจุบัน
- ผลตอบแทนจากการจัดการคลังสินค้า
- ค่าใช้จ่ายในการจัดการคลังสินค้า
- มาตรฐานการคืนสินค้า
- การจัดการอื่นๆ
การจัดการคลังสินค้าที่ดีควรเป็นการจัดการที่ ถูกที่ ถูกเวลา ได้มาตรฐาน และตรงตามความต้องการของผู้ประกอบการ ภายใต้งบประมาณที่เหมาะสม ถ้ามีจุดใดที่ดูผิดปกติ หรือมีค่าใช้จ่ายเยอะเกินไป นั่นอาจเป็นสัญญาณให้คุณต้องทำการปรับปรุงหรือพัฒนาคลังสินค้าให้ดีขึ้น
ทว่าหากคุณไม่สามารถตั้งคำถามยิบย่อยได้เนื่องจากไม่มีข้อมูลของคลังสินค้า นั่นคือประเด็นปัญหาสำคัญที่คุณอาจต้องถามตัวเองว่าทำไมเราถึงไม่ได้มีการจัดการคลังสินค้าอย่างที่ควรจะเป็น แล้วเราจะทำอย่างไรเพื่อปรับปรุงและจัดการคลังสินค้าในปัจจุบันได้ เพื่อให้สามารถลงลึกถึงการจัดการภายในคลังสินค้าจริงๆ ว่ามีปัญหาอะไรเกิดขึ้นบ้าง
2. วางมาตรฐานในการจัดการคลังสินค้า
“มาตรฐานคือความพอดี”
หลายคนเข้าใจผิดว่าการจัดการคลังสินค้าจำเป็นต้องมีพื้นที่เหลือมหาศาล สามารถเก็บและคัดแยกสินค้าได้อย่างรวดเร็ว ขนส่งได้ว่องไว แต่อย่าลืมว่าธุรกิจและการประกอบกิจการที่เกี่ยวกับคลังนี้ ไม่ได้อาศัยความเร็ว แต่เป็นความถูกต้อง
สินค้าถูกส่งเร็วเป็นเรื่องที่ดี แต่ต้องย้อนกลับมาดูว่าภายใต้ความเร็ว การจัดการ ณ จุดๆ นั้น มีอะไรเสียหายหรือไม่ ของครบหรือไม่ เคยเกิดความผิดพลาดมากน้อยขนาดไหน
สำหรับการจัดการ เราควรมีการตั้งมาตรฐานเกี่ยวกับคลังสินค้าไว้เลย ทั้งการจัดการบริเวณคลังสินค้าจนถึงการลงลึกในรายละเอียด
ยกตัวอย่างเช่น การขนส่งสินค้าประเภทอุปกรณ์ไอที จำเป็นต้องมีการจัดอยู่บริเวณเฉพาะของคลังสินค้า A เท่านั้น เนื่องจากมีการขนส่งบ่อยครั้ง และจะมีการขนส่งทุกๆ วัน วันละ 4 ช่วงเวลา โดยจะขนส่งไม่เกิน 10 ชิ้นต่อชนิด กินเวลาในการจัดการไม่เกิน 1 ชั่วโมง เป็นต้น
ยิ่งลงลึกในรายละเอียดมากเท่าไหร่ การจัดการคลังสินค้าก็จะยิ่งเกิดประโยชน์มากขึ้นเท่านั้น
3. คำนึงไว้ว่าเรื่องเล็กน้อยแค่ไหนก็ส่งผลกระทบได้
หากเกิดของหายชิ้นเดียว จะเล็กจะใหญ่ก็ถือว่าเป็นเรื่องใหญ่ด้วยกันทั้งสิ้น ในการจัดการคลังสินค้าควรให้ความสำคัญไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดเล็กน้อยขนาดไหน
ผู้ประกอบการหลายท่านคงเคยเห็นผ่านสื่อต่างๆ แล้วว่าหากเกิดปัญหาสินค้าตัวใดตัวหนึ่งแล้วส่งถึงมือผู้บริโภค ปัจจุบันข่าวสารนั้นมีความไวเพียงไร ชื่อเสียงที่สั่งสมมาอาจทำให้เกิดคลื่นกระเพื่อมขนาดใหญ่ที่ส่งผลต่อบริษัทและเชื่อมมายังการจัดการคลังสินค้าของเราได้ไม่ยาก จึงเป็นสิ่งจำเป็นที่เราต้องกลับไปให้ความสำคัญกับบางเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ที่อาจเคยเมินมาตลอด
การจัดการคลังสินค้าที่ดีจึงเป็นการสำรวจ ตรวจสอบสิ่งที่เกิดขึ้นในคลังสินค้าในแต่ละวัน และจะดีมากหากมีอุปกรณ์สำหรับตรวจสอบคลังสินค้าแบบเรียลไทม์ ที่จะช่วยให้การจัดการเป็นไปได้ง่ายและสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น
4. ใช้ข้อมูลจากลูกค้าเพื่อปรับปรุงคลังสินค้า
หากต้องการเทคนิคการจัดการใหม่ๆ ไม่มีสิ่งใดเลยที่จะอยู่เหนือกว่าลูกค้าอีกแล้ว สิ่งที่คุณควรทำในการจัดการคลังสินค้าคือการรับ Feedback จากลูกค้า ทั้งความพึงพอใจในการบริการว่ามีด้านไหนโดดเด่นบ้าง ไปจนถึงสิ่งที่ควรปรับปรุง เช่นการเพิ่ม
ลูกค้าอาจทำให้เราเห็นสิ่งที่เราไม่เคยสังเกตมาก่อน เช่น สินค้าบางประเภทถูกคอมเพลนว่าเสียเร็ว อาจทำให้เราพบช่องโหว่ในการขนส่งสินค้า กลายเป็นว่าเราเก็บสินค้าบางชนิดไว้นานเกินไป หรือบอกว่าพื้นที่ในการเก็บสินค้าเราไม่เพียงพอจนบริหารสินค้าล็อตใหญ่ไม่ได้ อาจส่งผลให้ต้องมีการเว้น Safety Stock เพิ่ม
เรื่องเหล่านี้ยังรวมถึงบริการด้านการขนส่ง รับรู้ทัศนคติที่ลูกค้ามีต่อพนักงานที่เจอ ช่วยให้เราสามารถจัดการคลังสินค้าด้วยตัวเองได้สะดวกมากยิ่งขึ้น ไปจนถึงการรับมือลูกค้าบางราย
5. ใช้เทคโนโลยีเพื่อช่วยเหลือ
การจัดการที่ดีจะต้องมีตัวช่วยที่เหมาะสม คลังสินค้าก็เช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปัจจุบันที่การแข่งขันด้านธุรกิจลอจิสติกส์เติบโตสูงขึ้นจนน่าตกใจ การใช้โปรแกรมประเภท Excel อาจตอบสนองได้ไม่รวดเร็วพอ หรือแม้แต่บางทีซอฟท์แวร์ประเภท Warehouse Management เพียวๆ ยังทำให้เกิดช่องโหว่ในการจัดการทรัพยากรส่วนอื่นเสียด้วยซ้ำ
ดังนั้นทางผู้ประกอบการอาจต้องย้อนดูว่าเทคโนโลยีการสนับสนุนการจัดการคลังสินค้าในปัจจุบันสามารถตอบสนองได้ดีเพียงพอหรือไม่ เพราะในตอนนี้เรามีโปรแกรมการจัดการทรัพยากรขนาดใหญ่ อย่าง Enterprise Resource Management (ERP) ที่ช่วยให้การจัดการทรัพยากรทั้งหมดในบริษัทเป็นไปได้ง่ายขึ้นแล้ว การเปลี่ยนหรือปรับปรุงเทคโนโลยีที่มีอยู่ให้เหมาะสม ภายใต้งบประมาณที่สมควรอาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า หากสนใจสามารถเรียนรู้ค่าใช้จ่ายของระบบ ERP ได้เลย
สิ่งที่ต้องรู้ควบคู่ไปกับการจัดการคลังสินค้า
หลายๆ ครั้งการจัดการคลังสินค้าของเหล่าผู้ประกอบการเป็นการมองจาก “ด้านบน” ของระบบ ไม่ใช่การลงลึกไปยังข้อมูลต่างๆ ได้ดีเพียงพอ ดังนั้นไม่ว่าเราจะมีการจัดการใหม่ๆ หรือใช้เทคโนโลยีใดๆ เข้ามาช่วยก็ตาม ต้องอย่าลืมที่จะทำความเข้าใจกับพนักงานและผู้ช่วยคนอื่นๆ บอกถึงสาเหตุและเหตุผลของการเปลี่ยนแปลงในการจัดการบางประเด็น เพื่อให้การจัดการคลังสินค้าของเรานั้นสามารถดำเนินการไปได้อย่างราบรื่นและให้ตอบโจทย์การเป็นโรงงานอุตสาหกรรม 4.0 ได้ในปัจจุบัน
สรุป
จะสังเกตได้ว่าเทคนิคการจัดการใน 5 ข้อที่กล่าวมามีสิ่งที่เหมือนกัน คือเราต้องการข้อมูลของคลังสินค้าให้ครอบคลุมและเจาะลึกเสียก่อนเสียก่อน เพื่อนำมาใช้จัดการคลังสินค้าได้
- หากไม่มีข้อมูลในภาพรวมเราจะไม่รู้ว่าคลังสินค้ามีจุดอ่อนตรงไหน
- หากไม่มีข้อมูลปลีกย่อย เราก็จะไม่รู้ว่าเรื่องเล็กน้อยที่เกิดขึ้นในคลังสินค้าส่งผลเสียอย่างไรบ้าง
- หากไม่มีข้อมูลจากลูกค้า เราก็ไม่รู้ตัวว่าคลังสินค้าของเราควรพัฒนาไปแบบไหนจึงส่งผลดีที่สุด
ดังนั้นการจัดการคลังสินค้าให้ดี หมายถึงการจัดการข้อมูลให้ดี และใช้ข้อมูลที่มีเพื่อจัดการคลังสินค้าและปรับปรุงคลังสินค้าให้ดีที่สุด
ถ้าคุณยังไม่ได้แน่ใจว่าควรใช้ระบบบริหารคลังสินค้าตัวไหนดี หรืออยากได้ระบบโรงงานดีๆ แบบใช้ยาวๆ สักหนึ่งระบบ ปรึกษาเราได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายครับ
