Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นระบบการบริหารจัดการทรัพยากรที่มีความยืดหยุ่นและหลากหลาย และสาเหตุนั้นเองที่ส่งผลให้ ERP ถูกแบ่งออกเป็นหลายประเภท ตามรูปแบบการใช้งานภายในบริษัท ซึ่งหนึ่งในรูปแบบ ERP ที่ได้รับความนิยมที่สุดในปัจจุบันก็คงจะหนีไม่พ้น Cloud ERP
ความโดดเด่นของระบบ ERP รูปแบบนี้ได้รับความนิยมสูงขึ้นเรื่อยๆ โดยเฉพาะในช่วงเวลาที่เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตมีการพัฒนาจนเกิดความเสถียรและมีความเร็วมากขึ้น ในบทความนี้จึงจะพาคุณไปทำความรู้จักกับ Cloud ERP ให้มากขึ้น ว่าทำไมมันถึงกลายเป็นระบบที่สำคัญไม่ว่าจะสำหรับบริษัทหรือใหญ่ และมีความแตกต่างอย่างไรกับ ERP อื่นๆ
รู้จักกับ Cloud ERP
Cloud ERP คือการบริหารจัดการข้อมูลภายในบริษัทที่ดำเนินการผ่าน Cloud หรือระบบประมวลผลแบบกลุ่มเมฆ โดยเป็นการจัดเก็บข้อมูลรวมถึงดำเนินการประมวลผลข้อมูลบนเซิฟเวอร์ของผู้ให้บริการ สามารถใช้งานได้ทุกที่ขอแค่มีอินเทอร์เน็ตเท่านั้น
ซึ่งการทำงานของ Cloud ERP มีข้อดีในจุดที่ว่าอุปกรณ์ทั้งหมดภายใต้ระบบ ERP รวมถึงผู้ใช้งานทุกคนจะอยู่ภายใต้การควบคุมดูแลตราบเท่าที่มีอินเทอร์เน็ตเชื่อมต่ออยู่ (เข้าผ่าน 4G มือถือได้เลย) เราสามารถเข้าถึงข้อมูลทุกอย่างได้ทั้งข้อมูลภาพกว้างและข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ ทำให้สามารถอัปเดตและวางแผนต่างๆ ได้ในทันทีไม่ต้องรอการสื่อสารทางอื่น
การจัดการแบบนี้นอกจากจะช่วยให้เราเข้าถึงคนทุกคนในบริษัทแล้ว ยังช่วยในการประหยัดพื้นที่ ค่าใช้จ่าย รวมถึงการอัปเดตซอฟต์แวร์และอุปกรณ์ต่างๆ ด้วย
ความแตกต่างของ Cloud ERP กับ ERP รูปแบบอื่นๆ
สำหรับประเด็นนี้คงต้องขออธิบายก่อนว่าหากแบ่งตามการจัดเก็บข้อมูลนั้น เราจะสามารถแบ่งแยก ERP ได้เป็นสองรูปแบบใหญ่ๆ คือ
- On-Cloud ERP
- On-Premise ERP
สำหรับ On-Premise ERP ถือเป็นขั้วตรงข้ามกับ Cloud ERP เลยก็ว่าได้ เพราะ On-Premise คือการติดตั้งเซิฟเวอร์ อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการซื้อซอฟต์แวร์ต่างๆ มาติดตั้งในบริษัทที่ต้องการใช้งานระบบ On-Premise เลย ดังความหมายของคำว่า Premise ที่หมายถึงหลักฐานนั่นเอง
ส่วน On-Cloud ERP หรือที่เรียกสั้นๆ กันจนชินว่า Cloud ERP จะเป็นการทำงานดังที่กล่าวไปข้างต้นคือเป็นการดำเนินงานที่อ้างอิงข้อมูลจากเซิฟเวอร์ของผุ้ให้บริการ เราไม่จำเป็นต้องติดตั้งเซิฟเวอร์ที่บริษัทของตัวเองแต่อย่างใด
เปรียบเทียบ Cloud ERP และ On-Premise ERP
ไม่ใช่แค่การวางเซิฟเวอร์เท่านั้นที่ ERP สองรูปแบบนี้แตกต่างกัน แต่ปัจจัยที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ก็มีความแตกต่างไม่น้อยเลย ไม่ว่าจะเป็น
1. ต้นทุนค่าใช้จ่าย
Cloud ERP การใช้ Cloud ERP จะมีต้นทุนในการทำงานที่น้อยกว่า เนื่องจากเป็นการติดตั้งซอฟต์แวร์เพียงอย่างเดียว หากมีค่าใช้จ่ายก็คือค่าใช้จ่ายของเซิฟเวอร์เป็นรายปี ทั้งนี้ส่วนใหญ่ค่าใช้จ่ายพวกนี้จะรวมอยู่ในค่า Maintenance ระบบแล้ว
On-Premise ERP การใช้ ERP รูปแบบนี้จะมีต้นทุนที่สูงกว่าอย่างเห็นได้ชัด เนื่องจากต้องติดตั้งอุปกรณ์ เซิฟเวอร์และมีค่าบำรุงรักษาต่อเนื่องอยู่ตลอด รวมถึงต้องใช้บุคลากรในบริษัทเพื่อคอยดูแลรักษาเบื้องต้น
นอกเหนือจากนั้นยังมีค่าใช้จ่ายแฝงอื่นๆ อีก เช่นค่าใช้จ่ายในการอัปเกรดอุปกรณ์ อัปเดตเซิฟเวอร์ ซ่อมแซมอุปกรณ์รวมถึงตรวจสอบความเข้ากันได้ของซอฟค์แวร์ในการอัปเกรดอุปกรณ์ และคุณจะเป็นฝ่ายรับผิดชอบในการจัดการเต็มๆ เมื่อเกิดปัญหาระบบล่ม ยังไม่นับรวมค่าไฟที่อาจเพิ่มขึ้นเป็นจำนวนไม่ใช่น้อยหากใช้เซิฟเวอร์ที่มีคุณภาพสูง
2. สิทธิเหนือระบบ
Cloud ERP ทางผู้ประกอบการที่ใช้งานระบบจะได้รับสิทธิเต็มที่ในแง่ของการใช้งาน แต่ไม่ได้มีสิทธิเหนือระบบ กล่าวคือไม่สามารถเข้าแก้ไขในส่วนของซอฟต์แวร์เองได้ จำเป็นต้องพึ่งพาผู้ให้บริการในการบำรุงรักษา หรืออัปเดตในกรณีอยากได้ฟังก์ชั่นหรือโมดูลต่างๆ เพิ่มเติม
(ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับมาตรการของบริษัท 1stCraft ERP ของเราให้สิทธิท่านอยู่เหนือระบบในทุกอย่าง ถึงแม้ว่าจะเป็น Cloud ERP ก็ตาม)
On-Premise ERP ระบบนี้มักจะเป็นการซื้อขาดโปรแกรมจากผู้พัฒนา รวมไปถึงการทำซอฟท์แวร์สนับสนุนเซิฟเวอร์เอง ซึ่งจะสามารถทำให้ทำงานได้หลากหลายและครอบคลุมมากกว่า และกับการที่ต้องคอยดูแลโปรแกรมต่างๆ ที่ถูกปรับปรุงเพิ่มเติมออกมาเอง
3. ข้อมูลภายในระบบ
Cloud ERP ข้อมูลทุกอย่างจะถูกเก็บละประมวลผลภายในเซิฟเวอร์ และเชื่อมต่อผ่านอินเทอร์เน็ตเพื่อใช้งานเป็นหลัก ความเร็วในการดำเนินงานบางส่วนจะขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพและคุณภาพของอินเทอร์เน็ตในบริเวณนั้น และขนาดในการจัดเก็บของเซิฟเวอร์ด้วย
On-Premise ERP ข้อมูลทุกอย่างจะถูกเก็บไว้ในเซิฟเวอร์หลักที่ทางผู้ประกอบการดำเนินการติดตั้งไว้เท่านั้น สามารถเข้าใช้งานได้ผ่านการเชื่อมต่อเข้าสู่เซิฟเวอร์ทางช่องทางต่างๆ ซึ่งมักถูกจำกัดไว้เป็นระบบ Wifi ของบริษัท หรือระบบ LAN (Local Area Network) ที่มีการเชื่อมต่อผ่านสายแลน
จากการเปรียบเทียบนั้นจะเห็นได้ชัดเลยว่า Cloud ERP จะมีการทำงานที่ค่อนข้างสะดวกมากกว่า เพียงแต่ต้องแลกกับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอยู่ตลอดการใช้งานเท่านั้น ส่วน On-Premise ERP จะมีข้อจำกัดมากกว่า แต่แลกมาด้วยการดูแลรักษาตัว Hardware และมีค่าเสื่อมที่แอบแฝงนั่นเอง
เลือก ERP อย่างไรให้เหมาะสมกับคุณ
ถ้าเราต้องเลือกระหว่าง On-Premise ERP และ Cloud ERP ล่ะ แบบไหนดีกว่ากัน ? มีวิธีเลือกอย่างไรบ้างให้เหมาะสมกับบริษัท
การเลือกใช้บริการใดๆ ก็ตาม ไม่ว่าจะเป็น ERP หรือบริการอื่นๆ สิ่งที่ทางผู้ประกอบการควรให้ความสำคัญลำดับแรกคือการย้อนมองเข้ามาที่ตัวบริษัทเสียก่อน ว่าเราเป็นบริษัทรูปแบบไหน มีต้นทุน ความสามารถ และความต้องการระบบดังกล่าวมากน้อยเพียงไร
สำหรับ ERP แล้ว สิ่งหนึ่งที่เห็นได้ชัดเลยว่าคุณควรเลือกอะไรแบบไหนคือ “ต้นทุน” และ “ความสะดวก” หากคุณเป็นผู้ประกอบการที่ต้องการควบคุมต้นทุนของตัวเอง Cloud ERP จะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมกับคุณเป็นอย่างมาก เพราะเป็นระบบที่ต้นทุนค่อนข้างต่ำ และไม่มีค่าใช้จ่ายของระบบในระยะยาวมากนัก เรียกได้ว่าไม่ว่าจะอุตสาหกรรมใด ขอแค่มีความต้องการและความเข้าในระบบ ERP ก็สามารถใช้งานได้
ถ้าหากคุณทุนหนาและมีบุคลากรรวมถึงที่ตั้งพร้อม มีทีม IT คอยซัพพอร์ต การเลือก On-Premise ก็ไม่ใช่ตัวเลือกที่แปลกแต่อย่างใด เพราะทางลูกค้าจะได้สิทธิเกี่ยวกับระบบ ERP และการทำงานของเซิฟเวอร์ที่เกี่ยวข้องเต็มที่ แต่อาจแลกกับการจ่ายค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการบำรุงรักษาและดูแลระบบ รวมถึงค่าใช้จ่ายแฝงอื่นๆ ที่ตามมาในภายหลัง
สรุปท้ายบทความ
ระบบ Cloud ERP เป็นระบบที่แตกต่างจากระบบ ERP ทั่วไปอย่างมาก ในแง่ของความสะดวกในการใช้งาน ประหยัดค่าใช้จ่าย ไม่จำเป็นต้องหาที่ตั้งเซิฟเวอร์ รวมถึงเป็นมิตรกับผู้ใช้งานใหม่ทั้งพนักงานและผู้บริหาร เนื่องจากการจัดการระบบส่วนใหญ่จะเป็นหน้าที่ของผู้ให้บริการเป็นหลัก
ไม่ว่าจะเป็นผู้ใช้งานหน้าใหม่หรือคนที่ใช้งานระบบ ERP อยู่แล้ว การพิจารณาเลือกใช้งานระบบ Cloud ERP คุณภาพจากบริษัทที่น่าเชื่อถือ จะช่วยให้คุณสามารถบริหารจัดการทรัพยากรบริษัทได้สะดวกและง่ายดายยิ่งขึ้น รวมถึงสามารถเข้าถึงข้อมูลได้มากกว่าภายใต้งบประมาณที่จำกัดอย่างแน่นอน
หากคุณยังไม่แน่ใจว่าควรใช้ระบบ ERP ในรูปแบบใดหรือระบบ ERP จะสามารถปรับใช้กับองค์กรของท่านได้อย่างไร ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญอย่างเราได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายครับ 🙂
