ขึ้นชื่อว่าองค์กร ไม่ว่าจะบริหารจัดการอย่างไร การวางแผนทรัพยากรย่อมเป็นสิ่งจำเป็นลำดับต้นๆ แต่ก็ไม่ใช่องค์กรทุกองค์กรที่สามารถทำเรื่องดังกล่าวได้อย่างมีประสิทธิภาพ นั่นทำให้เราต้องมีการใช้ตัวช่วย ด้วยระบบ Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP คือสิ่งที่องค์กรมีไว้เพื่อใช้เพื่อจัดการข้อมูลทั้งหมดในองค์กร ตั้งแต่การเงิน การจัดซื้อ ไปจนถึงการจัดการลูกค้า ทั้งหมดสามารถตรวจสอบได้ผ่านการดูแล และสามารถดึงข้อมูลดังกล่าวมาวิเคราะห์ นำเสนอ เพื่อวางแผนบริษัท แคมเปญ จัดสรรงบประมาณ ทุกอย่างสามารถทำให้ง่ายได้ถ้าเรามีการใช้ระบบ ERP
ERP ยุคใหม่ ทำอะไรได้มากกว่าที่คิด
การจัดการด้วย ERP ไม่ใช่เรื่องใหม่แต่อย่างใด แต่มันอาจไม่ใช่เรื่องคุ้นหูสำหรับบ้านเราเท่าไหร่เนื่องจากบริษัทที่มีการจัดการข้อมูลในสมัยก่อนมักเป็นบริษัทใหญ่ๆ เท่านั้น จนเมื่อการเปลี่ยนแปลงเข้ามาถึง และบริษัทเล็กๆ สามารถเข้าถึง ERP ได้ง่าย ผู้คนจึงเริ่มรู้จักเจ้าระบบวางแผนจัดการฐานข้อมูลนี้มากขึ้น
แล้ว ERP ยุคใหม่ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง แถมทำอะไรได้บ้าง? ตั้งแต่มีการกำเนิด ERP มาจนถึงปัจจุบัน ระบบดังกล่าวก็มีการอัปเกรดตัวเองอยู่ตลอดตามความก้าวหน้าของเทคโนโลยีเพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กรต่างๆ
ตัวอย่างเช่น
- เข้าถึงลูกค้าแต่ละรายและสามารถจัดการข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้ารายนั้นๆ ได้
- เชื่อมต่อเข้ากับโปรแกรมต่างๆ การจัดการอีเมล และข้อมูลอื่นๆ ที่ได้รับอนุญาต
- ใช้งานได้หลากหลายอุปกรณ์ รองรับคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน และอุปกรณ์อื่นๆ
- มีการใช้งาน Cloud เพื่อเพิ่มความสะดวกและความปลอดภัย
ทั้งนี้ทั้งนั้นการใช้ระบบที่กล่าวมาจะมีความแตกต่างตามแต่ละเจ้า ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการว่ารองรับเทคโนโลยีใด และมีเทคโนโลยีใดเข้ามาเสริมบ้าง
เหตุผลที่ธุรกิจคุณควรใช้ ERP
1.ตอบโจทย์องค์กรทุกรูปแบบ
ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าทุกองค์กรย่อมมีการจัดการข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นองค์กรใหญ่หรือองค์เล็ก ตั้งแต่การวางแผนบริการจนถึงระดับการสื่อสารองค์กร
ERP จึงเป็นการตอบโจทย์การจัดการข้อมูลในทุกแง่มุม ไม่ว่าจะเป็นโรงงานอุตสาหกรรม ร้านขายปลีก ส่ง ที่มีข้อมูลไหลเวียนวันต่อวัน ธุรกิจขนาดกลาง ขนาดเล็ก (SMEs) หรือแม้แต่สตาร์ทอัพก็ตาม เพราะระบบนี้นั้นครอบคลุมตั้งแต่
- การจัดการข้อมูลการบริหาร
- การจัดซื้อ จัดจ้าง
- การขายสินค้า ส่งสินค้า
- การจัดการบัญชี
- การจัดการแคมเปญ
- การจัดการโปรเจ็ค
- การจัดการคลังพัสดุ
- การจัดการโรงงาน
- การจัดการการเงิน
- การจัดการลูกค้า
ERP ยังมีระบบเชื่อมต่อกับการเสนอราคาและการวิเคราะห์ธุรกิจ สร้างความสะดวกรวดเร็วในธุรกิจของคุณ อีกทั้งการหมุนเวียนการเงินทั้งหมดสามารถตรวจสอบได้จากฝ่ายบริหารแบบเรียลไทม์ ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลทั้งหมดจะตรงตามความเป็นจริงอย่างแน่นอน
อีกประเด็นสำคัญที่มองข้ามไม่ได้คือด้วยความที่ ERP นั้นตอบโจทย์องค์กรทุกรูปแบบ แต่ตัว ERP ยังมีรายละเอียดยิบย่อยที่เหมาะสมกับตัวองค์กรอยู่ เช่น รูปแบบการให้บริหาร ความสำเร็จรูปของระบบ ERP ควรสอบถามผู้ให้บริการ ERP ก่อนดำเนินการติดตั้งระบบเพื่อความสะดวกรวดเร็วและถูกต้อง
2.มีความปลอดภัย
ข้อมูลที่อยู่ในระบบ ERP ในปัจจุบันจะเชื่อมต่อกับ Cloud หรือเซิฟเวอร์เฉพาะของผู้ที่ต้องการติดตั้ง ดังนั้นจึงมีความปลอดภัยสูง ยากต่อการเข้าถึงสำหรับคนนอกองค์กร อีกทั้งยังปลอดภัยหากเกิดเหตุไม่คาดฝัน เพราะมีข้อมูลต่างๆ สำรองบนอินเทอร์เน็ต
การจัดการ ERP ที่ดียังมีบรรทัดฐานที่ถูกสร้างขึ้นไว้ในระดับสากล ดังนั้นถ้าคุณเลือกผู้ให้บริการระบบที่มีความเชี่ยวชาญและน่าเชื่อถือ สามารถมั่นใจได้เลยว่าการจัดการข้อมูลของคุณจะได้รับการดูแลที่ดีอย่างแน่นอน
3.เข้าถึงข้อมูลอย่างเป็นระบบ
ระบบ ERP มีความโปร่งใส สามารถตรวจสอบได้ทุกที่ทุกเวลา ที่สำคัญไปกว่านั้นคือการเข้าถึงข้อมูลของแต่ละคนจะมีการจัดการตามฝ่ายที่กำหนดไว้ เช่น ฝ่ายบัญชี ฝ่ายบริหาร ฝ่ายจัดซื้อ ทำให้เราสามารถติดตามได้ว่าฝ่ายไหนมีการตัดสินใจอย่างไร ดีมากน้อยแค่ไหน ERP บางเจ้าครอบคลุมตั้งแต่การจัดการโรงงานไปจนถึงการขายหน้าร้านเลยทีเดียว
แน่นอนว่าถ้าระบบเป็นแบบนี้ การเข้าไปแก้ไขข้อมูลแบบข้ามฝ่าย ข้ามบุคคลจึงเป็นไปได้ยาก ถ้าเกิดเหตุการณ์ผิดปกติขึ้นก็สามารถเช็คได้ทันทีว่ามีปัญหาอะไรแบบเรียลไทม์ ส่งผลให้การตัดสินใจต่างๆ เป็นไปได้อย่างรวดเร็ว แก้ไขปัญหาอย่างไรรอยต่อ
ระบบดังกล่าวส่งผลให้การวัดผลของบริษัทสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากมีหลักฐานยืนยันจากทุกฝ่ายด้วย
4.ควบคุมการเงินได้ดังใจ
สิ่งที่ทุกบริษัทให้ความสำคัญเลยคือการจัดการการเงิน ว่าสิ่งที่เราลงทุนไปนั้นจะคุ้มค่าหรือไม่ ERP เองก็ตอบโจทย์ในส่วนนี้เช่นกัน นอกจากที่จะทำให้ฝ่ายบริหารเห็นสถิติ การเงิน การบัญชีแบบเรียลไทม์แล้ว ยังทำให้เห็นถึง Supply Chain ขององค์กรอีกด้วย
ส่งผลให้ฝ่ายบริหาร การเงิน สามารถควบคุมการไหลเวียนของการเงิน เพิ่มเหตุผลในการตัดสินใจจัดแคมเปญและการดำเนินกิจการอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว
ที่สำคัญที่สุด ERP ในปัจจุบันไม่ได้มีแค่ตัวเลขอย่างเดียวแล้ว บางตัวอาจมีการแสดงผลเป็นกราฟ ชาร์ทการเงิน การเปรียบเทียบต่างๆ ที่เคยยุ่งยากกลับง่ายดายขึ้นมาก ทำให้ไม่จำเป็นต้องมานั่งทำการอธิบายที่เต็มไปด้วยความลำบากอีกต่อไป
5.สร้างกำไรในระยะยาว
ความรู้คือพลัง ข้อมูลคือขุมทรัพย์ การใช้งานระบบ ERP คือการวางแผนระยะยาวให้องค์กร นอกจากจะเป็นการวิเคราะห์ บริหารข้อมูลทรัพยากรแล้ว ยังทำให้เราเห็นจุดบอด จุดบกพร่องต่างๆ ตลอดจนค่าใช้จ่ายแฝงภายในองค์กรที่ไม่เคยเห็นมาก่อน ทำให้การจัดการข้อมูลนี้ส่งผลดีในระยะยาว
ทั้งนี้ทั้งนั้นผู้บริหาร ตลอดจนคนในองค์กรต้องมีการปรับตัว เรียนรู้การใช้ระบบ ERP นี้ให้เป็นประโยชน์ เพราะไม่ว่าระบบจะดีอย่างไรก็ตาม หากผู้ใช้ไม่ปฏิบัติตามครรลองที่ควรจะเป็น หรือไม่พิจารณาตามข้อมูลที่ได้ ก็ยากนักที่ระบบดังกล่าวจะสามารถเปล่งประกายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แต่ถ้าคุณมีการปรับตัว ใช้ระบบให้เป็นประโยชน์ สร้างความเข้าใจในองค์กร ERP จะกลายเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือสำคัญที่คุณใช้เพื่อสร้างกำไร ก้าวข้ามผ่านไปยังอนาคตอย่างแน่นอน
มาถึงตรงนี้หากท่านใดอยากทราบราคาค่าใช้จ่าย ERP สามารถอ่านบทความหรือติดต่อเรา 1stCraft เข้ามาสอบถามข้อมูลได้เลยนะครับ
ธุรกิจกับโอกาสการพัฒนาด้วย ERP
เห็นได้ชัดว่าการใช้ Enterprise Resource Planning เข้ามาช่วยในองค์กรถือเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่ทำให้องค์กรของคุณก้าวหน้า รับกับการจัดการข้อมูลขนาดใหญ่ที่สำคัญมากขึ้นตามยุคสมัยที่เปลี่ยนไป ยิ่งเรามองเห็นข้อมูล จัดสรรข้อมูล และวิเคราะห์ข้อมูลได้มากเท่าไหร่ เราก็ยิ่งใช้งานมันได้อย่างเต็มประสิทธิภาพได้เท่านั้น
กลับกัน หากไม่มีการจัดการข้อมูลที่ดี ปล่อยปละละเลยข้อมูลบางส่วนที่อาจสำคัญให้จมหายไปกับกองเอกสารหรือไฟล์ การเลือก ERP ที่ดีเข้ามาเป็นตัวช่วยจึงเป็นการบริหารการเงิน ความเสี่ยง และข้อมูลที่ดีกับองค์กรของคุณ
