Lead time คือ ระยะเวลาในการรอสินค้าของผู้ซื้อหรือผู้สั่งออร์เดอร์ทั้งหมด นับตั้งแต่ผู้ซื้อได้ทำการสั่งสินค้าหรือออร์เดอร์จากผู้ขายหรือโรงงาน โดยระยะเวลาในการรอสินค้า หรือ Lead Time จะขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น ประเภทของสินค้า กระบวนการผลิต สต็อกมีของหรือไม่ แหล่งที่มาของสินค้า และการจัดส่ง ฯลฯ
สิ่งสำคัญที่เราจะมาทำความรู้จัก Lead Time นั่นก็เพราะว่า การควบคุม Lead Time ให้ต่ำ ให้อยู่ในระยะเวลาที่เหมาะสม จะช่วยลดเวลา ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้า
ในบทความนี้ เราจะค่อยๆ มาทำความรู้จักองค์ประกอบต่างๆ เข้าใจความสำคัญ และวิธีการลด Lead Time ลงเพื่อให้คุณมีผลประกอบการที่ดีขึ้น
ตัวอย่าง Lead Time อธิบายแบบเข้าใจง่าย
กรณีร้านพิซซ่า
กรณี: ลูกค้าสั่งพิซซ่าที่ร้านพิซซ่า
สถานการณ์:
ลูกค้าคนหนึ่งเดินทางเข้ามาในร้านและได้หาที่นั่งเรียบร้อย จากนั้นพนักงานเสิร์ฟก็ได้นำเมนูพิซซ่าหน้าต่างๆ มาให้เลือก ลูกค้าพิจารณาและเลือกสั่งพิซซ่าหน้าฮาวาเอียน พนักงานเสิร์ฟรับทราบ และลูกค้ายืนยันออร์เดอร์ — Lead Time จะเริ่มขึ้นในตอนนี้
พนักงานเสิร์ฟรับคำสั่งและนำคำสั่งไปแจ้งกับเชฟ แต่เชฟก็ทำตามออร์เดอร์คิวอื่นๆ อยู่ จน 5 นาทีต่อมาจึงได้ดำเนินการทำพิซซ่าหน้าฮาวาเอียน อยู่ราว 10 นาที และพนักงานเสิร์ฟก็รอคิวเสิร์ฟอีกราว 3 นาที และได้ยกไปเสิร์ฟลูกค้า พร้อมกับนำตะกร้าเครื่องมือปรุงไปให้ ใน 2 นาทีต่อมา ลูกค้าตรวจสอบว่าได้รับพิซซ่าหน้าฮาวาเอียนหรือเปล่า เมื่อรายการอาหารที่ได้รับตรงตามคำสั่ง จึงรับอาหารจากพนักงาน — Lead Time จึงจบระยะที่ตรงนี้
จากกรณีตัวอย่าง Lead Time ที่ต้องใช้อาจเป็นไปได้ตั้งแต่ 20 – 25 นาที (รวมระยะเวลานำออร์เดอร์ไปให้เซฟและระยะเวลาในช่วงเสิร์ฟที่มีการตรวจเช็คความเรียบร้อยและแนะนำอาหาร) จะเห็นได้ว่า Lead Time ประกอบไปด้วยกระบวนการหลายกระบวนการ ซึ่งเราสามารถแยกทำความเข้าใจออกเป็นองค์ประกอบๆ ได้
องค์ประกอบของ Lead Time มีอะไรบ้าง?
องค์ประกอบโดยทั่วไปของ Lead Time จะประกอบไปด้วย “Cycle Time” หรือระยะเวลาในกระบวนการดำเนินการต่างๆ จำนวน 6 องค์ประกอบ ซึ่งไม่ว่าจะเป็นกระบวนการผลิต-ส่งสินค้าในโรงงาน(Manufacturer) หรือกระบวนการในร้านพิซซ่า (Restaurant) จากกรณีตัวอย่าง Lead Time ก็ประกอบไปด้วย 6 องค์ประกอบนี้เช่นเดียวกัน ได้แก่
1. ระยะเวลาก่อนเริ่มกระบวนการ (Preprocessing Time)
หมายถึง ระยะเวลาที่ใช้ไปในช่วงการสั่งและรับออร์เดอร์ รวมไปถึงระยะเวลาที่ใช้ในการทำความเข้าใจคำสั่ง การทำใบสั่งซื้อ (Purchase Order) จากกรณีของร้านพิซซ่า ตรงนี้จะเป็นช่วงหลังจากที่ลูกค้ายืนยันคำสั่ง และพนักงานเริ่มนำออร์เดอร์ไปให้เชฟก่อน ตลอดจนระยะเวลาที่รอการเริ่มกระบวนการผลิต/ทำจริง
2. ระยะเวลาดำเนินการ (Processing Time)
หมายถึง ระยะเวลาจริงๆ ที่ใช้ในการผลิตโปรดักต์ตามที่ได้วางแผนไว้ หรือถ้าเป็นตัวอย่างการสั่งพิซซ่าข้างต้น ก็คือเวลาที่เชฟรับออร์เดอร์ในคิวมาลงมือทำนั่นเอง
3. ระยะเวลาที่อยู่ในคิวดำเนินการ (Waiting Time)
หมายถึง ระยะเวลาหลังจากที่โปรดักต์หรือรายการสินค้าผ่านการดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่อยู่ในคิวที่จะนำไปเก็บไว้ในสต็อกหรือโกดัง (Warehouse) เพื่อรอขนส่งต่อไป ในกระบวนการนี้ ถ้าเป็นร้านพิซซ่า จะเป็นช่วงหลังจากที่เซฟทำพิซซ่าเสร็จพักไว้ ซึ่งคาบเกี่ยวกับกระบวนการต่อไป
4. ระยะเวลาในการจัดเก็บ (Storage time)
หมายถึง ระยะเวลาที่ใช้ขณะที่สินค้า/โปรดักต์อยู่ในโกดังเพื่อเตรียมขนส่งไปให้ลูกค้า จะเทียบได้กับช่วงที่พิซซ่าเสร็จและรอพนักงานนำไปเสิร์ฟให้ลูกค้า
5. ระยะเวลาในการขนส่ง (Transportation Time)
หมายถึง ระยะเวลาที่เริ่มการขนส่งสินค้า/โปรดักต์ไปหาลูกค้าหรือผู้สั่งออร์เดอร์ หากเป็นร้านพิซซ่า กระบวนการนี้จะเริ่มนับตอนที่ถาดพิซซ่า (สินค้า) อยู่บนมือของพนักงานเสิร์ฟเพื่อนำไปเสิร์ฟให้กับลูกค้า
6. ระยะเวลาตรวจสอบ (Inspection time)
หมายถึง ระยะเวลาที่สินค้ามาถึงลูกค้าหรือผู้สั่งเป็นที่เรียบร้อยและลูกค้าพิจารณาว่า สินค้าที่ได้ตรงกับสิ่งที่สั่งไปหรือเปล่า ตรงกับใบสั่งซื้อในคุณภาพและปริมาณที่สั่งไว้หรือไม่ หากเป็นร้านพิซซ่า กระบวนการนี้ก็คือ เมื่อลูกค้าได้รับพิซซ่าและตรวจสอบว่า ได้หน้าพิซซ่าถูกต้องและได้ไซส์ถูกต้องหรือเปล่า เมื่อลูกค้ายืนยันและรับสินค้า Lead Time จะสิ้นสุดตรงนี้
6 Cycle Time หรือระยะเวลาเหล่านี้ จะรวมกันเป็น 1 Lead Time ซึ่งระยะเวลาความช้า-เร็ว จะขึ้นกับปัจจัยหลากหลายประการ เช่น ลักษณะของโปรดักต์ ความซับซ้อนในการผลิต สถานที่ตั้งของที่ผลิต ที่มาของวัสดุ/วัตถุดิบ ที่ตั้งโกดัง การขนส่ง และปริมาณและความซับซ้อนของออร์เดอร์ที่ต้องตรวจสอบ เป็นต้น
การที่เราทำความเข้าใจ Lead Time โดยแยกออกเป็นองค์ประกอบๆ จะช่วยให้เรามองเห็นระยะเวลาที่ใช้กับแต่ละส่วน และหาทางลด Cycle Time ในแต่ละช่วงได้
ความสำคัญของ Lead Time และผลกระทบต่อกระบวนการผลิตและธุรกิจ
หากเรารู้ว่า Lead Time ในการดำเนินการผลิตโปรดักต์ของเรานานเท่าไหร่ จุดสำคัญ คือ เราจะสามารถ ‘คาดการณ์’ สิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปและเตรียมพร้อมได้ทันท่วงที
ลองจินตนาการว่า เราคือโรงงานที่ผลิตชิ้นส่วนชิ้นส่วนหนึ่ง ที่ต้องใช้วัตถุดิบตั้งต้นเป็นเหล็กมาหล่อและนำมาขึ้นรูป จากนั้นจึงค่อยนำมาประกอบเป็นชิ้นงาน ขนส่ง โดยระยะเวลา Lead Time อาจสูงถึง 1 เดือน โดย 2 สัปดาห์เป็นระยะที่ติดต่อกับซัพพลายเออร์ (Supplier) เพื่อหาเหล็ก 1 สัปดาห์เพื่อขึ้นหล่อและขึ้นรูป และอีก 1 สัปดาห์ คือ นำเหล็กออกมาประกอบเป็นชิ้นงาน
ดังนั้น หากมีออร์เดอร์ลูกค้าเข้ามา เราก็จะรู้แล้วว่า ต้องใช้ Lead Time นานเท่าไหร่ เพื่อสื่อสารและทำข้อตกลงกับลูกค้า
ทั้งนี้ เมื่อเราแยกตามองค์ประกอบของ Lead Time แล้วจะเห็นได้ว่า ช่วงเวลาที่ช้าอาจอยู่ที่ระยะก่อนดำเนินการ (Preprocessing Time) ที่ต้องรอเหล็กจากซัพพลายเออร์ เราก็อาจจะแก้ไขเพื่อลดระยะเวลาตรงนี้ลง เพื่อให้ Lead Time โดยรวมลดลง
ความสำคัญของ Lead Time นั้น ส่งผลต่อการตัดสินใจของลูกค้าอย่างยิ่ง จากกรณีข้างต้น ถ้าเราเป็นโรงงานและต้องใช้เวลารอเหล็กกว่า 2 สัปดาห์ เราอาจจะไม่ค่อยพอใจและหาซัพพลายเออร์เจ้าใหม่ที่เหล็กได้เร็วกว่า (เพื่อลด Lead Time ฝั่งของเราลง) เช่นเดียวกันกับลูกค้า Lead Time หรือระยะเวลาในการรอสินค้าสำคัญต่อการตัดสินใจทำธุรกิจต่อด้วย เพราะเขาอาจมองหาเจ้าอื่นที่ใช้เวลาน้อยกว่าได้
นอกจากนี้ ยิ่ง Lead Time สูงก็มีแนวโน้มว่า โรงงานจะยิ่งมีค่าใช้จ่ายสูงตามไปด้วย ซึ่งอาจมาจากค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภคอย่าง น้ำ ไฟ รวมไปถึงค่าจ้างพนักงาน เพราะหากเครื่องจักรและตัวโรงงานว่าง นั่นเท่ากับว่า โรงงานต้องเสียค่าใช้จ่ายดังกล่าวและค่าเสื่อมสภาพโดยที่ไม่ได้อะไรกับมา
สรุปประโยชน์ของ Lead Time ต่อโรงงานและการทำธุรกิจ
- ช่วยให้สามารถคาดการณ์ได้ว่าต้องใช้เวลาทั้งสิ้นนานเท่าไหร่กว่าที่ลูกค้าจะได้สินค้า
- ช่วยในการวางแผนคงคลัง ว่าควรมีของในสต็อกจำนวนเท่าไหร่ ต้องเตรียมอะไรไว้ก่อน เป็นต้น
- ช่วยให้มีข้อมูลในการพิจารณาเลือกซัพพลายเออร์หรือผู้เกี่ยวข้องส่วนต่างๆ
- ช่วยเพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้ จากการเข้าใจและสามารถควบคุม Lead Time ให้ลดลงได้
- ช่วยให้ได้เปรียบกว่าคู่แข่ง (ใช้เวลาได้น้อยกว่าก็เป็นข้อได้เปรียบที่ทำให้ลูกค้าเลือก)
วิธีลด Lead Time ในโรงงานทำได้อย่างไรบ้าง
แม้ว่าปัจจัยที่จะทำให้ Lead Time สูงหรือต่ำ จะขึ้นอยู่กับหลากหลายปัจจัยซึ่งอาจมีหลายอย่างที่เราหลักเลี่ยงไม่ได้ แก้ไขได้ยาก เช่น วัตถุดิบมีวันหมดอายุ ไม่สามารถสต็อกได้ โกดังจำกัด ฯลฯ แต่ก็ยังมีอีกหลายปัจจัยที่โรงงานหรือธุรกิจสามารถควบคุมได้ ดังเช่น วิธีลด Lead Time ต่อไปนี้
1. ยกเลิกขั้นตอนหรือกิจกรรมที่ไม่ก่อให้เกิดมูลค่า
ตรวจสอบขั้นตอนการผลิตต่างๆ ตั้งแต่ BOM หรือ Bill of Materials ว่ามีขั้นตอนที่ซับซ้อนเกินจำเป็น ขั้นตอนที่ไม่ก่อให้เกิดผลิตผลอะไร โดยเฉพาะในระยะก่อนดำเนินกระบวนการ (Preprocessing Time) ที่มักจะเป็นการตกลงหรือส่งต่อออร์เดอร์ ซึ่งอาจแก้ไขได้ด้วยการใช้ระบบอัตโนมัติและลดขั้นตอนการเดินเรื่อง / เดินเอกสาร
2. ลดความซับซ้อนของชิ้นส่วนประกอบหรือวัตถุดิบ
หากโปรดักต์ต้องประกอบขึ้นจากชิ้นส่วนเล็กๆ น้อยๆ หลายชิ้นส่วน ชิ้นงานจะมีความซับซ้อน จะทำให้มีกระบวนการในการผลิตหลายขั้นตอน จึงต้องพิจารณาดูว่า ชิ้นส่วนไหนที่สามารถสั่งจากซัพพลายเออร์ได้ ไม่จำเป็นต้องผลิตเองทั้งหมด แล้วเหลือแค่ประกอบชิ้นส่วนหลักเข้าด้วยกัน
3. วางสายการผลิตให้สามารถทำงานคู่ขนานกันไปได้อย่างเป็นระบบ
เครื่องจักรขนาดใหญ่ที่สามารถทำงานได้ครบกระบวนการอาจไม่ดีเสมอไป จริงๆ แล้ว การแบ่งสายการผลิตออกเป็นหลายๆ สาย โดยแต่ละสายสามารถทำงานไปพร้อมๆ กันได้พร้อมๆ กัน และรอเอาไปประกอบกันภายหลัง อาจช่วยลด Lead Time ในระยะการผลิตลงได้
4. ดำเนินงานอย่างเป็นมาตรฐาน
ลำดับการดำเนินงานควรที่จะต้องมีระบุและกำกับลำดับขั้นตอนไว้อย่างชัดเจน โดยเฉพาะส่วนที่นอกเหนือสายพานการผลิต การชัดเจนในข้อกำหนด รวมถึงสื่อสารให้พนักงานทุกคนรับทราบและปฏิบัติตาม จะช่วยลดความสับสน และระยะเวลาตัดสินใจในการดำเนินงานลง
5. ลดขั้นตอนและระยะเวลาในการทำงาน
การสอบทานกระบวนการอยู่เรื่อยๆ จะช่วยให้เห็นว่า กระบวนการใดใช้เวลาเท่าไร เมื่อพิจารณาดูแล้ว พบว่า ขั้นตอนใดใช้เวลาเกินจำเป็น ก็หาวิธีทำวิธีอื่นหรือพยายามลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกไป หรือตัดสินใจจัดหาจากซัพพลายเออร์
6. มีแผนในการรับมือและบำรุงรักษาเครื่องจักร/อุปกรณ์การผลิต
ช่วงเวลาที่น่ากลัวและส่งผลเสียต่อกระบวนการทั้งหมดก็คือ ช่วงระบบล่ม (Down time) ของเครื่องจักรหรือสายพานการผลิต ทุกๆ โรงงานควรมีแผนรับมือช่วงระบบล้มอย่างเป็นกิจลักษณะ นอกจากนี้ ก็ควรมีแผนบำรุงรักษาเครื่องไม้เครื่องมือ หรือเครื่องจักรเพื่อยืดระยะเวลาการใช้งานและลดโอกาสเกิด “Error” อย่างสม่ำเสมอ
7. บริหารซัพพลายเออร์
ควรมีซัพพลายเออร์ในลิสต์ไว้อยู่เสมอ รวมถึงให้คะแนนและประเมินการทำงานของซัพพลายเออร์ว่า ควรเลือกจัดซื้อชิ้นส่วน อุปกรณ์ หรือสั่งสินค้าจากเจ้านี้ต่อหรือไม่ แล้วมีซัพพลายเออร์เจ้าใดที่จะสามารถช่วยเราลด Lead Time ลงได้บ้าง
ควบคุม Lead Time = เพิ่มกำลังการผลิตและกำไร
ธุรกิจและโรงงานก็สามารถเพิ่มกำลังการผลิต เพิ่มความพึ่งพอใจให้กับลูกค้าได้ ด้วยการควบคุม Lead Time ให้ต่ำลง การเข้าใจ Lead Time องค์ประกอบหรือ Cycle Time ในแต่ละระยะ และวิธีที่บทความนี้ได้นำเสนอ น่าจะพอช่วยให้คุณเห็นปัญหาและสิ่งที่สามารถปรับปรุงในกระบวนการผลิตของคุณได้
