หลายคนคงทราบเกี่ยวกับระบบ ERP หรือ Enterprise Resource Planing แล้วว่าเป็นระบบสำหรับวางแผนการจัดการทรัพยากรอย่างครอบคลุม สามารถทำงานได้หลากหลายอุตสาหกรรม ซึ่งความยืดหยุ่นในการทำงานนี้ก็มาจากส่วนประกอบภายในของระบบนั่นเอง บทความนี้จะมาอธิบายว่าในระบบ ERP ประกอบด้วยอะไรบ้าง ทำไมจึงทำงานได้รอบด้านขนาดนี้
ส่วนประกอบของระบบ ERP
ระบบ ERP จะสามารถแบ่งออกเป็นระบบย่อยได้ 6 ระบบหลักๆ และในระบบนั้นๆ ก็จะประกอบด้วย
ฟังก์ชั่นแยกย่อยแตกต่างกันออกไป โดยมีรายละเอียดดังนี้
- ระบบบริหารทรัพยากรการผลิต(MRP)
- ระบบบริหารจัดการทรัพยากรการเงิน (FRM)
- ระบบบริหารจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM)
- ระบบบริหารจัดการห่วงโซ่อุปทาน (SCM)
- ระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล (HRM)
- ระบบอื่นๆ ที่สามารถปรับแต่งเพื่อให้เข้ากับธุรกิจทุกรูปแบบ
1.ระบบบริหารทรัพยากรการผลิต(MRP)
ระบบการบริหารจัดการทรัพยากรการผลิต หรือเรียกง่ายๆ ว่าระบบจัดการการผลิตสินค้าเป็นหนึ่งในปัจจัยหลักที่ทำให้ ERP กลายเป็นสิ่งจำเป็น โดยเฉพาะอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ที่จำเป็นต้องมีการจัดการในโรงงานอย่างเป็นระบบ มีความละเอียดสูง
โดยการจัดการทรัพยากรการผลิตจะถูกซอยย่อยออกเป็นส่วนต่างๆ เช่น
- การวางแผนการผลิต
- การจัดการวัตถุดิบและทรัพยากร
- การตรวจสอบการขนส่งสินค้า
- การจัดการคลังสินค้า
ERP จะเป็นตัวรวบรวมข้อมูลทุกอย่างและจัดเก็บลงใน Database เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบที่ไหน เมื่อไหร่ ก็ได้ อีกทั้งยังมีความสามารถในการวิเคราะห์ (Analyze) ข้อมูล เพื่อส่งไปให้ฝ่ายขายหรือฝ่ายจัดซื้อ เพิ่มความเสถียรของการทำงาน และเพิ่มความสามารถในการทำกำไรอีกด้วย
2.ระบบบริหารจัดการทรัพยากรการเงิน (FRM)
ความคุ้มค่าของธุรกิจย่อมขึ้นอยู่กับเม็ดเงินที่ไหลเวียนเป็นหลัก ERP เองก็เห็นจุดนี้สำคัญ จึงมีการเพิ่มระบบจัดการการเงินด้วย
แน่นอนว่าไม่ใช่แค่เพียงการเก็บข้อมูล ซื้อ ขาย แต่ยังมีการจัดการบัญชีที่แบ่งแยกหมวดหมู่ต่างๆ ออกจากกัน และสามารถตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดได้ด้วยการเรียกดูแค่ครั้งเดียว โดยจะเน้นหนักไปใน “ความคุ้มค่า” ของการลงทุน ว่าลงทุนในสินค้าตัวนี้ มากน้อยเกินไปหรือไม่ รวมค่าใช้จ่ายจิปาถะ น้ำไฟ แล้วได้กำไรมากน้อยแค่ไหน ซึ่งจะคำนวณเป็นต่อหน่วยการผลิต หรือคำนวณแบบองค์รวมก็ได้เช่นกัน
3.ระบบบริหารจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM)
ขายดี ขายได้ หากอยากทราบว่าลูกค้าคนไหนมีแนวโน้มที่จะซื้อสินค้าหรือบริการของเรา CRM คือคำตอบครับ เพราะระบบบริหารจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า จะทำการ Track ข้อมูลต่างๆ และทำการคำนวณว่าบุคคลเหล่านี้กำลังสนใจสินค้า บริการแบบไหน
โดยระบบ CRM อาจดำเนินการต่อไปเพื่อสนับสนุนการขาย เช่น การนำเสนอเฉพาะข้อมูลที่กลุ่มลูกค้านั้นๆ กำลังสนใจ (Remarketing) เพื่อทำให้เค้ากลายมาเป็นลูกค้าของเราในอนาคต
4.ระบบบริหารจัดการห่วงโซ่อุปทาน (SCM)
ห่วงโซ่อุปทาน หรือ Supply Chain คือตัวกำหนดความก้าวหน้าโดยองค์รวมของธุรกิจ ระบบบริหารจัดการนี้จึงเน้นในการตรวจสอบและคาดคะเนว่า การผลิตของเรา มาก น้อย เกินไปอย่างไร และลูกค้ามีโอกาสจะซื้อสินค้าตัวไหนเพิ่มขึ้นในอนาคต
ระบบจัดการห่วงโซ่อุปทานนี้จะเชื่อมโยงโดยตรงไปถึงระบบการจัดการทรัพยากรการผลิต เพื่อประเมินการบริหารจัดการทรัพยากรว่าดีแล้ว หรือต้องเปลี่ยนแปลงตรงไหนบ้าง ให้การผลิตสินค้าและบริการของเราเติบโตขึ้นได้ในอนาคต
5.ระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล (HRM)
อีกส่วนสำคัญของระบบที่ขาดไม่ได้คือการจัดการบุคคลากรนั่นเอง ที่จะทำหน้าที่ประเมินบุคลากรในบริษัท ว่าทำงานได้มากน้อยแค่ไหน ตรงตามเป้าหมายหรือไม่ ผ่านทางการวัดผลจากฐานข้อมูลที่กำหนดไว้
ซึ่งในระบบอาจรวมไปถึงการตรวจสอบข้อมูลบุคลากรเพื่อการว่าจ้างพนักงานใหม่ เทรนพนักงาน ประเมินเงินเดือน ไปจนถึงการโยกย้ายหน้าที่ในฝ่ายต่างๆ ตามความเหมาะสม
6.ระบบอื่นๆ ที่สามารถปรับแต่งให้เข้ากับธุรกิจทุกรูปแบบ (Customisation)
สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด คือจุดเด่นและประโยชน์สูงสุดของระบบ ERP คือการปรับแต่งให้เข้ากับธุรกิจของคุณนั่นเอง เพราะในแต่ละบริษัทย่อมมีระบบการทำงานไม่เหมือนกันถูกไหมครับ? เช่น ระบบบริหารคลังสินค้า ระบบการขนส่ง ระบบการบันทึกขนาดสินค้า ระบบการจำแนกสินค้า และอื่นๆ อีกมากมาย
ด้วยการทำงานที่แตกต่างนี้เอง เราจึงควรปรับแต่งระบบ ERP ให้ตอบโจทย์ธุรกิจของคุณมากที่สุด เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงที่สุด หากไม่แน่ใจว่า ERP จะสามารถตอบโจทย์ธุรกิจของคุณได้หรือไม่ ปรึกษาเราได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายนะครับ 🙂
การทำงานโดยรวมของระบบ ERP
ถึงการทำงานต่างๆ จะดูซับซ้อน แต่แท้จริงแล้วหลักการทำงานของ ERP กลับเน้นความเรียบง่ายในการส่งข้อมูล ลดความยุ่งยากในการทำงาน
การเชื่อมโยงข้อมูลอย่างเป็นระบบ
ข้อมูลต่างๆ จะถูกเก็บลงใน Database หลัก และมีการดึงออกมาใช้งานได้ตามการอนุญาตของฝั่งบริหาร ซึ่งในทุกๆ ฝ่ายจะถือข้อมูลเดียวกัน ไม่มีการวางข้อมูลซ้ำซ้อนเพื่อให้เกิดความสับสน สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ ไม่เหมือนสมัยก่อนที่แบ่งแยกข้อมูลเก็บกันคนละที่ คนละหน่วย
สิ่งสำคัญคือด้วยความก้าวหน้าของการทำงานในปัจจุบัน ทำให้ข้อมูลทุกอย่างใน Database จะมีการเปลี่ยนแปลงแบบ Real-Time และมีการอัปเดตเข้าระบบในทันทีเพื่อง่ายต่อการตรวจสอบ เช่น ฝ่ายบัญชีสามารถรับรู้จำนวนการจัดซื้อจัดจ้างที่ฝ่ายการผลิตต้องการได้ทันที และสามารถดำเนินการสร้างเอกสารได้โดยไม่ต้องมีการยื่นเรื่องให้วุ่นวาย
วางแผนการทำงานได้ง่ายขึ้นด้วย ERP
นอกเหนือจากความสะดวกต่อการตรวจสอบและความง่ายต่อการทำงานแล้ว การทำงานของระบบ ERP ยังเอื้อความสะดวกแก่ฝ่ายวางแผนได้เป็นอย่างมากอีกด้วย
แทนที่จะดำเนินการสรุปรวบยอดในแต่ละเดือน ฝ่ายวางแผนอาจดำเนินการตรวจสอบเป็นหลักสัปดาห์ หรือวันต่อวัน ด้วยข้อมูลที่อัปเดตอย่างสม่ำเสมอ และวางแผนการผลิต จัดโปรโมชั่น ไปจนถึงการจัดการด้านลูกค้าสัมพันธ์ ด้วยการดำเนินการอย่างรวดเร็วทันเวลา จะทำให้บริษัทเติบโตขึ้นได้อย่างไม่ต้องสงสัย
สรุป
มาจนถึงตอนนี้คงเห็นแล้วนะครับว่าระบบ ERP มีความครอบคลุม สามารถใช้งานได้หลากหลายขนาดไหน หลายคนอาจมองว่า ระบบที่มีความละเอียดเยอะแบบนี้ จะนำมาปรับใช้ได้จริงหรอ? ต้องขอตอบเลยครับว่า บริษัทในปัจจุบันแทบจะใช้ ERP กันหมดแล้ว เพราะ ERP สามารถปรับแต่งให้ตอบโจทย์ธุรกิจคุณได้
เพียงคุณต้องมีการประเมินการทำงานว่าจะใช้ระบบดังกล่าวในส่วนใดบ้าง ต้องการเน้นระบบใดเป็นสำคัญ เพียงเท่านี้คุณก็สามารถเลือก และบริหารจัดการระบบ ERP ของตัวเองได้อย่างคุ้มค่าแล้วล่ะครับ
หากคุณเป็นหนึ่งในบริษัทที่ใช้โปรแกรม Excel ในการบันทึกข้อมูลอยู่ เราเชื่อว่าระบบ ERP จะช่วยให้การทำงานคุณง่ายขึ้นจนผู้ประกอบการต้องยิ้มออกแน่นอนครับ 🙂
สนใจบริการ ERP ปรึกษาฟรี แถม Unlimited Users
