ระบบคลังสินค้าทำอะไรได้บ้าง? มีประโยชน์ต่อธุรกิจคุณอย่างไร?

ยิ่งกิจการเติบโตมากขึ้นเท่าไหร่ สิ่งที่ตามมาก็จะยุ่งยากมากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะการจัดการคลังสินค้าที่จะทวีความซับซ้อนและข้อจำกัดมากมาย หากไม่ได้มีการวางระบบคลังสินค้า (Inventory management) ให้ดีตั้งแต่ต้นแล้วล่ะก็ เรื่องที่ดูเหมือนจะง่ายๆ นี้อาจเป็นตัวแปรที่ทำให้ลูกค้าหมดความเชื่อถือต่อบริษัทหรือสถานประกอบการของคุณเลยก็ได้ 

บทความนี้จึงจะพาคุณมาทำความรู้จักกับระบบคลังสินค้าและการจัดการสินค้าคงคลังให้มากขึ้น ว่าทำไมปัจจุบันเรื่องนี้ถึงเป็นสิ่งที่จำเป็นมาก ซึ่งไม่ว่าจะบริษัทเล็กหรือใหญ่ก็ต้องให้ความสำคัญแทบทั้งสิ้น

ระบบคลังสินค้ามีบทบาทอย่างไร

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าเราไม่รู้ว่ามีอะไรอยู่ในโกดังของตัวเองบ้าง?

คำถามสั้นๆ เพียงแค่นั้นอาจเป็นตัวจุดประกายให้หลายคนส่ายหน้าด้วยความปวดเศียรเวียนเกล้าแล้ว ระบบคลังสินค้า (Inventory management) ไม่ใช่ระบบที่เพิ่งเกิดมาไม่นาน ทว่ามันมีบทบาทมาตั้งแต่สมัยที่มนุษย์ทำการเดินเรือส่งสินค้าไปๆ มาๆ ระหว่างประเทศเสียด้วยซ้ำ 

บทบาทที่แท้จริงของระบบคลังสินค้าจึงเป็นการ “ตรวจสอบ” และ “บันทึก” การเดินทางเข้า ออก คงอยู่ ของสินค้า และในบางครั้งก็รวมถึงวัตถุดิบที่ถือเป็นสินค้าจากการสั่งซื้อด้วยเช่นกัน ซึ่งทั้งหมดจะถูกควบคุมด้วยคอมพิวเตอร์ ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบและติดตาม โดยคำจำกัดความของสินค้านั้นจะขึ้นอยู่กับตัวบริษัทว่าจะระบุการจัดการในส่วนนี้อย่างไร

เชื่อว่าในอดีตหลายต่อหลายบริษัทอาจเคยเจอประสบการณ์แปลกๆ เช่น เราไม่เคยรับรู้มาก่อนว่าคลังสินค้าเรามีสินค้าชนิดนี้อยู่มานานแล้ว หรือการจดบันทึกของสต็อกสินค้าของสโตร์แต่ละคนไม่เหมือนกัน ระบบคลังสินค้าหรือ Inventory management จะคอยเข้ามาลบจุดบอดตรงนี้ และทำให้การทำงานทั้งหมดสมบูรณ์พร้อมมากยิ่งขึ้นกว่าเดิม 

ซึ่งแน่นอนว่าเทคโนโลยีจะไม่หยุดอยู่กับที่ ระบบคลังสินค้าเองก็เช่นกัน มันจะมีการตรวจสอบและบันทึกสินค้าอยู่อย่างเช่นเคย แต่เพิ่มเติมด้วยความลึกและหลากหลายมากขึ้น

ระบบคลังสินค้ายุคใหม่ที่เหนือกว่า

ระบบคลังสินค้ายุคใหม่ไม่ใช่แค่การคีย์ข้อมูลลงบนคอมพิวเตอร์อีกต่อไป แต่เป็นการประยุกต์เทคโนโลยีทุกสิ่งทุกอย่างเอาไว้เพื่อจัดการสินค้าที่คุณมี ไม่ว่าจะเป็นการใช้ RFID ไปจนถึงการติดตั้งระบบ IoT เข้าร่วมกับตัวคลังสินค้าทำให้เป็นอุตสาหกรรมแบบ 4.0 ตอบโจทย์โลกในยุคปัจจุบัน

สิ่งที่ระบบคลังสินค้าปัจจุบันต้องการที่สุดคือการบริหารจัดการสินค้าปริมาณมหาศาลและใช้ “ข้อมูล” ส่วนนั้นมาเกื้อหนุน บริหารจัดการตัวบริษัทให้เกิดประโยชน์สูงสุดด้วย 

และนี่คือประโยชน์ของระบบคลังสินค้า ที่มีดีมากกว่าการบันทึกรายการเข้าออกครับ

ประโยชน์ของระบบคลังสินค้า

1.รับรู้ถึงสินค้าคงคลังตลอดเวลา

ไม่ต้องกังวลว่าสินค้าจะหมดสต๊อกหรือขาดตลาด ในระบบจะมีการตรวจสอบทั้งปริมาณ วัน ระยะเวลาการขนส่ง ทำให้การจัดการทั้งหมดเป็นไปได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว ซึ่งหากเป็นระบบขนาดใหญ่ อาจมีการตรวจสอบคุณภาพ อุณหภูมิ และรายละเอียดอื่นๆ ของสินค้านั้นๆ ไว้ด้วย

2.ควบคุมคลังของคุณได้หมดจด ต้นน้ำถึงปลายน้ำ

ระบบคลังสินค้าที่ดีจะมอบมุมมองใหม่ให้แก่คุณมากกว่าการใช้ตาราง Excel ในการบริหารจัดการสินค้า คุณสามารถเห็นการคงอยู่ของสินค้าต่างๆ แคมเปญต่างๆ การซื้อขายที่เกิดขึ้นและมันจะถูกเปลี่ยนแปลงไปในรูปแบบที่คุณสามารถมองออกง่ายที่สุด ไม่ว่าจะเป็นกราฟแท่ง กราฟเส้น หรือตัวเลข

นอกเหนือจากนั้นสินค้าทุกประเภทที่ผ่านระบบคลังสินค้าจะต้องผ่านระบบการจำแนกแจกแจง ทั้งกลุ่มสินค้า แบรนด์ โกดังสินค้า ผู้จัดส่ง ไปจนถึงช่วงเวลาในการรับ ส่ง สินค้า ส่งผลให้การบริหารจัดการสินค้าของคุณเป็นไปได้อย่างง่ายดาย และข้อมูลดังกล่าวจะสามารถแบ่งปันให้คนอื่นดูได้ตามการอนุญาตของคุณ

3.เปลี่ยนทุกอย่างเป็นระบบอัตโนมัติ

นอกเหนือจากการบอกเวลาหมดอายุของสินค้าแล้ว เรายังสามารถตั้งเวลาแจ้งเตือนเกี่ยวกับมันได้อีกด้วย เช่น แจ้งเตือนให้มีการเปลี่ยนสินค้าก่อนหมดอายุ 2 วัน เพื่อช่วยให้เราสามารถจัดการสต๊อกสินค้าได้ดีขึ้น ลดการทำให้ลูกค้าได้ของเสียที่ส่งผลในระยะยาวต่อแบรนด์ของคุณ

4.ระบุรายละเอียดแบบเจาะลึก

ดังที่บอกว่าเราสามารถระบุรายละเอียด วัน เวลา และประเภทของสินค้าได้ เรายังสามารถตั้งค่าอื่นๆ ได้ตามต้องการอีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นสี ไซส์ และรูปร่าง ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะส่งผลดีต่อการจัดวางสินค้าในโกดัง การขนส่ง ที่สามารถดำเนินการจัดการให้ง่ายขึ้น ไวขึ้น เช่น สินค้าประเภทนี้มีการจัดส่งบ่อยครั้ง มีรูปร่างเล็ก ควรตั้งให้สังเกตง่าย เป็นต้น

5.หมดปัญหายิบย่อยกับการชั่งตวงวัด

ไม่น่าเชื่อก็ต้องเชื่อกับปัญหาโลกแตกที่หลายคนมองข้าม สินค้าหลายประเภทมีการระบุหน่วยการวัดไม่เหมือนกัน ทั้งกิโลกรัม กรัม ขีด ถ้วย ลิตร หน่วยเหล่านี้จะถูกตั้งค่าให้มีการเปลี่ยนแปลงตามการกำหนดได้ด้วยระบบคลังสินค้าที่ดีและเหมาะสม คุณสามารถมองทุกอย่างภายใต้หน่วยวัดเดียวได้ โดยไม่ต้องไปนั่งเทียบตัวแปรเองให้ยุ่งยากอีกต่อไป 

6.การจัดการสินค้าหมดอายุแบบมีคุณภาพ

ไม่ต้องกังวลว่าจะมีปัญหาสินค้าหมดอายุในโกดัง เมื่อคุณสามารถตรวจสอบสินค้าทุกตัวได้หมดภายใตหน้าจอเดียว และสามารถสั่งการจัดการสินค้าเหล่านั้นได้ในทันที

7.เปลี่ยนคลังสินค้าไร้ให้ขอบเขต

ไม่จำเป็นว่าเราจะต้องจำกัดคลังสินค้าเป็นโกดังขนาดใหญ่ ด้วยระบบคลังสินค้าและการจัดการที่ดีพอ สามารถเปลี่ยนสถานที่ใดๆ ที่เหมาะสมเป็นคลังสินค้าได้ทั้งสิ้น ตั้งแต่อาคารพาณิชย์ไปจนถึงห้องหรือเชลฟ์วางของเลยทีเดียว 

8.จัดการโปรโมชั่นสินค้าได้ในที่เดียว

นอกจากระบบคลังสินค้าจะช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบไปจนกระทั่งส่งบิลเก็บค่าสินค้าให้กับลูกค้า มันยังสามารถคิดค่าส่วนลดตามแคมเปญต่างๆ และเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าได้ตามที่เราต้องการเพียงการใส่ข้อมูลไม่กี่ครั้งเท่านั้น

9.serial numbers ตัวแปรของสินค้ายุคใหม่

สำหรับโกดังใหญ่ๆ อาจคุ้นชินกับเรื่องนี้อยู่แล้ว แต่โกดังเล็กๆ ในบางครั้งก็อาจไม่ค่อยได้มีการใช้งานมากนัก กับระบบซีเรียลนัมเบอร์ หรือตัวเลขสินค้าตัวนั้นๆ ที่รู้กันทั้งระบบ โดยการมีซีเรียลนัมเบอร์ของสินค้าระบุไว้ในระบบ จะทำให้ง่ายต่อการติดตาม สั่งซื้อ รวมถึงรองรับสินค้าหากสินค้ามีปัญหาอีกด้วย

10.แยกการตรวจสอบเป็นชุดๆ 

เดิมทีถ้าคุณมีโกดังมากกว่า 1 นั่นอาจเป็นปัญหา แต่เรื่องนี้จะหมดไปหากคุณตั้งระบบคลังสินค้าของตัวเองดีพอ เราสามารถแบ่งการควบคุมของโกดังแต่ละโกดัง และทำการติดตาม ตรวจสอบสินค้าของโกดังนั้นๆ ได้โดยเฉพาะ ทั้งแบบควบคุมผิวเผิวและแบบเจาะลึก

11.รับคืน ตรวจสอบสินค้าได้ง่ายๆ 

แม้ว่าจะเป็นเรื่องไม่คาดฝันอย่างการคืนสินค้า เราก็สามารถรับมือได้ ด้วยการตรวจสอบสินค้าจากลูกค้าตามความเป็นจริง ว่ามีการสั่งจากเราจริงหรือไม่ และนั่นยังนับรวมการคืนสินค้าคงคลังจากโกดังคุณเองหากเกิดข้อผิดพลาดเช่นกัน 

เห็นได้ชัดเลยว่าจริงๆ แล้วระบบคลังสินค้านั้นมีประโยชน์มากมายขนาดไหนสำหรับผู้ประกอบการที่มีโกดังสินค้าและมีการจัดการสินค้ามากมายจนน่าปวดหัว และถึงคุณมองว่าการจัดการของ คลังสินค้า หรือ Inventory management นี้จะใหญ่ แต่ก็ยังใหญ่ไม่เทียบเท่าระบบใหญ่ที่ครอบระบบนี้อีกที อย่างระบบ ERP 

ระบบคลังสินค้าภายใต้การจัดการ ERP 

Enterprise Resource Planning (ERP) คืออะไร? ตอบง่ายๆ ว่า ERP คือระบบจัดการทรัพยากรทั้งหมดภายในองค์กร ซึ่งระบบคลังสินค้าหรือ Inventory Management เองก็รวมอยู่เป็นส่วนหนึ่งของระบบ ERP ด้วย

ซึ่ง ERP จะประกอบไปด้วย 

• ระบบจัดการการเงิน 
• ระบบทรัพยากรบุคคล 
• ระบบจัดซื้อจัดจ้าง 
• ระบบจัดการข้อมูล 
• ระบบสำหรับผู้บริหาร
• ระบบอื่นๆ 

ตามแต่เราจะเพิ่มเติมให้ระบบนี้ แล้วแต่ว่าองค์กรของเราต้องการอะไรรูปแบบไหนบ้าง ซึ่งคุณสามารถอ่านเกี่ยวกับระบบ ERP เพิ่มเติมได้ที่ ระบบ ERP ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง? เพื่อทำให้ได้ความเข้าใจที่ครบถ้วนมากขึ้น

สรุป

ชัดเจนแล้วนะครับว่าระบบคลังสินค้านั้นมีประโยชน์มากมายหลากหลายจริงๆ แต่นั่นก็เป็นเพียงส่วนเดียวเท่านั้น เพราะผู้นำองค์กรที่ดีควรทำความเข้าใจระบบทั้งหมดและเลือกระบบที่บริษัทของตัวเองต้องการที่สุด ตอบโจทย์ที่สุด เพื่อให้การทำงานทั้งหมดสามารถดำเนินการต่อไปได้อย่างลื่นไหลไม่มีสะดุด 

หากคุณมองว่าบริษัทคุณต้องการการจัดการคลังสินค้า การเลือกใช้งานระบบคลังสินค้าอาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม แต่ถ้าหากบริษัทคุณต้องการการจัดการทรัพยากร ความมั่นคง และการจัดการพนักงานที่ดีแล้วล่ะก็ การศึกษาและเลือกใช้ระบบ ERP เพื่อดูแลบริษัทของคุณทั้งระบบอาจเป็นสิ่งที่ตอบโจทย์ก็ได้ครับ