“ทำไมบริษัทจำเป็นต้องมีโปรแกรมสต็อกสินค้า เราแค่นับๆ แล้วจดลงกระดาษก็ได้ไม่ใช่เหรอ อย่างมากเราก็มีโปรแกรมประเภท Excel ที่ใช้ทำตารางอยู่แล้ว ต้องลงทุนทำอะไรให้ยุ่งยากเพื่ออะไรกัน”
เชื่อว่าหลายคนที่ทำงานโรงงานและคิดอัปเกรดอุปกรณ์และการทำงานของตัวเองอาจเจอคำพูดประมาณนั้นมาไม่มากก็น้อย บทความนี้จึงจะมาทำการขยายความว่า “ทำไมโปรแกรมสต๊อกสินค้าจึงเป็นเรื่องสำคัญ และมันช่วยเราในด้านใดบ้าง”
รู้จักกับโปรแกรมสต็อกสินค้า
โปรแกรมสต็อกสินค้าคือโปรแกรมที่ผู้ใช้สามารถใช้เพื่อตรวจสอบหรือบริหารคสินค้าคงคลัง สามารถใช้ตรวจสอบสินค้าเข้า-ออก ผู้รับผิดชอบ วันและเวลาที่มีการเติมสต็อก
หากมองแบบผิวเผินแล้ว โปรแกรมสต็อกสินค้าอาจดูเหมือนโปรแกรมคำนวณชื่อดังอย่าง Microsoft Excel จริงๆ แต่ในเชิงการทำงานจริงแล้ว โปรแกรมสต็อกสินค้ามีการทำงานที่ต่างกันมากทีเดียว โดยเฉพาะโปรแกรมสต็อกสินค้าในปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็น
- แสดงสต็อกสินค้าปัจจุบัน ย้อนหลัง ผู้รับผิดชอบ
- แสดงเวลาเข้า ออก ตัวเลขสินค้า รหัสบาร์โค้ด
- รองรับการจำแนกการค้นหาตามหมวดหมู่สินค้า ราคา สี หรือรายละเอียดอื่นๆ ตามแต่ผู้ใช้กำหนด
- คำนวณความต้องการ ผลกำไร การเฉลี่ยต้นทุนในการจำหน่ายสินค้า
- แจ้งเตือนเมื่อสินค้าใกล้หมดสต็อก ให้คุณสั่งสินค้าเข้ามาเพิ่มได้อย่างทันเวลา
- มีรูปภาพสินค้าแสดง สามารถตรวจสอบได้ทันที
- เชื่อมต่อกับโปรแกรมอื่นๆ ในการทำงาน เพื่อให้งานสะดวกราบรื่นยิ่งขึ้น
- บางโปรแกรมถูกทำให้อยู่ในรูปแบบของแอปพลิเคชั่น สามารถทำงานด้วยสมาร์ทโฟนได้
นั่นเป็นเพียงส่วนน้อยจากโปรแกรมสต็อกสินค้า ซึ่งในการทำงานจริงนั้นไม่ได้มีเพียงฟังก์ชั่นเหล่านี้ เราสามารถเพิ่ม ลด ฟังก์ชั่นต่างๆ ได้ตามความเหมาะสม ตั้งแต่การจัดการสต็อกหลากหลายแห่งและการบริหารสต็อกตามความต้องการของลูกค้าแต่ละเจ้า
ความสำคัญของโปรแกรมสต็อกสินค้า
โปรแกรมสต็อกสินค้าจะมีความสำคัญแตกต่างกันออกไปในแต่ละองค์กรและบริษัท หากบริษัทไหนไม่ได้ทำงานที่มีคลังสินค้า หรือมีสินค้าน้อยชิ้น การใช้โปรแกรมสต็อกสินค้าที่ครอบคลุมก็อาจไม่ได้จำเป็นมาก แต่หากบริษัทของคุณมีสต็อกสินค้าในระดับโกดัง หรือเป็นร้านค้า ร้านขายของที่ต้องการการเติบโต ไม่ว่าจะออฟไลน์หรือออนไลน์ โปรแกรมดังกล่าวก็จะยิ่งทวีความจำเป็นมากขึ้นทันที
สาเหตุเพราะยิ่งเรามีการทำงานที่ต้องจัดการสินค้าเยอะ เราก็ต้องใช้คนเยอะ และยิ่งคนเยอะ โอกาสที่งานต่างๆ จะผิดพลาดก็สูง และงานที่จำเป็นต้องจ่ายสินค้าให้ลูกค้าหลายราย หากเกิดความผิดพลาดขึ้นมาจากการจัดการจัดการที่ไม่ดีพอ นอกจากจะเสียโอกาสแล้ว ยังทำให้เสียทรัพย์เพิ่มเติมโดยใช่เหตุอีกด้วย
หากเป็นระบบอัตโนมัติ โปรแกรมสต็อกสินค้าก็จะยิ่งทวีความจำเป็นมากขึ้น แต่ในมุมที่ต่างออกไป ระบบ Automation ในการจัดการสินค้าต้องมีการใช้โปรแกรมสต็อกและระบบการจัดการวัตถุดิบเข้าร่วม เพื่อที่การคำนวณและการจัดแจงสินค้าแต่ละประเภทจะสามารถทำได้ถูกต้องครบถ้วน และมีการใช้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์อย่างแท้จริง
โปรแกรมสต็อกสินค้าช่วยคุณได้อย่างไร
ความโดดเด่นของโปรแกรมสต็อกสินค้า คือการจัดการแบบ All in One
มันไม่ใช่แค่การจัดเก็บข้อมูลแบบธรรมดาแบบเดียวกับการลงบัญชี แต่เป็นการรวมศูนย์ข้อมูลทุกอย่างของสินค้าเอาไว้ ตั้งแต่รายชื่อสินค้าไปจนถึงตำแหน่งที่ตั้งในสต็อก
หากมีโปรแกรมสต็อกสินค้า เราจะรับรู้ทันทีแบบ Real-Time ว่าสินค้าประเภทไหนมีพอหรือไม่พอสำหรับลูกค้าแต่ละราย การจัดเก็บสินค้าเป็นไปได้อย่างถูกต้องครบถ้วนดีหรือไม่ มีสินค้าประเภทไหนที่ต้องจัดเก็บแยกเป็นพิเศษได้บ้าง
นอกจากจะช่วยประหยัดเวลา ลดความผิดพลาดในการส่งข้อมูลประเภทต่างๆ แล้วยังทำให้ผู้ที่เข้ามาใช้งานใหม่ๆ สามารถดำเนินงานในส่วนของตัวเองได้ง่าย รับช่วงต่องานจากคนอื่นได้ด้วยการสอนเพียงไม่กี่ครั้ง เพราะข้อมูลทุกอย่างมักมีการอัปเดตและบรรจุอยู่ในฐานข้อมูลของโปรแกรมสต็อกสินค้าอยู่แล้ว
โปรแกรมสต็อกสินค้าจึงมีส่วนช่วยให้บริษัทหรือโรงงานสามารถทำงานได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น ตรวจสอบได้ตั้งแต่ต้นน้ำจนถึงปลายน้ำ ลดโอกาสการเปิดความผิดพลาดของมนุษย์หรือ Human Error ได้อีกด้วย
ข้อควรระวังเมื่อใช้โปรแกรมสต็อกสินค้า
ไม่ว่าจะโปรแกรมแบบไหนก็มีข้อผิดพลาดได้ ทั้งจากตัวโปรแกรมเองและจากผู้ใช้งาน โปรแกรมสต็อกสินค้าก็เช่นกัน ก่อนดำเนินการใช้งานมีข้อควรระวังและควรคำนึงหลายข้อ เพื่อลดความผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานมากที่สุด
1. การบริหารจัดการรายละเอียดสินค้า
แน่นอนว่าตามปกติแล้วหากไม่ได้ใช้ระบบ IoT เชื่อมต่อเข้ากับคลังสินค้าเพื่อทำการตรวจสอบอย่างสมบูรณ์ ผู้ตรวจสอบมักเป็นคนธรรมดา และมีโอกาสที่คนธรรมดาจะกรอกรายละเอียด ผิด ขาด เกิน เช่นกัน
ตรวจสอบอย่างสมบูรณ์ ผู้ตรวจสอบมักเป็นคนธรรมดา และมีโอกาสที่คนธรรมดาจะกรอกรายละเอียด ผิด ขาด เกิน เช่นกัน
ผู้ที่วางแผนสต็อกสินค้าควรมีการระบุรายละเอียดของสินค้าต่างๆ อย่างชัดเจน โดยเฉพาะสิ่งที่เป็นรายละเอียดจำเพาะที่ส่งผลต่อการซื้อขาย เช่น ความกว้าง ความยาว ความสูง ความจุ แบรนด์ ชื่อรุ่น เพื่อที่ทำให้ผู้บันทึกข้อมูลสามารถตรวจสอบและจัดการได้ง่าย ส่วนรายละเอียดที่ไม่จำเป็นอาจตัดออกไปเพื่อความสะดวกรวดเร็ว
2. การจัดการข้อมูล
โปรแกรมสต็อกสินค้ามีการจัดการข้อมูลที่หลากหลายและคนส่วนมากสามารถเข้าถึงได้ ไม่ว่าจะเป็นการกรอกหรือการแก้ไข ทั้งนี้ผู้ทำงานกับโปรแกรมควรมีการกำหนดบทบาทและการเข้าถึงข้อมูลของแต่ละฝ่ายให้เด่นชัด เพื่อที่จะไม่เกิดความผิดพลาดจากการลงข้อมูลที่ไม่ต้องการ หรือรับข้อมูลบางส่วนไปโดยไม่ได้ตั้งใจ
3. การใช้งานโปรแกรมที่ดีคือการใช้ข้อมูลที่ดี
เมื่อเราได้ทำงานกับโปรแกรมสต็อกสินค้า สิ่งที่ควรคำนึงคือการใช้ข้อมูลให้เป็น สำหรับการจัดการภายในองค์กรนั้น หากมีทุกสิ่งทุกอย่างอยู่ในมือแล้ว เราสามารถนำมันไปใช้ประกอบการตัดสินใจและการบริหารจัดการองค์กรได้ง่ายขึ้น ทั้งการจัดการทรัพยากร คน การขนส่ง และการจัดการอื่นๆ
ทั้งนี้ทั้งนั้นทางฝั่งผู้ใช้โปรแกรมและผู้บริหารเองควรมีการศึกษาศักยภาพและประโยชน์ของการใช้งานโปรแกรมสต็อกสินค้าให้ถี่ถ้วน เนื่องจากตัวโปรแกรมชนิดนี้เองก็มีความหลากหลายในการทำงาน หากไม่ได้มีการกำหนดสโคปการทำงานของโปรแกรมตั้งแต่ต้น ก็อาจทำให้คุณเสียโอกาสในการพัฒนางานให้ดีขึ้นได้
สรุป
จากคำถามข้างต้นที่ว่า “โปรแกรมสต็อกสินค้าจำเป็นจริงไหม” ขอบอกเลยว่าจำเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะหากคุณต้องการให้บริษัท ห้างร้าน หรือกิจการของตัวเองมีการจัดการอย่างเป็นระบบ ข้อมูลทุกอย่างอยู่ในสายตา สามารถจัดสรรและตรวจสอบได้
ซึ่งการทำงานของโปรแกรมสต๊อกสินค้านั้นยังเป็นเพียงแค่ส่วนเดียวจากทั้งหมด หากคุณเป็นบริษัทที่ต้องการการจัดการทรัพยากรแบบครบครัน การเลือกใช้โปรแกรมจัดการทรัพยากรแบบองค์รวมในองค์กร หรือ ERP อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมมากกว่า
โดยเฉพาะหากองค์กรของคุณไม่ได้เน้นแค่สินค้าเพียงอย่างเดียว แต่มีบริการ การจัดการลูกค้า และต้องการการเติบโตที่แข็งแรง มั่นคง การเลือกใช้โปรแกรมที่เหมาะสมกับองค์กร จะช่วยพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของคุณและคนรอบข้างได้อย่างก้าวกระโดดเลยทีเดียว
หากคุณสนใจระบบสต็อกสินค้าเรา 1stCraft ยินดีให้คำปรึกษาฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายครับ
