การจัดการวัตถุดิบคือกระบวนการที่สำคัญสำหรับการทำงานผลิตในปัจจุบัน โดยเฉพาะโรงงานที่ต้องการการจัดสรรวัตถุดิบให้พอดีกับความต้องการ ไม่มากหรือน้อยจนเกินไป ระบบ MRP (Material Requirement Planning) จึงกลายเป็นอีกตัวช่วยสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นการผลิตขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่
ระบบดังกล่าวคืออะไร ทำอะไรได้บ้าง บทความนี้จะมาแสดงให้เห็นความสำคัญของระบบ MRP (Material Requirement Planing) ให้กับคุณ
ทำความรู้จักระบบ MRP (Material Requirement Planning)
ระบบ MRP หรือ Material Requirement Planning เป็นระบบที่ช่วยในการวางแผนความต้องการวัตถุดิบ คอยจัดการทั้งในส่วนของการดูแลที่มาที่ไปของวัตถุดิบ ตรวจสอบวัตถุดิบที่ต้องใช้ ไปจนถึงการสั่งซื้อเมื่อมีวัตถุดิบไม่พอ
โดยหน้าที่หลักของ MRP นั้นจะออกแนวเฉพาะเจาะจงในส่วนของ Manufacturing หรือการผลิตในโรงงานมากกว่าโปรแกรมพี่น้องอย่าง ERP (Enterprise Resource Planning) ที่ครอบคลุมกว่า กล่าวคือระบบ MRP นั้นเป็นส่วนนึงของระบบ ERP ก็ว่าได้
การทำงานของระบบ MRP
ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น หน้าที่หลักของระบบ MRP คือการวางแผนความต้องการและสร้างตารางการผลิตที่เหมาะสม จัดสรรวัตถุดิบให้เพียงพอสำหรับการผลิตตามแผนงาน โดยมีหลักการสำคัญคือการสั่งซื้อวัตถุดิบให้เพียงพอกับจำนวนและเวลาที่ต้องการ
โดยระบบ MRP จะรวบรวมคำสั่งซื้อที่ได้รับมาประมวลผล จากนั้นจึงจัดทำแผนความต้องการวัสดุประเภทต่างๆ โดยระบบ MRP จะสามารถตอบโจทย์คำถามเหล่านี้ได้
- ต้องสั่งซื้อวัตถุดิบชนิดใด เมื่อไหร่
- สั่งปริมาณเท่าไหร่ เพื่อให้การผลิตถูกต้อง ไม่ขาดไม่เกินไปกว่าจำนวนผลิตจริง
- เสร็จทันตามกำหนดระยะเวลาที่ถูกวางเอาไว้ในแผนงาน
- ผูกกับระบบ HR เพื่อตรวจสอบว่าพนักงานคนใดดูแลไลน์การผลิตไหน
- ส่งอีเมลแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแผน เปลี่ยนพนักงาน หรืออื่นๆ
เงื่อนไขประการสำคัญของระบบ MRP คือการนำเอาวัตถุดิบที่ได้ผ่านการสั่งซื้อ เข้าสู่กระบวนการผลิตตามลำดับขั้นตอน โดยอิงจากแผนงานที่ถูกวิเคราะห์และรวบรวมไว้แล้วเป็นแกนกลาง
ประโยชน์อื่นๆ ของระบบ MRP
นอกจากจัดตารางการผลิต MRP ยังช่วยลดจำนวนสินค้าคงคลังที่ต้องเหลือค้าง ด้วยระบบที่เอื้ออำนวยในการสั่งซื้อวัตถุดิบแบบผ่านการคิดคำนวณเวลาและการเก็บรักษา รวมไปถึงการใช้งานที่พอดีกับการผลิตจึงไม่จำเป็นต้องสิ้นเปลืองหรือจัดหาสถานที่สำหรับเก็บวัตถุดิบคงคลัง รวมถึงลดค่าใช้จ่ายด้านการบำรุงรักษาหรือจัดเก็บไปได้มากทีเดียว
ทั้งหมดเป็นสาเหตุให้การบริหารจัดการที่มาจากระบบ MRP คือองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยให้การผลิตสินค้ามีประสิทธิภาพ เป็นการใช้ทรัพยากรและต้นทุนที่มีอย่างคุ้มค่า เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตให้มากขึ้นรวมถึงลดความสูญเปล่าของเวลาและทรัพยากรที่มี
การใช้ข้อมูลต่างๆ ภายในระบบ MRP
ถึงเป็นระบบการทำงานที่ยอดเยี่ยมระบบ MRP ก็ยังต้องการข้อมูลเบื้องต้นสำหรับดำเนินงาน เพื่อให้สามารถวิเคราะห์จัดทำตารางแผนงานและจัดการวัตถุดิบทั้งหลายให้ถูกต้อง เพื่อที่ระบบจะสามารถตัดสินใจและดำเนินแผนงานออกมาได้เหมาะสม โดยต้องอาศัยข้อมูลดังนี้
1. ข้อมูลแผนการผลิตหลัก
ข้อมูลแผนการผลิต หรือตารางที่แสดงกำหนดการผลิตสำหรับส่งมอบสินค้าให้แก่ลูกค้า โดยจะระบุข้อมูลทั้งชนิด จำนวน และเวลาในการผลิต เป็นตารางสำคัญที่นับเป็นโครงหลักสำหรับการผลิตสินค้าเพื่อไม่ให้เกิดความสับสนในการผลิตและจัดการ อีกทั้งสามารถส่งมอบสินค้าได้ตามหมายกำหนดการหรือเวลาที่ตั้งใจ
ข้อมูลในส่วนนี้โดยมากประเมินจากยอดขาย อย่างใบสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้า ที่จะมีรายการสินค้าที่สั่งซื้อและระยะเวลาในการจัดส่งค่อนข้างแน่นอน หรืออาศัยการคาดการณ์จากข้อมูลจากข้อมูลในอดีต เช่น ข้อมูลยอดขายในช่วงเวลานี้ของปีเดียว ข้อมูลทางการตลาด หรือแผนการผลิตรวม โดยระบบ MRP จะช่วยวิเคราะห์ข้อมูลในส่วนนี้ เพื่อหายอดที่ใกล้เคียงกับยอดขายจริงเพื่อให้สามารถผลิตสินค้าได้เพียงพอความต้องการ
2. บัญชีรายการวัสดุ/โครงสร้างผลิตภัณฑ์
บัญชีรายการวัสดุ หรือ Bill of Materials (BOM) เป็นส่วนข้อมูลของรายละเอียดผลิตภัณฑ์แต่ละรายการ ตั้งแต่โครงสร้างของผลิตภัณฑ์หรือสินค้าทุกรายการที่มีในบริษัท รายละเอียดของสินค้า วัตถุดิบที่ต้องใช้ในการผลิตต่อหนึ่งหน่วย ไปจนรูปแบบและวิธีการผลิตเพื่อให้ออกมาเป็นสินค้าชนิดนั้น
โครงสร้างผลิตภัณฑ์นับเป็นส่วนที่ส่งผลต่อระบบ MRP ค่อนข้างมาก เนื่องด้วยนี่คือข้อมูลหลักที่นำไปวิเคราะห์ คำนวณ ไปจนถึงสั่งซื้อวัตถุดิบ และผลิตออกมาเป็นสินค้า เป็นแกนกลางที่หากมีความเปลี่ยนแปลงหรือเสียหาย ย่อมทำให้ระบบการผลิตพังลงไปทั้งระบบได้โดยง่าย
ดังนั้นนี่จึงเป็นส่วนที่จำเป็นต้องมีการปรับปรุงและตรวจสอบอยู่เสมอ โดยเฉพาะทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลภายในหรือเพิ่มสินค้าใหม่ลงในสายการผลิต จำเป็นต้องประสานกับทุกฝ่ายให้แน่ใจว่าจะไม่มีข้อผิดพลาด เพราะอาจทำให้เกิดความเสียหายเชิงโครงสร้างต่อบริษัทเลยทีเดียว
3. ข้อมูลสถานะสินค้าคงคลัง
ข้อมูลสถานะสินค้าคงคลัง (Inventory status file) เป็นส่วนบันทึกข้อมูลของสินค้าคงคลัง ที่เป็นหนึ่งในหน้าที่หลักของระบบ MRP และเป็นส่วนที่ต้องระวังในด้านความถูกต้องของข้อมูลที่สุด
จุดสำคัญที่ต้องรักษาไว้เสมอสำหรับข้อมูลส่วนนี้นอกจากความถูกต้อง ยังจำเป็นอย่างยิ่งที่ข้อมูลคลังสินค้าต้องมีการอัพเดทแบบเรียลไทม์หรือบันทึกการเคลื่อนไหวที่ดีพอ เพื่อประสิทธิภาพสูงสุดในการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง
ไม่ว่าจะมาจากการรับเข้าหรือจ่ายออก การเคลื่อนไหวจากใบสั่ง หรือส่วนที่เกิดความสูญเสีย ทั้งหมดล้วนต้องมีการบันทึกไว้อย่างละเอียด ครบถ้วน และรวดเร็ว เพื่อให้ระบบ MRP รับรู้ข้อมูลสินค้าคงคลังจริง นำไปสู่แผนการผลิตและจัดซื้อสินค้าในแผนงานขั้นต่อไป
ระบบ MRP สามารถให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ได้
นอกจากจะจัดการเรื่องคำสั่งซื้อวัตถุดิบและผลิตสินค้า จัดการและบริหารแผนการสั่งซื้อและผลิต คอยควบคุมและบันทึกสินค้าคงคลัง ทั้งจำนวนที่ใช้ไป คงเหลือ เสียหาย ไปจนชนิดของวัตถุดิบและสินค้า รวมถึงจัดการตารางงานของแต่ละฝ่ายแล้ว ข้อมูลส่วนอื่นที่ได้จากระบบ MRP ยังสามารถนำไปใช้งานเพิ่มเติมได้อีก เช่น
1.รายงานผลดำเนินงานโดยรวม
ที่ระบบ MRP จะแสดงให้เห็นว่าการทำงานของระบบโดยรวมตอนนี้มีประสิทธิภาพเช่นไร ตั้งแต่อัตราการหมุนเวียนสินค้าคงคลัง เปอร์เซ็นต์ส่งมอบตามข้อตกลง อัตราการทำตามแผนการสั่งซื้อและผลิตที่วางไว้ อัตราการขาดสต็อก ไปจนต้นทุนที่ใช้งานจริง ฯลฯ
2. รายงานเพื่อการวางแผน
เป็นส่วนที่ระบบ MRP ใช้งานสำหรับวางแผนการการผลิตหรือการทำงานในอนาคต เป็นรายงานพยากรณ์การวางแผนความต้องการในอนาคต จำนวนสัญญาคำสั่งซื้อ ไปจนรายงานการขายและผลิตินค้าแต่ละชนิด
3. รายงานเกี่ยวกับข้อผิดพลาด
เป็นส่วนที่ต้องได้รับความสนใจจากผู้บริหาร เพราะอาจเป็นความเสียหายต่อระบบดำเนินการทั้งหมด เช่น ความล่าช้าในการส่งมอบวัตถุดิบหรือสินค้า ความเสียหายของวัตถุดิบในการผลิตมากกว่าอัตราปกติ การเสียหายของเครื่องจักรหลักในโรงงาน อัตราการอัพเดทของข้อมูลการผลิตและสินค้าคงคลัง เป็นต้น
ประโยชน์ของระบบ MRP ที่มีต่อองค์กร
- ลดการขาดแคลนวัตถุดิบที่จำเป็นในระหว่างการผลิต ช่วยส่งเสริมให้การดำเนินงานด้านการผลิตเป็นไปอย่างราบรื่น
- ลดค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาวัตถุดิบและสินค้าคงคลัง ช่วยให้ไม่เกิดอาการทุนจมหรือเสียค่าใช้จ่ายในการจัดการหรือจัดเก็บสินค้าคงคลัง
- ช่วยบริหารจัดการสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพ ไม่เกิดความผิดพลาดในขั้นตอนการสั่งซื้อและจัดหา ไปจนถึงขั้นตอนการผลิตสินค้าตามใบสั่งหรือแผนงาน
- เก็บรวบรวมฐานข้อมูลและความรู้ความเข้าใจในองค์กร ตั้งแต่ด้านจัดการคลังสินค้า การสั่งซื้อ การผลิตเอาไว้ในที่เดียว เป็นรากฐานและเพิ่มความมั่นคงในการดำเนินธุรกิจ
- เรียกดูข้อมูลรายงานการผลิตและสั่งซื้อต่างๆได้สะดวก ช่วยให้การตรวจสอบหรือนำมาใช้งานภายหลังทำได้ง่ายขึ้น
- เพิ่มความสะดวกในการทำงานให้กับบุคลากร ทำให้สามารถนำเวลาไปใช้ในงานส่วนอื่น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มากขึ้น
สรุปท้ายบทความ
พื้นฐานของระบบ MRP เริ่มต้นมาจากความต้องการในการสร้างแผนงานที่เป็นระบบให้แก่องค์กร ในส่วนของการผลิตและจัดการคลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพ หัวใจหลักอยู่ที่การจัดสรรวัตถุดิบทั้งหลายให้เพียงพอต่อการใช้งาน โดยไม่คงเหลือมากจนกลายเป็นสินค้าคงคลังเป็นภาระให้จัดการ และได้สานต่อด้วยการเพิ่มความง่ายในการใช้งาน การทำงานที่รวดเร็ว เรียลไทม์
ในปัจจุบันมีการนำระบบ MRP นี้ไปปรับใช้กับธุรกิจหรือองค์กรแบบอื่น ขยายขอบเขตและรูปแบบการใช้งานให้มากขึ้น ทำให้ไม่ว่าโรงงานเล็กหรือใหญ่ หรือเป็นธุรกิจเกี่ยวกับการสร้างอื่นๆ การใช้ MRP เข้ามาบริหารจัดการ อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมกว่าการลงบัญชีแบบธรรมดา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่ไหลลื่น ครอบคลุมมากที่สุด
หากคุณสนใจระบบ MRP หรือระบบโรงงานสามารถปรึกษาพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญอย่างเราได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายนะครับ 🙂
