ระบบคลินิกคืออะไร? ประกอบไปด้วยระบบย่อยอะไรบ้าง?

คลินิกรักษาโรคและคลินิกเฉพาะทาง เช่น คลินิกความงาม คลินิกทันตกรรม ฯลฯ จำเป็นต้องจัดเก็บข้อมูลด้านสุขภาพของผู้ป่วยเช่นเดียวกับระบบการจัดการข้อมูลของโรงพยาบาล 

แต่มากไปกว่านั้น คลินิกยังเป็นการประกอบธุรกิจ มีเรื่องของการรักษา การให้บริการผู้ป่วย/ลูกค้า และเรื่องของโปรโมชันเข้ามาเกี่ยวข้อง ดังนั้นระบบที่นำมาใช้บริหารและจัดการคลินิกจึงแตกต่างออกไป

บทความนี้ เราจะมาทำความรู้จัก “ระบบคลินิก” หรือโปรแกรมคลินิกที่ใช้บริหารจัดการคลินิกกันว่า ระบบคลินิกสามารถทำอะไรได้บ้าง ประกอบไปด้วยระบบย่อยอะไร และจะช่วยให้การบริการและการบริหารงานของคลินิกดีขึ้นได้อย่างไร

ระบบคลินิก คืออะไร

ระบบคลินิก (Clinic Management System) คือ ระบบจัดการบริหารกิจกรรมต่างๆ ในคลินิก และทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูลเวชระเบียน (EHR: Electronic Health Records) จัดเก็บและจัดการฐานข้อมูลของผู้ป่วย ซึ่งระบบคลินิก หรือ Clinic Management System ยังมีชื่อเรียกอีกอย่างว่า “Medical Practice Management Software” ทำหน้าที่ช่วยบริหารจัดการคลินิกด้านรอบด้าน

ระบบคลินิกจะช่วยจัดการข้อมูลของผู้ป่วยอย่างเป็นระบบ ซึ่งได้แก่

• ทำนัดหมาย 
• จัดตารางแพทย์ 
• ออกใบสั่งยา (Prescription) 
• ช่วยจัดการการออกใบเสร็จ สรุปค่าใช้จ่าย การเงิน 
• จัดการบริการคลังสินค้า (Stock) 

รวมไปถึงการให้บริการและความช่วยเหลือแก่ลูกค้า การติดต่อกับลูกค้าผ่านพอร์ทัล ระบบโปรโมชั่น ฯลฯ 

การนำระบบคลินิกเข้ามาบริหารงานในคลินิกจะช่วยลดภาระงานที่ไม่จำเป็นของเจ้าหน้าที่ ช่วยให้จัดเก็บข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ พร้อมเข้าถึงและใช้งาน คล้ายกับระบบสารสนเทศโรงพยาบาล (HIS: Hospital Information System) เพียงแต่พัฒนามาให้เหมาะกับการใช้ในคลินิกมากกว่า รวมไปถึงงานบริหารและการให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ประเภทของระบบคลินิกมีอะไรบ้าง

ระบบคลินิกหรือโปรแกรมคลินิกที่ใช้กันทั่วไป สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทด้วยกัน ได้แก่ 1) ระบบคลินิกแบบ Web Application และ 2) ระบบคลินิกแบบ Cloud Computing

1. ระบบคลินิกแบบ Web Application

ระบบคลินิกแบบ Web Application คือ ระบบคลินิกที่สามารถทำงานบน Web browser เป็นโปรแกรมคลินิกสำเร็จรูปที่ออกแบบมาให้สามารถใช้งานได้ทันที โดยไม่ต้องดาวน์โหลดหรือติดตั้ง คลินิกที่เลือกใช้ระบบแบบนี้ จะสามารถเข้าถึงการใช้งานได้ทันทีเพียงเชื่อมต่อข้อมูลที่ขึ้นระบบ สะดวก รวดเร็ว เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต

2. ระบบคลินิกแบบ Cloud Computing

ระบบคลินิกแบบ Cloud Computing คือ ระบบคลินิกที่เก็บข้อมูลไว้กับเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการ (Host provider) พร้อมประมวลผล คลินิกสามารถอัปเดตข้อมูล ระบบ วางแผน ผ่านระบบคลาวด์ได้ทันทีผ่านอินเทอร์เน็ต สามารถบริการเหมือนเป็นระบบกลางของสาขา นอกจากนี้ ยังรองรับการเติบโตของธุรกิจ เช่น ต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลที่ใหญ่ขึ้น (Storage) เป็นต้น 

อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบัน ผู้ให้บริการระบบคลินิกส่วนใหญ่จะพัฒนาระบบขึ้นแบบผสมผสานทั้ง Web Application และ Cloud Computing โดยนำจุดเด่นของแต่ละประเภทมาดำเนินงานที่เหมาะสม เช่น การใช้งานทั่วไป การติดต่อระหว่างลูกค้าและคลินิกใช้ Web Application ส่วนโครงสร้าง (Infrastructure) และการจัดการข้อมูลจะทำผ่านระบบ Cloud Computing

ระบบคลินิกประกอบไปด้วยระบบย่อยอะไรบ้าง

ระบบคลินิก คือ ระบบใหญ่ๆ ที่ประกอบไปด้วยระบบย่อยๆ และฟังก์ชันมากมายในการดูแลและบริหารกิจกรรมต่างๆ ของคลินิกและผู้ป่วย/ลูกค้า 

1. ระบบระเบียนสุขภาพ (Electronic Health Records)

ระบบระเบียนสุขภาพอิเล็กทรอนิกส์ (EHR: Electronic Health Records) เป็นระบบที่จำเป็นอย่างยิ่งกับสถานพยาบาลและคลินิกการแพทย์ ระบบ EHR ทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูลด้านสุขภาพของผู้ป่วย ช่วยจัดเก็บข้อมูลประวัติส่วนตัว ข้อมูลติดต่อ ประวัติการรักษาหรือการรับทรีตเมนต์ สำหรับให้แพทย์และเจ้าหน้าที่เข้าถึงและใช้ข้อมูลได้ทันที ผ่านหน้าต่างข้อมูลที่มีข้อมูลผู้ป่วยหรือลูกค้าครบถ้วน ลดภาระงานและเวลาในการซักประวัติและทำทะเบียน

2. ระบบนัดหมาย (Appointment System)

ระบบคลินิกจะมีระบบทำนัดหมายให้กับคนไข้หรือผู้เข้ารับบริการ สร้างนัดหมายออนไลน์ สามารถแจ้งเตือนวันเวลานัดหมายให้กับลูกค้า และจัดการตารางเวลาของคลินิกได้โดยอัตโนมัติ  

3. ระบบจองและจัดการคิว (Booking and Queue Management)

ระบบคลินิกมีระบบที่ให้ผู้ป่วยสามารถจองเข้ามารับการรักษาหรือทรีตเมนต์ได้ด้วยตัวเอง สามารถดูได้ว่าวันและช่วงเวลาใดที่คลินิกว่าง ช่วยลดความหนาแน่นจากการเข้ามารอรับการรักษาภายในคลินิก และช่วยจัดคิวตรวจ / รับบริการของคลินิกได้

4. ระบบจัดการคลังสินค้า (Inventory Management)

ระบบคลินิกยังมี ระบบจัดการคลังสินค้าที่เชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ อย่างเช่น ระบบ EHR เมื่อมีการรักษา มีการจำหน่ายยาออกไป ข้อมูลทั้งหมดจะถูกอัปเดตในระบบคลังสินค้า ทำให้คลินิกรู้ได้ว่า อุปกรณ์ วัสดุ หรือยาตัวใดกำลังจะหมด ถูกใช้ไปเท่าไหร่ ทำให้คลินิกมีข้อมูลเชิงลึกในการบริหารคลังเพื่อลดต้นทุนและสั่งสินค้ามาสำรองไว้ได้พอดี

5. ระบบออกใบสั่งยา (Prescription)

ระบบออกใบสั่งยาจะเชื่อมต่อกับระบบ EHR เมื่อแพทย์ให้การรักษาหรือวินิจฉัยโรคเสร็จเรียบร้อยแล้ว สามารถออกใบสั่งยาผ่านระบบได้ทันที ซึ่งข้อมูลจะไปอัปเดตในระบบคลังสินค้าอีกด้วย

6. ระบบจัดการผลิตภัณฑ์และการขาย (Sale Order System)

ระบบจัดการผลิตภัณฑ์และการขาย คือ ระบบที่ใช้ตั้งรูปแบบการขายผลิตภัณฑ์บริการของคลินิก สามารถแบ่งหมวดหมู่ ตั้งราคา และให้ข้อมูลบริการเสมือนการเลือกซื้อสินค้าทั่วไปได้ รวมไปถึงการจัดโปรโมชันหรือทำส่วนลด ให้กับบริการของคลินิก

นอกจากนี้ ระบบจัดการผลิตภัณฑ์ยังเชื่อมต่อกับระบบคลังสินค้า เมื่อเกิดคำสั่งซื้อขึ้น ระบบจะตัดสินค้าออกจากคลัง

7. ระบบชำระเงิน (Billing)

ระบบคลินิกรองรับการชำระเงิน การผ่อนชำระ สามารถออกบิลและพิมพ์ใบเสร็จ พร้อมข้อมูลยาและการรักษา รวมไปถึงยอดชำระและยอดค้างชำระได้

8. ระบบให้บริการ (Service System)

คลินิกสามารถตรวจสอบจำนวนคอร์สทรีตเมนต์ที่คงเหลือของลูกค้าได้ ระบบจะนับจำนวนการเข้าใช้บริการ รองรับการพิมพ์แบบฟอร์มเข้ารับบริการ เช่น ต้องการรับการบริการพิเศษ​ การโยกย้ายเครดิตไปใช้สำหรับคอร์สรักษาอื่น นอกจากนี้ ยังรวมไปถึงระบบ Customer Service ให้ความช่วยเหลือลูกค้าผ่านพอร์ทัลอีกด้วย

9. ระบบรายงานผล (Reporting)

ระบบคลินิกสามารถรายงานผลกิจกรรมต่างๆ ในคลินิกได้ ไม่ว่าจะเป็นจำนวนผู้เข้ารับบริการ ประเภทของการให้บริการ ยอดขาย ค่าใช้จ่าย รายงานยอดผู้เข้ารับบริการรายสาขาหรือทั้งหมดได้ ช่วยให้คลินิกมีข้อมูลเชิงลึกในการปรับแผนการตลาด หรือบริหารงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

10. ระบบรักษาความปลอดภัยและการจัดการสิทธิ์ (Security & System Administration) 

ระบบคลินิกจะมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล มีการเข้ารหัสที่ซับซ้อน (Encrypt) ป้องกันข้อมูลของผู้รับบริการรั่วไหล นอกจากนี้ คลินิกสามารถจำกัดบทบาทและสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ได้ เช่น Operator, Manager, Doctor หรือ Administrator เป็นต้น 

หรือจำกัดการเข้าถึงข้อมูลสำคัญ เช่น ยอดขายของพนักงานขายแต่ละคน ค่าใช้จ่ายทั้งหมด รายได้ของคลินิก เป็นต้น

ประโยชน์ของการนำระบบคลินิกมาใช้

ระบบคลินิก (Clinic Management System) คือ ระบบที่เข้ามาช่วยบริหารจัดการงานของคลินิกให้ง่าย สะดวก และมีประสิทธิภาพมากขึ้น เข้ามาจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก ให้สามารถใช้ประโยชน์ได้ทันที ซึ่งประโยชน์ของการนำระบบคลินิกหรือโปรแกรมคลินิกมาใช้ ก็ส่งผลดีทั้งกับคลินิกและผู้ป่วย/ผู้เข้ารับบริการด้วย

• ช่วยให้คลินิกมีระบบจัดเก็บข้อมูลผู้ป่วย/ผู้รับบริการอย่างเป็นระบบ ลดภาระและเวลาในการซักประวัติ พร้อมระบบรักษาความปลอดภัยและสำรองข้อมูล (Backing up) 

• ช่วยจัดการนัดหมาย ตารางเวลา และจำกัดจำนวนผู้เข้ารับบริการได้ ทั้งของผู้เข้ารับบริการและแพทย์หรือผู้ให้บริการ

• เพิ่มประสิทธิผลการทำงานของเจ้าหน้าที่ เช่น การลงทะเบียน การให้ข้อมูล/ตอบคำถาม การลงข้อมูล ลดภาระงานซ้ำซ้อน เช่น การออกใบสั่งแบบ Manual การกรอกข้อมูลเพื่ออัปเดตคลังสินค้า เป็นต้น นอกจากนี้ ยังลดข้อผิดพลาดที่ไม่จำเป็น (Human errors) ได้อีกด้วย

• ช่วยจัดการจัดการธุรกรรมทางการเงิน เชื่อมต่อช่องทางชำระเงิน จัดการบัญชี ดูยอดขายได้ผ่านระบบคลินิก

• ช่วยอำนวยความสะดวกในการจองและนัดหมายของลูกค้า ผ่านระบบคลินิกที่ลูกค้าเข้าถึงได้ เช่น ผ่านแอปพลิเคชันหรือเว็บบราวเซอร์ 

• ช่วยจัดการผลิตภัณฑ์บริการของคลินิก จัดหมวดหมู่บริการ/สินค้า สามารถใช้จัดโปรโมชัน ทำส่วนลด กระตุ้นยอดขาย 

• ช่วยให้ผู้เข้ารับบริการได้รับบริการที่น่าประทับใจ ไม่ต้องตอบข้อมูลซ้ำซ้อน รวมไปถึงสามารถให้ความช่วยเหลือตัวเองได้ (Self-service) ผ่านหน้าเว็บหรือแอปพลิเคชัน เช่น การศึกษาข้อมูลผลิตภัณฑ์/บริการ การจองนัดหมายตามเวลาที่สะดวก คำถามที่พบบ่อย ฯลฯ

เลือกใช้ระบบคลินิกที่เหมาะสมกับการบริหาร

ระบบคลินิกประกอบไปด้วยระบบย่อยต่างๆ มากมาย ที่จำเป็นกับการบริหารคลินิกในทุกแง่มุม ตั้งแต่จัดการข้อมูลของผู้ป่วยหรือผู้เข้ารับบริการ การจัดการผลิตภัณฑ์ การขาย การเงิน บัญชี คลังสินค้า การออกใบสั่งยา ฯลฯ ซึ่งการนำระบบคลินิกมาใช้ นอกจากคลินิกจะได้ประโยชน์แล้ว ยังช่วยให้ผู้รับบริการได้รับบริการที่น่าประทับใจอีกด้วย 

สำหรับคลินิกที่ต้องการนำระบบคลินิกเข้ามาใช้ สิ่งที่ควรคำนึงถึง คือ ระบบที่นำมาใช้จะตอบโจทย์การทำงาน ช่วยให้แพทย์ เจ้าหน้าที่ และผู้เข้ารับบริการได้รับประโยชน์จริงๆ หรือไม่ และพิจารณาถึงแง่มุมต่างๆ เช่น

• มาตรฐานของซอฟต์แวร์
• ฟีเจอร์/ฟังก์ชัน ที่ตอบโจทย์การให้บริการและธุรกิจ
• ความง่ายในการเรียนรู้และใช้งาน
• ราคาและรูปแบบการคิดค่าใช้จ่าย
• มาตรการรักษาข้อมูลและความลับของลูกค้า
• ความสามารถในการรับรองสาขา
• การเชื่อมต่อกับช่องทางชำระเงินต่างๆ
• การเทรนนิ่งและการให้ความช่วยเหลือของผู้ให้บริการ
• ข้อตกลงกรณียกเลิกใช้ซอฟต์แวร์

อย่างไรก็ตาม แนะนำให้เลือกผู้ให้บริการระบบคลินิกที่มี Free trial ให้ลองใช้งานก่อนได้ และระหว่างที่ใช้งาน คลินิกสามารถสอบถามและขอความช่วยเหลือกับผู้ให้บริการได้ก่อนได้เพื่อเลือกระบบและผู้ให้บริการที่เหมาะสมที่สุด