การดำเนินการธุรกิจให้เติบโต มีประสิทธิผล และสร้างผลประกอบการที่น่าพอใจได้นั้น ไม่ใช่เพียงแค่การ “ชิงไหวชิงพริบทางการตลาด” หรือการแข่งขันที่โปรดักต์/บริการเท่านั้น ปัจจัยสำคัญที่ทำให้ธุรกิจได้แต้มต่อและเติบโตอย่างยั่งยืน คือ กระบวนบริหารและจัดการทรัพยากร
แต่ยิ่งธุรกิจเติบโตขึ้นมากเท่าไหร่ ปัญหาเรื่องการจัดการกับข้อมูล และการบริหารงานทั้งการเงิน การผลิต งานคลัง จนถึงการบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า งานขาย และการทำการตลาดก็ยิ่งมีมากขึ้น
หากทุกวันนี้ ธุรกิจของคุณยังดูข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ เก็บอยู่ในคนละแพลตฟอร์ม Excel, Spreadsheet, E-commerce, Deal Pipeline Management หรืออีเมล นี่คือสัญญาณแรกที่คุณอาจจะต้องการ ระบบ ERP (ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning)
บทความนี้ จะชวนคุณไปทำความรู้จัก ERP System ระบบจัดการบริหารทรัพยากรและข้อมูล ความสำคัญ และชวนคุณทบทวนว่า ถึงเวลาที่คุณควรจะใช้หรือเปลี่ยนระบบ ERP แล้วหรือยัง
ระบบ ERP: Enterprise Resource Planning คืออะไร
ระบบ ERP หรือ Enterprise Resource Planning คือ ระบบจัดการบริหารทรัพยากรและข้อมูล ซึ่งทำหน้าที่เสมือน “สมอง” ที่รวบรวมข้อมูลจากแต่ละส่วนหรือหน่วยงาน (เราเรียกว่า “Modules”) ไว้ในที่เดียว เพื่อให้ธุรกิจนำไปประมวล วิเคราะห์ และตัดสินใจดำเนินงานต่อ
โดย ERP System หลักๆ แล้วจะสามารถบริหารและดึงข้อมูลจาก Modules ต่างๆ ยกตัวอย่างเช่น
- การเงิน (Financial Management)
- งานบริหารโครงการ (Project Management)
- งานจัดการ จัดซื้อ และงานขนส่ง (Supply Chain Management)
- งานผลิต (Manufacturing)
- งานบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory)
- งานบริหารคลัง (Warehouse Management)
- งานขายและการตลอด (Sales & Marketing)
- งานทรัพยากรบุคคล (Human Resource Management)
- งานบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM: Customer Relationship Management)
ทำความรู้จักกับประโยชน์ของระบบ ERP
เมื่อมีข้อมูลทุกอย่างของธุรกิจ/องค์กรอยู่ในระบบเดียว ก็จะช่วยให้สามารถมองเห็นภาพรวมข้อมูล เห็นความสัมพันธ์ของข้อมูล ซึ่งช่วยให้ธุรกิจใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
1. มองเห็นภาพรวมของธุรกิจได้ชัดเจนขึ้น
เพราะระบบ ERP จะเชื่อมต่อระบบการทำงานของฝ่ายต่างๆ เข้าไว้ด้วยกัน ช่วยให้ธุรกิจเห็นข้อมูลทั้งหมดเพื่อวิเคราะห์ความสัมพันธ์ของข้อมูล ช่วยในการตัดสินใจ และวิเคราะห์หาโอกาสของการทำธุรกิจเพิ่มขึ้น
2. แต่ละฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลได้
เพราะข้อมูลที่เชื่อมถึงกัน บางทีฝ่ายการตลาดอาจต้องการข้อมูลของฝ่ายผลิตหรือคลังสินค้า ก็สามารถเข้าถึงข้อมูลของฝ่ายอื่นได้ทันที
3. ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน
ต่อเนื่องจากข้อที่แล้ว แต่ละฝ่ายไม่จำเป็นต้องทำเรื่องติดต่อขอข้อมูลจากต่างแผนก รวมทั้ง ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน เช่น การก็อปปี้ข้อมูลจากอีกฐานข้อมูลเข้าสู่อีกฐานข้อมูล หรือการบันทึกข้อมูลด้วยคน (Manual) เป็นต้น
4. ช่วยเพิ่มประสิทธิผลการทำงาน (Productivity) และลดต้นทุน
เมื่อลดขึ้นตอนการทำงานลงได้ ก็เพิ่มประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิผลของการทำงานได้ ลดโอกาสผิดพลาด หรือ “Human Error” ง่ายต่อการตรวจสอบ ลดแรงงานในการทำงานซ้ำซ้อน
5. มีความปลอดภัย สำรองข้อมูลได้
ระบบ ERP สามารถสำรองข้อมูลได้ บันทึกการเปลี่ยนแปลงต่างๆ จัดเก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูง และลดโอกาสข้อมูลสูญหายจากการเก็บข้อมูลไว้หลายที่ หลาย Format
7 สัญญาณที่องค์กรควรใช้หรือเปลี่ยนระบบ ERP ที่ใช้อยู่?
ธุรกิจของคุณควรหาซอฟต์แวร์ ERP มาใช้หรือเปล่า หรือควรเลือกเปลี่ยนระบบ ERP ที่ใช้อยู่ ลองทบทวนผ่าน 7 สัญญาณหรือปัญหาเหล่านี้
1. ต้องทำงานซ้ำซ้อน ทั้งๆ ที่บางอย่างสามารถ Automate ได้
หลายงานของงานบริหารและจัดการข้อมูลต่างๆ ในทุกวันนี้ ไม่จะเป็นต้องใช้ทรัพยากรมนุษย์เป็นคนทำเท่าแต่ก่อนแล้ว
หากบริษัทของคุณยังคงต้องใช้ “คน” ในการก็อปปี้ข้อมูล คีย์ข้อมูลเข้าระบบอยู่ นี่คือสัญญาณที่คุณควรพิจารณาหาซอฟต์แวร์หรือ Robot ที่สามารถทำงานเหล่านี้แทนได้ ซึ่งระบบ Enterprise Resource Planning สามารถจัดการสิ่งเหล่านี้ได้ตั้งแต่..
- บันทึกข้อมูลและกิจกรรมต่างๆ ของแต่ละฝ่าย โดยเฉพาะงานการเงิน จัดซื้อจัดจ้าง งานคลัง ที่ต้องบันทึกข้อมูลจำนวนมหาศาล
- สร้าง Report และพิมพ์รายละเอียดข้อมูลที่ต้องการได้ทันที เพราะแต่ละฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้
- เชื่อมต่อ (Sync) ข้อมูลจากแต่ละระบบปฏิบัติการและจากแต่ละฝ่ายเข้าด้วยกันโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องคีย์ข้อมูล ก็อปปี้ข้อมูลไปมา หรือให้คนมาเชื่อมต่อข้อมูลเอง
2. จัดเก็บข้อมูลไว้หลายที่ กระจัดกระจาย ไม่เห็นภาพรวม
อีกปัญหาหนึ่งของการจัดการข้อมูล คือ การที่เรามีข้อมูลกระจัดกระจาย ไม่เป็นระบบระเบียบ ทำให้ไม่เห็นภาพรวมของธุรกิจ และเมื่อต้องการหาข้อมูลเพื่อวิเคราะห์ทำแผน หากยังต้องให้คนจัดทำ Report ใหม่ทุกครั้ง ต้องรื้อค้น Excel หรือ Spreadsheet และฐานข้อมูลจากหลายๆ แหล่ง
ทั้งนี้ ยังรวมไปถึงการที่ข้อมูลธุรกิจกระจายอยู่กับ “ระบบนอก” หรือ Third-Party ทำให้มีความเสี่ยงว่าข้อมูลอาจรั่วไหล และสุดท้ายธุรกิจ/องค์กรไม่ได้เป็นเจ้าของข้อมูลเองจริงๆ (การใช้ ERP จะเป็นการเช่าพื้นที่เก็บฐานข้อมูลที่เป็นของธุรกิจเอง)
สัญญาณข้อนี้ คือ “สัญญาณสีแดง” ที่ควรเร่งจัดการ ควรหาซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เห็นข้อมูล และทำความเข้าใจข้อมูลได้ง่ายๆ เพราะการที่ไม่เห็นข้อมูลในที่เดียวและทันที อาจทำให้การตัดสินใจล่าช้า
และหากระบบ ERP ที่คุณใช้อยู่ ยังติดปัญหาข้อมูลไม่เป็นระเบียบและยากต่อการดึงข้อมูลมาใช้งาน แนะนำว่า ควรมองหาซอฟต์แวร์ ERP System จากเจ้าอื่นเพิ่มเติม
3. ซอฟต์แวร์หรือระบบที่ใช้อยู่ ไม่สามารถตอบโจทย์ธุรกิจได้รอบด้าน
ซอฟต์แวร์หรือระบบจัดการต่างๆ ที่ใช้อยู่ล้าสมัย ขาดฟังก์ชันจำเป็น อย่างการรายงานผลแบบเรียลไทม์ หรือมีปัญหาที่ต้องแก้ไขระบบอยู่เสมอๆ แก้ Bugs แก้ Error รวมไปถึง ระบบปฏิบัติการช้า ไม่ไหลลื่น และระบบไม่ยืดหยุ่นสำหรับการปรับปรุงฟังก์ชัน (อ่านหัวข้อต่อไป) ประสบการณ์ใช้งานไม่ดี ใช้งานยาก
และอีกเหตุผล คือ ธุรกิจต้องการการจัดการแบบองค์รวมมากขึ้น เพราะซอฟต์แวร์ที่ใช้อยู่ยังไม่ครอบคลุมงานต่างๆ ที่ธุรกิจให้ความสำคัญ ยกตัวอย่างเช่น ธุรกิจใช้เพียงซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องกับการผลิตและงานคลังเท่านั้น แต่ยังไม่ครอบคลุมการทำการตลอดอย่างระบบ CRM หรือ Sales Pipeline Management เป็นต้น
หากคุณประสบปัญหาในข้อนี้ อย่าลังเลที่จะเปลี่ยนจากการใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทางมาใช้ระบบ ERP อย่างจริงจัง หรือระบบ ERP ประสบปัญหาฟีเจอร์/ฟังก์ชันล่าสมัย ก็ถึงเวลาพิจารณาซอฟต์แวร์จากเจ้าอื่น
4. ระบบไม่สามารถ Customize ได้ ไม่ใช่ระบบเปิด
ต่อเนื่องจากข้อที่แล้ว เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ก็มีแนวโน้มว่า ระบบ ERP หรือซอฟต์แวร์ช่วยจัดการงานอื่นๆ อาจไม่ซับพอร์ตการทำงาน โจทย์ หรือความต้องการในขณะนั้น
เมื่อแรกธุรกิจอาจจะต้องการข้อมูลและต้องจัดการงานคลังมากกว่า แต่ในอนาคตอาจต้องการระบบ CRM ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมทั้งมีฟีเจอร์ที่ต้องการสำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ และระบบ ERP แบบสำเร็จรูปไม่สามารถทำได้ หรือระบบที่ใช้ไม่สามารถสเกล (Scale Ability) การทำงานให้มีความสามารถรองรับโจทย์การทำงานที่มากขึ้น ซับซ้อนมากขึ้นได้
ระบบ ERP ที่ดี ควรที่จะปรับปรุงและ Customize ให้เหมาะสมกับธุรกิจและลักษณะงานของธุรกิจนั้นๆ ได้ ทั้งนี้ ระหว่างที่อัปเดตหรือปรับปรุงฟีเจอร์ ควรที่จะซิงค์ข้อมูล/อัปเดตข้อมูลมาโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องเสียเวลาช่วง Downtime ในการลงข้อมูลใหม่
นอกจากนี้ อาจมีเคสในการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับคู่ค้า ต้องซิงค์ข้อมูลข้ามระบบไปหา Partner หรือองค์กรอื่น การพิจารณาเลือกใช้ระบบ ERP เป็นระบบเปิด เพื่อให้สามารถเชื่อมต่อกับระบบภายนอกได้
5. ไม่เห็นข้อมูลในทันที (Real-time Infprmation) เห็นแต่รายงานย้อนหลัง
เพื่อการตัดสินใจที่รวดเร็วทันท่วงที ข้อมูลจากระบบที่จะนำมาใช้ จะดีที่สุดเมื่อเป็นข้อมูลที่สอดคล้องไปกับบริบทและทันสถานการณ์ เพื่อที่จะได้ตัดสินใจไปถูกจังหวะ ใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้สูงสุด
คุณสมบัติเรื่องการดูข้อมูลแบบเรียลไทม์เป็นอีกข้อที่ทำให้หลายบริษัทที่ใช้งานระบบ ERP เลือกเปลี่ยนไปใช้ระบบของเจ้าใหม่ หรือจากเดิมที่ไม่ได้ใช้ระบบ ERP ซึ่งเป็นระบบจัดการทรัพยากรและข้อมูลองค์กรในภาพรวม (รวมทุกข้อมูล) ตัดสินใจมาใช้ ERP ก็เพราะว่า ไม่สามารถเข้าถึง “ข้อมูลทั้งหมด” ได้ในคราวเดียวแบบเรียลไทม์ ทำได้เพียงดู “ข้อมูลย้อนหลัง” จากรายงานที่ต้องคอยดึงข้อมูลจากแต่ละส่วนที่ต้องการมา
และนอกจากการที่ไม่สามารถดูข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้แล้ว การดึงข้อมูลทีละส่วนๆ ยังต้องอาศัยการจัดทำ วิเคราะห์ จัดกลุ่ม เพื่อหาข้อมูลเชิงลึก (Insight) แทนที่จะสามารถวิเคราะห์ผ่านโปรแกรมได้ในทันทีและตัดสินใจได้เลย
6. ค่าบำรุงรักษาสูง ไม่คุ้มค่า
เรื่องค่าบำรุงรักษาและค่าบริหารระบบจะแบ่งออกเป็น 2 เรื่องด้วยกัน ได้แก่ กรณีที่ใช้หลายระบบปฏิบัติการ (ไม่ได้ใช้ระบบ ERP) และกรณีที่ใช้ระบบ ERP แต่ประสิทธิภาพไม่คุ้มค่า
กรณีแรก เมื่อลองเปรียบเทียบค่าซอฟต์แวร์ต่างๆ ที่ใช้รวมกันแล้ว หรือค่าใช้จ่ายในการดำเนินการจัดการต่างๆ (ที่ใช้คนทำ) มีต้นทุนใกล้เคียงหรือสูงกว่าการลงทุนใช้ซอฟต์แวร์ ERP ตัวเดียว ก็ควรพิจารณาใช้งานระบบ ERP ตัวเดียว เพื่อให้การทำงานและการเชื่อมต่อข้อมูลมีประสิทธิภาพ ไหลลื่นมากขึ้น
กรณีที่สอง คือ กรณีที่ใช้ระบบจัดการทรัพยากรฯ ERP อยู่แล้ว แต่ระบบบ่งสัญญาณข้อใดข้อหนึ่งในบทความนี้ เช่น ล้าสมัย อัปเดตหรือ Customize ไม่ได้ หรือเมื่อเทียบฟีเจอร์/ความสามารถกับระบบเจ้าอื่น ตลอดจนบริการซับพอร์ตต่ำกว่าผู้ให้บริการเจ้าอื่นในราคาใกล้เคียงกัน ก็เป็นสัญญาณที่ชี้ชัดว่า ควรเปลี่ยนผู้ให้บริการ
7. ผู้ให้บริการไม่ซับพอร์ตหรือขาดความน่าเชื่อถือ
เมื่อเป็นระบบที่มีความซับซ้อนและตัวธุรกิจเองไม่สามารถดูแลหรือแก้ไขปัญหาของระบบเองได้ 100% การให้ความช่วยเหลือของผู้ให้บริการจึงควรเป็นหน่ึงในเกณฑ์สำคัญที่จะต้องพิจารณา
หากระบบ ERP ที่คุณใช้อยู่ ผู้บริการไม่มีทีมที่พร้อมให้ความช่วยเหลือ ต้องรอเกินกว่า 1 วัน อาจส่งผลเสียร้ายแรงต่อธุรกิจได้ นอกจากนี้ หากติดต่อผู้ให้บริการเมื่อมีปัญหาแล้ว แต่ทีมซับพอร์ตไม่เต็มใจให้ความช่วยเหลือหรือผลักปัญหา ก็ควรพิจารณาใช้บริการของเจ้าอื่น
ทั้งนี้ ยังควรเลือกผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือ โปร่งใส และชี้แจงรายละเอียดการให้ความช่วยเหลือชัดเจน เช่น ให้ความช่วยเหลือฟรีตลอดอายุการใช้งานระบบ บริการ Onboarding สอนใช้งาน ไม่คิดค่าใช้จ่ายทีหลัง (โดยไม่แจ้งให้ทราบตั้งแต่ทีแรก) ทั้งนี้ การเลือกจากรีวิวหรือ Testimonial การใช้บริการของบริษัทอื่น ก็เป็นสิ่งที่น่าศึกษาเช่นกัน
เมื่อต้องการเปลี่ยนมาใช้ระบบ EPR หรือเปลี่ยนผู้ให้บริการ
ก่อนอื่นต้องเข้าใจว่า ไม่มีระบบ ERP ที่สมบูรณ์ตอบโจทย์ทุกฟังก์ชันที่ต้องการใช้งานตลอดไป จึงเป็นเรื่องที่ต้องคอยดูและทบทวนอยู่เรื่อยๆ ว่า ระบบที่เราใช้งานอยู่ยังตอบโจทย์งานในปัจจุบันหรือเปล่า ซึ่ง 7 สัญญาณที่สรุปมาข้างต้น เป็นเกณฑ์ที่คุณสามารถใช้ทบทวนได้
หากสรุปทั้ง 7 ข้ออีกที เมื่อจะพิจารณาเลือกใช้ ERP System หรือจะเป็นระบบอะไรก็ตาม เราควรที่จะรู้ว่าธุรกิจ/องค์กรของเรา “อยู่จุดไหน” และมี “เป้าหมาย” อะไร เพื่อที่จะเลือกสิ่งที่แก้ไขปัญหาที่ประสบและช่วยเติมเต็มความสามารถเพื่อไปถึงจุดหมายได้
และหากคุณเลือกผู้ให้บริการที่มีความเชื่อถือ มีทีมงานคอยซับพอร์ต และเป็นบริษัทที่พัฒนาซอฟต์แวร์อยู่เสมอ ก็เปรียบเสมือนคุณได้เพื่อนร่วมทางที่ดีที่จะคอยส่งเสริมให้ธุรกิจของคุณเติบโตสู่เป้าหมายที่ต้องการได้
