การบริหารจัดการองค์กรใครว่าไม่สำคัญ ที่จริงมันน่าจะอยู่ในหมวดสำคัญที่สุดสำหรับองค์กรทีเดียว เพราะไม่ว่าคุณจะมีตลาด แรงงาน ที่ดิน หรือทุน พร้อมสรรพแค่ไหน แต่หากขาดการบริหารจัดการองค์กรที่ถูกต้องย่อมไม่มีทางดำเนินงานได้ราบรื่น สุดท้ายก็จะต้องสะดุดหรือล้มลงในสักวัน
ดังนั้นเราจึงต้องทำความเข้าใจและนำไปใช้งานให้ถูกว่าการบริหารจัดการองค์กรที่ดีควรเป็นแบบไหน เราจะแนะนำเทคนิคและเทคโนโลยีที่จะทำให้การบริหารจัดการองค์กรสามารถดำเนินการไปได้อย่างราบรื่น
การบริหารจัดการองค์กรเริ่มต้นได้ 5 ขั้นตอน
1. ให้ความสำคัญกับเตรียมตัวและวางแผนล่วงหน้า
การวางแผนเป็นส่วนที่มีไว้กำหนดทิศทางว่าต่อจากนี้จะบริหารจัดการองค์กรไปในทางไหน หากให้เปรียบคงเป็นเหมือนพวงมาลัยหรือหางเสือที่คอยควบคุมเส้นทาง ทำให้ทุกคนในองค์กรรู้สึกว่าที่ตนทำมีเป้าหมาย ทำให้เห็นภาพสิ่งที่ตั้งใจ จนสามารถตั้งเป้าและทุ่มเทกับงานได้เต็มที่
ผู้บริหารควรมีการอธิบายในส่วนนี้คือการกำหนดกิจกรรมหรือสิ่งที่ต้องทำ สร้างแผนงานให้กลายเป็นแนวทางปฏิบัติ เพื่อนำไปสู่ขั้นตอนและวัตถุประสงค์ในงานแต่ละส่วน ซึ่งที่จริงก็มีอยู่หลายประเภทได้แก่
1.1 การวางแผนในเชิงกลยุทธ์
การวางกลยุทธ์ถือเป็นส่วนสำคัญสุดในการบริหารจัดการองค์กรเพราะเป็นการกำหนดภาพรวมของบริษัท ทั้งด้านบริหาร เป้าหมาย หรือกำหนดขอบเขตกรดำเนินงานต่อจากนี้
ดังนั้นการวางแผนส่วนนี้จึงนับว่าซับซ้อนเป็นพิเศษ นอกจากต้องอาศัยความเข้าใจในองค์กร ยังคำนึงถึงคู่แข่ง ตำแหน่งทางการตลาด โอกาสและอุปสรรคทางธุรกิจที่อาจจะเกิดขึ้น ทำให้โดยมากคนกำหนดแผนงานส่วนนี้จะเป็นระดับผู้บริหารมากกว่า
1.2 การวางแผนในเชิงยุทธวิธี
การวางยุทธวิธีสามารถเรียกได้อีกชื่อว่าการวางแผนไว้ใช้สำหรับการปฏิบัติเป็นหลัก เป็นการวางแผนเพื่อดึงประสิทธิภาพของทรัพยากรออกมาถึงขีดสุด แต่ไม่หลุดกับแผนการเชิงกลยุทธ์ที่กล่าวไป เป็นส่วนที่ถูกออกแบบได้ทั้งจากหัวหน้างานไปจนลูกน้องทีเดียว
หลายบริษัทมีการวางกลยุทธ์และยุทธ์วิธีซ้ำซ้อนกัน หรือมองแค่ด้านใดด้านหนึ่งจนเกินไป อาจทำให้เราเห็นแค่ภาพใหญ่จนละเลยการจัดการในระดับย่อย หรือสั่งการไม่ถูก จนทำให้เกิดความเสียหาย ซึ่งเป็นเรื่องน่าเสียดายเป็นอย่างมาก
2. วางระเบียบการจัดการในองค์กรให้รัดกุม
การจัดการในที่นี้ คือ การทำให้กลุ่มบุคคลในองค์กรเข้ามาทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรได้ ไม่ว่าจะเป็น
- การวางแผน
- การสร้างความเป็นระเบียบ
- การสรรหาบุคลากร
- การนำหรือสั่งการ
- การทำความเข้าใจกับคนในองค์กร
การจัดการให้ดีคือหนึ่งในตัวชี้วัดสำคัญเป็นการวัดกึ๋นในการบริหารจัดการองค์กร เพราะประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรส่วนใหญ่ จะเปลี่ยนไปในทิศทางไหนก็ขึ้นอยู่กับการจัดการ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาเกิดความเปลี่ยนแปลงมากมาย ทำให้การบริหารจัดการองค์กรที่ดียิ่งจำเป็น หากต้องการให้องค์กรแข็งแกร่งขึ้นกว่าที่เป็นอยู่
การจัดการทำได้ในหลายทางขึ้นอยู่กับรูปแบบขึ้นอยู่กับตัวองค์กรเอง ทัศนคติผู้บริหาร รวมถึงวัฒนธรรมภายใน สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นตัวแปรสำคัญที่จะหล่อหลอม สร้างระเบียบและโครงสร้างภายในบริษัทให้กลายเป็นรูปร่างให้พนักงานปฏิบัติตาม
3. เอาใจใส่พนักงานให้เป็นรากฐานสำคัญขององค์กร
การทำงานจะเป็นไปได้ด้วยดี ก็ต่อเมื่อพนักงานนำศักยภาพสูงสุดของตัวเองมาใช้งาน จึงจะทำให้การบริหารจัดการองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น ด้วยเหตุนั้นสิ่งที่จะขาดไม่ได้คือแรงจูงใจในการทำงานและความร่วมมือภายในองค์กร
การที่พนักงานจะมีแรงจูงใจได้ก็ต่อเมื่อพนักงานรักบริษัทและงานที่ทำอยู่ รักในองค์กรที่สังกัด รวมถึงสะดวกใจที่จะทำงานร่วมกับคนในองค์กร ซึ่งส่วนนี้สร้างได้จากการสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีส่งเสริมต่อการทำงาน วัฒนธรรมภายในองค์กรที่เหมาะสมทำให้พนักงานไม่เคร่งเครียดจนเกินไป มีกิจกรรมภายในองค์กร รวมถึงเปิดโอกาสให้พนักงานได้เรียนรู้และพัฒนาทักษะของตัวเอง
เมื่อสามารถสร้างแรงจูงใจได้สำเร็จ ที่ต้องให้ความสำคัญไม่แพ้กันคือการร่วมมือภายในองค์กร เพราะช่วยให้การทำงานและขับเคลื่อนนโยบาย บริหารจัดการภายในองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น ดังนั้นบริษัทจึงควรเอาใจใส่ในส่วนนี้เป็นพิเศษ
การสร้างความสัมพันธ์อันดีเพื่อให้การบริหารจัดการองค์กรราบรื่นทำได้หลายทาง อย่างการสร้างสภาพ
แวดล้อมและวัฒนธรรมองค์กรให้ดีแบบที่กล่าวไป แต่ปัจจัยสำคัญสุดน่าจะเป็นการสื่อสารกันให้เข้าใจ ชัดเจน และแม่นยำ รวมถึงเคารพให้เกียรติ์ซึ่งกันและกัน ยอมรับความเห็นต่าง รับฟังความเห็นของแต่ละฝ่าย ก็ทำให้องค์กรน่าอยู่ได้ไม่ยาก
4. ใช้ข้อมูลให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ข้อมูลคือสิ่งที่เกิดขึ้นจริงรอบตัวและมีความสำคัญยิ่ง ตั้งแต่อดีตเราก็นำข้อมูลที่ได้รับมาจัดการ ปรับใช้ และแก้ไข ทำให้เรารู้ความเป็นไปในปัจจุบันรวมถึงคาดการณ์สิ่งที่จะเกิดในอนาคต ช่วยในการบริหารจัดการองค์กรได้เป็นอย่างดี
ซึ่งข้อมูลเหล่านั้นอาจมีได้ตั้งแต่ข้อมูลในภาพรวม อย่างปริมาณพนักงานปัจจุบัน ความพึงพอใจในลูกค้าแต่ละราย ไปจนถึงข้อมูลยิบย่อย เช่นการทำงานภายในแผนกนั้นๆ ส่งผลอะไรกับบริษัทบ้าง ยิ่งฝ่ายบริหารรับรู้ข้อมูลเหล่านี้ได้ดีและไวมากเท่าไหร่ ก็จะยิ่งทำให้เราเห็นภาพการบริหารจัดการปัจจุบัน ทำให้มีการแก้ไขได้ไวขึ้นเท่านั้น
ส่วนที่ต้องระวังที่สุดสำหรับข้อมูลก่อนนำไปใช้บริหารจัดการองค์กรคือความถูกต้อง บางครั้งต้องตรวจสอบข้อมูลที่ได้รับมาว่าตรงกับความเป็นจริงหรือไม่ ใครเป็นผู้เก็บรวบรวมข้อมูล มีความน่าเชื่อถือเพียงใด หรือถ้าเป็นข้อมูลจากภายนอกยิ่งต้องมีเรื่องให้ตรวจสอบมากขึ้น ดังนั้นจึงควรกลั่นกรองข้อมูลให้ดี แน่ใจว่าตรงกับความเป็นจริงจึงจะนำไปใช้งาน
5. ปรับตัวตามยุคสมัยด้วยการใช้เทคโนโลยีเข้าร่วม
การปรับตัวให้ทันตามยุคสมัยกลายเป็นสิ่งจำเป็นหากต้องการอยู่รอดในสังคมธุรกิจ ความเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วทำให้เราต้องเรียนรู้จะอยู่กับปัจจุบันเพื่อให้การบริหารจัดการองค์กรมีประสิทธิภาพ บริษัทจึงควรมีการจัดการด้านข้อมูลที่ดี ทั้งความเร็ว ความปลอดภัย ครอบคลุมทั้งองค์กร เพื่อที่คุณจะได้รู้ว่าองค์กรในตอนนี้มีอะไรที่จะต้องปรับปรุงบ้าง
Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นอีกหนึ่งส่วนประกอบที่มีบทบาทในปัจจุบัน โดยเฉพาะในบริษัทใหญ่ๆ ที่มีปริมาณข้อมูลต่อวันสูงมาก ERP จะคอยเชื่อมโยงระบบย่อยๆ ที่เกี่ยวกับการจัดการบริษัทในแง่มุมต่างๆ เข้าด้วยกันเก็บและรวบรวมข้อมูลการทำงานของแต่ละภาคส่วน แสดงให้เห็นจุดบกพร่องของแต่ละกระบวนการทำงาน ซึ่งทั้งหมดล้วนมีส่วนช่วยให้การบริหารจัดการองค์กรเป็นไปโดยสะดวกและแม่นยำกว่าเก่า
นอกจาก ERP จะช่วยในการจัดการและเรียบเรียงข้อมูลให้ทันสมัยอยู่ตลอดแล้ว ยังมีส่วนช่วยในด้านอื่นอย่างการนำข้อมูลที่ได้มาช่วยในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ดีขึ้น บริหารจัดการภายในองค์กรได้ง่ายขึ้น หรือหากคุณเป็นโรงงานอุตสาหกรรม ระบบ ERP จะช่วยตอบโจทย์เพราะเป็นระบบที่เหมาะกับโรงงาน ทำให้การดำเนินงานเป็นไปโดยสะดวก ช่วยจัดการและควบคุมการทำงานให้เป็นระเบียบ เพิ่มความสะดวกในการเก็บรวบรวมและเข้าถึงข้อมูล ทำให้การประสานงานแต่ละภาคส่วนเป็นไปอย่างราบรื่น
สรุป
ไม่ว่าเทคโนโลยีจะก้าวไปไกลเพียงใด แต่ผู้ที่จะเลือกและประยุกต์ใช้มันได้ดีที่สุดก็เห็นจะไม่พ้นมนุษย์เดินดิน ดังนั้นสิ่งที่ผู้บริหารควรมองให้ออกคือ “สิ่งใดที่ขาด สิ่งใดที่เกิน และเราจะจัดการมันอย่างไร” ซึ่งสิ่งเหล่านั้นอาจใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ ในการช่วยตัดสินใจ ทำให้เรามองเห็นภาพกว้างของการบริหารได้ง่ายขึ้น
เพราะอย่าลืมว่าในการบริหารจัดการองค์กร เราต้องมองทั้งหมด ไม่ว่าจะภายในและภายนอก เล็กน้อยหรือว่าใหญ่โต ก่อนจัดการทรัพยากรของบริษัทที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
หากคุณสนใจระบบ ERP ปรึกษาเราได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย เราจะช่วยแนะนำและปรับแต่งระบบให้เข้ากับการทำงานขององค์กรให้สามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
