ระบบจัดการคลังสินค้า (WMS) ทำประกอบไปด้วยอะไรบ้าง? [สรุปแบบครบ]

ระบบจัดการคลังสินค้า หรือ Warehouse Management System คือ ซอฟต์แวร์หรือระบบที่ช่วยควบคุมและจัดการคลัง (Warehouse) ทั้งหมดทุกกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งต่างจาก “ระบบจัดการสินค้าคงคลัง” (Inventory Management) ที่จะจัดการเฉพาะเรื่องสต็อกสินค้าเท่านั้น

ในบทความนี้มาทำความรู้จักกับระบบการจัดการคลังสินค้า ที่เรียกย่อๆ ว่า “WMS” ซึ่งประกอบด้วยระบบต่างๆ ที่ทำงานร่วมกันเป็นฟันเฟืองในการจัดการคลังตั้งแต่การรับสินค้าเข้า การขนส่ง ไปจนกระทั่งการเคลื่อนย้ายคลัง รวมถึงระบบต่างๆ ที่ร่วมกันทำงานอยู่ในระบบจัดการคลังสินค้าจะมีอะไรบ้าง 

ระบบจัดการคลังสินค้าประกอบไปด้วยอะไรบ้าง? 

องค์ประกอบหรือระบบต่างๆ ในระบบจัดการคลังสินค้าประกอบไปด้วย 7 ระบบสำคัญด้วยกัน ได้แก่

1. ระบบสินค้าเข้า (Stock Entry)
2. ระบบจัดการและเอกสารต่างๆ (Documenting)
3. ระบบบริหารสินค้า (Inventory Management)
4. ระบบจัดการการขนส่ง (Transportation Management System)
5. ระบบโอนย้ายสินค้า (Inventory Transfers)
6. ระบบตั้งหน่วยนับสินค้า (Unit of measurement)
7. รายงานสรุปภาพรวมสินค้า (Report)

1. ระบบสินค้าเข้า (Stock Entry)

ระบบสินค้าเข้า หรือ Stock Entry เป็นระบบจัดการการนำสินค้าเข้ามาในคลัง ช่วยบันทึกธุรกรรมหรือการเคลื่อนไหวของสินค้า คอยบอกจำนวน/ปริมาณของสิ่งของ ที่อยู่ (คลังสินค้า) มูลค่า รหัสสิ่งของ (Serial Number) 

ประโยชน์ของระบบคลังสินค้าเข้านั้น จะช่วยให้เรารู้ว่า ของออกจากคลังต้นทาง (Source Warehouse) เท่าไหร่ ช่วยให้รู้ว่าจะต้องมีของเข้ามากักเก็บไว้ในคลังปลายทาง (Target Warehouse) เท่าไหร่ หรือมีอะไรเคลื่อนย้ายจากคลังหนึ่งไปอีกคลังหนึ่งอย่างไร เห็นการเคลื่อนไหวของการใช้วัสดุหรือวัตถุดิบจากคลังต่างๆ เป็นต้น

2. ระบบจัดการและเอกสารต่างๆ (Documenting)

ระบบจัดการเอกสารต่างๆ เป็นอีกองค์ประกอบสำคัญที่จะคอยสรุปข้อมูลการทำธุรกรรมต่างๆ (Transaction) ภายในคลังสินค้า ซึ่งในระบบนี้ จะประกอบไปด้วย

2.1 ใบส่งของ (Delivery Note)

ใบส่งของ หรือ Delivery Note คือ เอกสารที่จะออกเมื่อส่งสินค้า/บริการ ให้กับลูกค้าเพื่อเป็นหลักฐานระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ว่าผู้รับได้รับของหรือสินค้าและสิ่งที่ได้รับถูกต้องตามที่ตกลง ทั้งรายการส่งของ จำนวน ราคา เป็นต้น

โดยใบส่งของจะประกอบไปด้วยรายละเอียดสำคัญ 2 ส่วน ได้แก่

• รายละเอียดสินค้า/บริการ เช่น ข้อมูลผู้รับ, ข้อมูลผู้จัดส่ง, รายการสินค้าและบริหาร, จำนวนสินค้า, ราคาสินค้า, วันที่และรายละเอียดการจัดส่ง รวมทั้งเงื่อนไขต่างๆ ที่กำหนดไว้

• หลักฐานการรับสินค้า ซึ่งจะประกอบไปด้วย ลายเซ็นของผู้รับสินค้า วันที่ในการรับสินค้า โดยข้อมูลส่วนนี้จะใช้เป็นหลักฐานในการยืนยันการได้รับสินค้าที่ถูกต้อง 

2.2 ใบเสร็จการสั่งซื้อ (Purchase Receipt)

ใบเสร็จการสั่งซื้อ คือ เอกสารที่ออกให้กับผู้ซื้อหรือลูกค้า ซึ่งเป็นเอกสารที่ยืนยันว่าได้มีการชำระค่าใช้จ่ายเรียบร้อยแล้ว 

2.3 ใบเบิกพัสดุหรือวัตถุดิบ (Material Request)

ใบเพิกพัสดุ มีความหมายตามชื่อ คือ เป็นเอกสารที่ใช้สำหรับการขอเบิกพัสดุ วัสดุ หรือสิ่งของออกจากคลัง โดยรายละเอียดหลักๆ จะต้องระบุผู้ที่ทำการขอเบิกพัสดุ วันที่ทำการขอเบิก รายละเอียดสิ่งของ คลังที่จัดเก็บ รวมไปถึงชื่อผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้ขอเบิก ผู้ตรวจสอบ ผู้อนุมัติ เป็นต้น

2.4 รายการสิ่งของตามใบสั่ง/ใบเบิก (Pick List) 

รายการสิ่งของตามใบสั่ง/ใบเบิก (Pick List) คือ เอกสารที่รวบรวมรายการสิ่งที่ถูกขอสั่งซื้อหรือขอเบิกจากคลังมา หรืออาจเรียกง่ายๆ ว่า “ออร์เดอร์ (Order)” ซึ่งจะระบุรายละเอียดการหยิบสิ่งของว่า หยิบมาอย่างไร (เป็นชิ้น เป็นลัง เป็นพาเลท) ปริมาณเท่าไหร่ จากคลังหรือโซนไหน เป็นต้น

3. ระบบบริหารสินค้า (Inventory Management)

ระบบบริหารสินค้าหรือระบบบริหารสินค้าคงคลัง คือ ระบบสำหรับจัดการ ดูแล และวางแผนในการจัดการกับสินค้า และธุรกิจจะเห็นการเคลื่อนไหวของสินค้าต่างๆ ว่ามีอะไรที่ถูกจำหน่ายออก หรือนำเข้ามา ให้รู้ว่าคลังมีสินค้าอะไร เท่าไหร่ และจัดเก็บอย่างไร อยู่บริเวณไหน

ระบบบริหารสินค้าที่ดีจะช่วยให้ธุรกิจรู้ว่าสินค้าตัวใดเป็นที่ต้องการ สินค้าไหนกำลังขาดมือและต้องจัดซื้อ/ผลิตเพิ่ม ช่วยให้รู้ว่าลูกค้าหรือตลาดกำลังต้องการสิ่งใด 

ทั้งนี้ ระบบบริหารที่ครบฟังก์ชันจะสามารถดูแลจัดการการเคลื่อนไหวของสินค้าได้ใน 2 ลักษณะ ได้แก่

• ระบบบริหารสินค้าแบบเดี่ยว (Single Product) เป็นระบบบริหารสินค้าแบบชิ้นต่อชิ้น หมายความว่า เมื่อมี 1 ออร์เดอร์เข้ามา จะมีสินค้าออกจากคลังหรือสต็อก 1 รายการ

• ระบบบริหารสินค้าแบบกลุ่ม (Bundle Product) หมายถึง ระบบบริหารสินค้าที่เข้าใจและจัดการออร์เดอร์ที่มีความซับซ้อนได้ เช่น เมื่อมี 1 ออร์เดอร์เข้ามา อาจจะมีสินค้าที่ออกจากคลังไปมากกว่า 1 รายการ ซึ่งอาจไม่ได้เป็นสินค้าประเภทเดียวกัน 

4. ระบบจัดการการขนส่ง (Transportation Management System)

ระบบบริหารจัดการการขนส่ง หรือ Transportation Management System (TMS) คือ ระบบที่ช่วยบริหารงานขนส่งต่างๆ งานโลจิสติกส์ (Logistics) โดยหน้าที่ของระบบจัดการการขนส่ง คือ ช่วยให้ธุรกิจสามารถวางแผน และบริหารงานขนส่งเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด รวมถึงรักษาคุณภาพของสิ่งของ ตลอดจนลดต้นทุนการขนส่งลง

ระบบจัดการการขนส่งจะครอบคลุมกระบวนการขนส่งตั้งแต่ต้นน้ำยันปลายน้ำ ได้แก่

• การรับคำสั่งการขนส่งและการตรวจสอบสถานะการขนส่ง 
• การยืนยันการรับงาน 
• การจัดการเส้นทางและเที่ยวรถ 
• การติดตามสถานะการขนส่ง เช่น ยานพาหนะ อุปกรณ์ พนักงาน
• ระบบยืนยันการรับของ
• การเก็บชำระเงินและบันทึกรายรับรายจ่าย 
• การวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวกับการขนส่ง ฯลฯ

ประโยชน์ของระบบจัดการการขนส่งที่ดี 

• ช่วยจัดสรรตารางการวิ่งรถหรือการขนส่งให้มีประสิทธิภาพและคุ้มค่า 
• ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือ เพิ่มความพึ่งพอใจให้กับลูกค้า จากระบบการติดตามสถานะการขนส่ง
• บันทึกทุกกิจกรรมและข้อมูลต่างๆ สำหรับตรวจสอบหรือวิเคราะห์วางแผน เช่น เส้นทางเดินรถ ค่าใช้จ่าย การยืนยันรับสินค้า ระยะเวลาที่ใช้ขนส่ง เป็นต้น
• ช่วยลดเอกสารและงานซ้ำซ้อนในการบันทึกกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงานขนส่ง
• ใช้สำหรับสรุปค่าใช้จ่ายในการขนส่ง เพื่อวิเคราะห์และวางแผนต่อไป

5. ระบบโอนย้ายสินค้า (Inventory Transfers)

ระบบโอนย้ายสินค้า หรือ Inventory Transfers คือ ระบบที่เข้ามาจัดการเรื่องการย้ายสินค้าไม่ว่าจะจากคลังหนึ่งไปอีกคลังสินค้าหนึ่งหรือระหว่างโรงงาน เพราะในธุรกิจหนึ่งอาจมีคลังสินค้ามากกว่าหนึ่งคลัง โดยกระบวนการย้ายสินค้าส่วนใหญ่แล้วจะมีกระบวนการทั้งสิ้น 4 กระบวนการด้วยกัน

5.1 สร้างรายการโอนย้ายสินค้า (Inventory List)

เป็นการจัดทำรายการและจำนวนสินค้าที่จะย้าย โดยสินค้าที่จะโอนย้ายต้องอยู่ในคลังสินค้าคงคลังต้นทางก่อนอยู่แล้ว ถึงจะสามารถโอนย้ายได้

5.2 ดำเนินการโอนย้ายสินค้า

เป็นการดำเนินงานย้ายสินค้าออกจากคลัง ซึ่งในขั้นตอนนี้รายการสินค้าที่โอนย้ายจะถูกลบออกจากคลังสินค้าเดิม โดยจะมีการบันทึกใบแจ้งสินค้าออก (Goods-out note) 

5.3 จัดส่งใบแจ้งสินค้าออก (Goods-out note)

เป็นการออกใบแจ้งสินค้าออกเมื่อสินค้าเริ่มดำเนินการโอนย้ายแล้ว เมื่อใบแจ้งสินค้าออกส่งให้ดำเนินการแล้ว สินค้าที่โอนย้ายมาจะอยู่ในสถานะ “อยู่ระหว่างการขนส่ง” และจะไม่มีสินค้าอยู่ในคลังสินค้าเดิม

5.4 รับสินค้าที่คลังสินค้าปลายทาง

เมื่อสินค้าถูกโอนย้ายมาที่คลังสินค้าปลายทางแล้ว ข้อมูลสินค้าเหล่านี้จะถูกนำเข้าเป็นสินค้าคงคลังของคลังสินค้าใหม่ 

6. ระบบตั้งหน่วยนับสินค้า (Unit of Measurement)

หน่วยนับสินค้า (Unit of measurement) คือ การนับหน่วยของสินค้าหนึ่งๆ เช่น แก้วนับเป็น “ใบ” โต๊ะนับเป็น “ตัว” หรือสินค้าบางรายการนับเป็น “ชิ้น” เป็นต้น ซึ่งในระบบงานจัดการคลังสินค้านั้น ประเด็นสำคัญไม่ได้อยู่ที่ว่า เราจะเรียกลักษณะนามของสิ่งของว่าอะไร แต่อยู่ที่ว่า “หน่วยนับสินค้า” นับอย่างไร เมื่อมีสินค้าเข้า-ออกจากคลัง

หน่วยการนับสินค้าจะแบ่งออกได้เป็น 2 ลักษณะการนับ ได้แก่ 

• การนับสินค้าที่มีหน่วยนับชิ้นเดียว (Single Unit) หมายความว่า ของ 1 อย่าง มี 1 อย่าง เช่น ขวดน้ำ 1 ขวด
• การนับสินค้าที่มีหน่วยนับหลายชิ้น (Multiple Unit) หมายความว่า ของ 1 อย่าง อาจมีได้หลายชิ้น เช่น ขวดน้ำ 1 โหล เท่ากับ ขวดน้ำ 12 ขวด 

ความซับซ้อนของการนับหน่วยสินค้าจะอยู่ที่แบบที่สอง คือ หนึ่งหน่วยมีหลายชิ้น ระบบตั้งหน่วยนับสินค้าจะเข้ามาช่วยกำหนดจำนวนที่แท้จริงของหน่วยนับต่างๆ 

ยกตัวอย่างเช่น 

สินค้า A จำนวนหนึ่งโหล เท่ากับ สินค้า A 12 หน่วย

สินค้า B จำนวนหนึ่งกล่อง เท่ากับ สินค้า B 10 หน่วย 

สินค้า C จำนวนหนึ่งแพ็ค เท่ากับ สินค้า C 6 หน่วย

นอกจากนี้ ความซับซ้อนอีกหนึ่งอย่างของการตั้งหน่วยนับสินค้า ก็คือ การตั้งอัตราส่วน เช่น สินค้า 1 แพ็ค มี 6 หน่วย และสินค้า 1 โหล มี 12 หน่วย ดังนั้น สินค้า 2 แพ็ค จะต้องเท่ากับสินค้า 1 โหล หรือ 12 หน่วย เป็นต้น

หากระบบจัดการคลังสินค้า (WMS) ขาดการจัดการหน่วยนับที่ดีจะทำให้สินค้าคงคลังมีปัญหา ไม่สามารถหยิบสินค้าส่งออก หรือนำเข้าสินค้าเข้าคลังได้เป็นจำนวนที่ถูกต้อง

7. ระบบช่วยสรุปภาพรวมในระบบจัดการคลังสินค้า (Report)

นอกจากระบบต่างๆ ที่ช่วยดำเนินกิจกรรมภายในระบบจัดการคลังสินค้าแล้ว อีกส่วนสำคัญก็คือ ระบบรายงานผล ที่ช่วยให้ธุรกิจเห็นภาพรวมและสามารถบริหารระบบจัดการคลังสินค้าได้

โดยระบบรายงานผลจะช่วยสรุปภาพรวมออกเป็นรายงาน ดังนี้

7.1 Stock Ledger 

รายการบันทึกธุรกรรมทั้งหมด ซึ่งดึงข้อมูลมาจากระบบอื่นๆ ในระบบจัดการคลังสินค้า (WMS) โดยจะแสดงรายละเอียด 

เช่น วันที่ที่เกิดธุรกรรม จำนวนสินค้าที่เข้าหรือออก จำนวนสินค้าคงเหลือ ฯลฯ เพื่อใช้อ้างอิงและเป็นฐานข้อมูลของระบบจัดการคลังสินค้า โดยเราสามารถเลือกกรองข้อมูล เช่น ระยะเวลา หรือเลือกดูคลังสินค้าที่เจาะจง ที่ต้องการดูได้

7.2 Stock Balance

รายงานที่แสดงข้อมูลว่ามีสินค้าคงเหลือ ซึ่งประกอบด้วย 2 รายละเอียดหลัก ได้แก่

• Balance Quantity จำนวนคงเหลือในคลัง
• Balance Value มูลค่าของสินค้าคงเหลือ

7.3 Stock Summary

รายงานสรุปสถานะของสินค้าว่ามีสินค้า/สิ่งของอะไรเข้า-ออกคลัง จำนวนคงเหลือ ยอดการเบิกใช้งาน ฯลฯ ซึ่งข้อมูลจะถูกอัปเดตเสมอเมื่อเกิดกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งขึ้นกับสินค้า

ด้วย “รายงานสรุปสต็อก” จะช่วยให้ธุรกิจหรือคนที่ดูแลคลังสินค้ารู้ว่า สินค้าใดขายดีหรือมีการเคลื่อนไหวอย่างไรในแต่ละวันหรือแต่ละช่วงเวลา เข้าใจงานขายและความต้องการของลูกค้า (Demand) รู้ว่าสินค้าอะไรกำลังสร้างกำไรให้ธุรกิจ

ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ จะเป็นข้อมูลสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจวางแผนและตัดสินใจต่อไป

สรุป 7 องค์ประกอบของระบบจัดการคลังสินค้า 

องค์ประกอบของระบบจัดการคลังสินค้า หรือ Warehouse Management System มีดังนี้

1. ระบบสินค้าเข้า (Stock Entry) ช่วยติดตามสินค้าเข้าคลัง
2. ระบบจัดการและเอกสารต่างๆ (Documenting) ช่วยทำเอกสารและใบเบิกต่างๆ
3. ระบบบริหารสินค้า (Inventory Management) ช่วยจัดการสินค้าในคลัง
4. ระบบจัดการการขนส่ง (Transportation Management System) ช่วยควบคุมการขนส่งสินค้า
5. ระบบโอนย้ายสินค้า (Inventory Transfers) ดูแลการโอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง
6. ระบบตั้งหน่วยนับสินค้า (Unit of measurement) ช่วยตั้งระบบในการกำหนดจำนวนและอัตราส่วนของหน่วยนับสินค้า
7. รายงานสรุปภาพรวมสินค้า (Report)

ระบบงานทั้ง 7 ส่วนนี้เป็นฟันเฟืองจัดการงานที่ระบบจัดการคลังสินค้าควรมี เพื่อที่จะช่วยให้ธุรกิจสามารถบริหารจัดการคลังสินค้าได้ครบถ้วน รอบด้าน ช่วยทุนแรงการทำงานที่ซ้ำซ้อนจำเจ และช่วยให้ธุรกิจมีข้อมูลในการดำเนินธุรกิจให้ก้าวหน้าต่อไป

หากคุณกำลังมองหาระบบจัดการคลังสินค้าที่พร้อมปรับแต่งให้เข้ากับธุรกิจของคุณแบบเป๊ะๆ อย่าลืมปรึกษาเรา ทีมงาน 1stCraft พร้อมดูแลระบบและให้คำปรึกษาฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายนะครับ